Tak będzie wtedy, gdy rolnik nie chce podpisać oświadczenia, że jest zwolniony z VAT, nie chce podać swoich danych i nie ma rachunku bankowego.
Jak wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jednym z dokumentów będących podstawą zapisów księgowych jest faktura VAT RR. Dokumentuje ona zakup produktów rolnych od tzw. rolnika ryczałtowego. Co ciekawe, wystawia ją kupujący (czynny podatnik VAT). Z faktury powinno wynikać, że dostawca produktów rolnych jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z VAT.
Niektóre wydatki mogą być potwierdzone dokumentami sporządzonymi przez samego podatnika, tzw. dowodami wewnętrznymi. Muszą one zawierać datę, podpisy osób, które poniosły wydatki, nazwę towaru, jego ilość, cenę jednostkową oraz wartość.
Jakie wydatki możemy dokumentować w ten sposób? Między innymi zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym.
Czy dowód wewnętrzny może zastąpić fakturę VAT RR? Twierdząco nato pytanie odpowiedział Urząd Skarbowy w Tomaszowie Lubelskim w interpretacji z 11 maja br. (PD/4158/2007). Zasadami dokumentowania wydatków interesował się przedsiębiorca prowadzący działalność sklasyfikowaną jako "sprzedaż hurtowa zboża, nasion i pasz dla zwierząt". Kupuje towary od rolników, ale nie zawsze możliwe jest wystawienie faktury VAT RR. W takich przypadkach podstawą zapisów w księdze może być dowód wewnętrzny. Podobnie będzie w firmach prowadzących księgi rachunkowe. Zapytał o to swój urząd jeden ze wspólników spółki cywilnej handlującej owocami. Sprzedawcy nie zawsze chcą podawać swoje dane, nie podpisują oświadczenia o zwolnieniu z VAT, nie mają też rachunku bankowego. Czy można w takich przypadkach dokumentować koszty dowodem wewnętrznym? Tak - odpowiedział Pierwszy Urząd Skarbowy w Radomiu w interpretacji z 19 czerwca br. (1424/2140/4111/415/ 12/2007/MJ). Urząd zgodził się, że w takiej sytuacji nie można wystawić faktury VAT RR. Możliwe jest więc udokumentowanie transakcji sporządzonym przez nabywcę dowodem zastępczym. Urząd powołał się na art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym "w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji".
Takie same wnioski można wyciągnąć z interpretacji Urzędu Skarbowego w Proszowicach z 20 marca br. (PD-1/415-4/07). Inne zdanie ma natomiast Urząd Skarbowy w Piotrkowie Trybunalskim. W interpretacji z 16 marca br. (US I/1415/2/2007) dotyczącej dokumentowania zakupu koni czytamy: "udokumentowanie operacji gospodarczej księgowym dowodem zastępczym następuje w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. W przedmiotowym stanie faktycznym nie mamy do czynienia z transakcjami, które winny być udokumentowane zewnętrznymi obcymi dowodami źródłowymi, gdyż dokonuje się je z rolnikami ryczałtowymi, z którymi operacje gospodarcze potwierdza się fakturami VAT RR, czyli dowodami zewnętrznymi własnymi".
