Własna firma to często mała, domowa działalność. Daje możliwość skonsumowania tzw. codziennych wydatków, ponoszonych niezależnie od tego, czy ją prowadzimy, czy nie. Możemy bowiem zmniejszyć przychody o koszty ich uzyskania. Dzięki temu mamy mniejszy dochód i zapłacimy niższy podatek.

Koszty możemy odliczać, jeśli jesteśmy opodatkowani według skali lub stawką liniową. Nie ma tej możliwości przy ryczałcie i karcie podatkowej.

Do kosztów firmy można zaliczyć wiele typowych i nietypowych inwestycji. Podstawowy warunek jest taki: wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością i nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 u pdof (tam znajduje się tzw. negatywny katalog kosztów). Musimy też kierować się o rozsądkiem i umiarem, szczególnie jeśli wydatki służbowe pokrywają się z osobistymi. Wyobraźnia podatników jest tu bardzo bogata, urzędy skarbowe skrupulatnie jednak weryfikują ich poczynania. Kwestionują też racjonalność działań przedsiębiorców. Sądy jednak podkreślają często, że to sam właściciel firmy ocenia, co jest dla niej korzystne, a urzędnicy nie mogą ingerować w swobodę podejmowania decyzji gospodarczych. Poza tym nie każdy wydatek da się powiązać z konkretnym przychodem, a wiele z nich to tzw. koszty funkcjonowania firmy, pośrednio związane z przychodami. Tak też wynika z przepisów, które mówią, że kosztem mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych albo rozliczać koszty w momencie poniesienia. Większość z nich stosuje tę drugą metodę.

Kiedy koszt jest poniesiony? Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 lutego br. (odpowiedź napytanie DF), u przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. W wyjaśnieniach czytamy: "Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera".

Przykład

Pan Kowalski otrzymał fakturę VAT za telefon. Operator sieci komórkowej wystawił ją 10 października 2007 r. i wykazał w niej rozmowy telefoniczne za wrzesień (120 zł) oraz abonament za październik (20 zł). Pan Kowalski wydatek zaksięguje w październiku (w momencie poniesienia).

Przepisy przewidują jednak wyjątki od tej zasady. Z rozporządzenia MF wynika, że towary handlowe (oraz materiały podstawowe) wpisujemy do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Wyjątki od tej reguły określono z kolei w §30 rozporządzenia.

Natomiast wynagrodzenia, składki ZUS, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych księgujemy w momencie zapłaty. Więcej na temat momentu ujmowania kosztów w księdze pisaliśmy w DF z 29 marca i 10 maja br.

Firma w mieszkaniu to spore możliwości skonsumowania tzw. codziennych wydatków. Czy kosztem może być czynsz, opłaty za prąd i wodę? Tak, jeżeli są związane z działalnością. Nie odliczymy więc całego czynszu, ale tylko część przypadającą na powierzchnię firmy. Trudno ją jednak obliczyć, gdy w jednym pokoju znajduje się służbowy komputer i małżeńskie łoże. W takiej sytuacji musimy wiarygodnie określić obszar firmowego terytorium. Jak podkreślił NSA w wyroku z 28 kwietnia 2000 r. (I SA/Po 488/99): "Organy podatkowe dla określenia kosztów uzyskania przychodów z tytułu opłat czynszu najmu mieszkania i opłat za energię elektryczną musiały określić wielkość powierzchni zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej z zakresu ubezpieczeń. Ponieważ w mieszkaniu skarżącego nie zostało wyodrębnione oddzielnie pomieszczenie na wykonywanie tej działalności i była ona wykonywana w obu pokojach zajmowanych jednocześnie na potrzeby mieszkaniowe rodziny skarżącego, przyjęto, że działalność ta jest wykonywana na powierzchni równej metrażowi mniejszego pokoju. Metoda ta, zważywszy na rozmiary działalności agenta ubezpieczeniowego, nie budzi zastrzeżeń".

Przykład

Pan Kowalski ma zarejestrowaną firmę w domu i wykorzystuje na jej potrzeby jeden pokój. Jego powierzchnia wynosi 14 mkw., natomiast całego mieszkania 70 mkw. Za wrzesień pan Kowalski zapłacił 400 zł czynszu. Do kosztów podatkowych zaliczy 80 zł. Wynika to z wyliczenia: (14 mkw. : 70 mkw.) x 100 = 20 proc. 400 zł x 20 proc. = 80 zł

Oprócz wydatków bieżących związanych z częścią użytkową mieszkania możemy również naliczać koszty amortyzacji. Oczywiście nie od całego mieszkania, ale tylko od części przeznaczonej na działalność.

Przykład

Pan Kowalski przeznaczył na działalność część mieszkania. Powierzchnia całego lokalu wynosi 80 mkw., natomiast siedziby firmy 28 mkw. Tak więc udział powierzchni firmowej w całym lokalu wynosi 35 proc. (28 mkw. x 100 : 80 mkw.). Wartość początkowa całego mieszkania to 190 000 zł, ale pan Kowalski może zamortyzować 66 500 zł (190 000 zł x 35 proc.).

Firmę domową trzeba też odpowiednio wyposażyć. Biurko, krzesło, regał na dokumenty - bez nich nie da się pracować. Można do tego przekonać przedstawicieli fiskusa. Przykładowo Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty (interpretacja z 12 września 2005 r., I/415-66-142/05/ ZDB) zaakceptował rozliczenie w kosztach mebli wypoczynkowych wykorzystywanych podczas negocjacji z potencjalnymi klientami w mieszkaniu zgłoszonym jako siedziba firmy.

A telewizor albo lodówka? Musimy udowodnić urzędowi, że przedmioty te faktycznie są wykorzystywane na potrzeby działalności. Nie ma tutaj jednak uniwersalnych reguł. Jak wynika bowiem z orzecznictwa, telewizor może być przydatny lekarzowi (wyrok NSA z 27 września 2000 r., SA/Sz 1509/99), ale nie tłumaczowi (wyrok NSA z 24 lutego 1999 r., SA/Sz 87/98).

Trudno będzie natomiast udowodnić związek z prowadzoną działalnością zakupu sprzętu sanitarnego. Nawet wtedy, gdy część mieszkania jest przeznaczona na firmę. Takie urządzenia jak sedes, umywalka, bidet służą przede wszystkim domownikom. Niewykluczone oczywiście, że z ubikacji korzystają również klienci firmy odwiedzający jej właściciela. Nie powoduje to jednak, że wydatek na wyposażenie łazienki staje się od razu kosztem uzyskania przychodu z działalności. Potwierdził to WSA w Rzeszowie (wyrok z 22 marca 2005 r., I SA/Rz 35/04).

Trudno sobie wyobrazić firmę bez komputera. Wydatki na jego nabycie oraz eksploatację można więc zaliczyć do podatkowych kosztów. Oczywiście komputer służy też do rozrywki, ale przedstawicielom fiskusa ciężko będzie wykazać, że po godzinach pracy zmienia się w zabawkę.

W kosztach rozliczymy też zakup służbowego telefonu oraz wydatki na firmowe rozmowy. Czasami jednak urzędy żądają dokładniejszych informacji o połączeniach. Tak było w sprawie rozpatrzonej przez NSA (wyrok z 20 listopada 2003 r., I SA/Łd1715 /02). Organy podatkowe zakwestionowały wydatki na telefon komórkowy używany przez wspólników spółki cywilnej. Sąd stwierdził jednak, że nie ma podstaw do żądania billingów, gdyż ustawodawca nie wymaga tak szczegółowego dokumentowania kosztów rozmów telefonicznych.

W każdej firmie przyda się środek lokomocji. Jego utrzymanie sporo kosztuje, ale daje nam też znaczne oszczędności podatkowe. Firmowy samochód możemy amortyzować. Jeśli jednak nie wprowadzimy auta do ewidencji środków trwałych, kosztem będą tylko wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją. W przypadku samochodów osobowych do wysokości określonego limitu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów (wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za jeden kilometr (więcej o kosztach używania firmowych samochodów napiszemy w czwartkowej DF).

W działalności naliczamy koszty, ale musimy też wykazywać przychody, nawet gdy ich faktycznie nie otrzymaliśmy. Podatek bowiem płacimy nie tylko od pieniędzy ze sprzedaży, ale także od innych, często wirtualnych zysków.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 u pdof przychód to kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Inaczej jest tylko wtedy, gdy przepis to wyraźnie określa, np. w przypadku kar umownych, które są przychodem dopiero w momencie otrzymania.

Oczywiście podatnicy VAT nie wykazują po stronie przychodów podatku wykazanego w fakturze.

Oprócz zysków z tzw. działalności podstawowej (np. sprzedaży towarów, świadczenia usług) opodatkować musimy także dodatkowe przychody, m.in. ze sprzedaży składników firmowego majątku, nieodpłatne świadczenia, odsetki na firmowym rachunku.

Mówiąc najprościej - dochód to przychód minus koszty. Musimy więc porównać przychody i koszty z księgi. Ale można go też wyliczyć za pomocą różnicy remanentów. Mówi o tym art. 44 ust. 2 oraz art. 24 ust. 2 u pdof. Wtedy jest to różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania:

- powiększona o różnicę między wartością remanentu końcowego a początkowego - jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż remanentu początkowego, lub

- pomniejszona o różnicę między wartością remanentu początkowego a końcowego - jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Przedsiębiorca może odliczyć od przychodu:

- opłaty związane z siedzibą (także wtedy, gdy znajduje się ona w mieszkaniu) - czynsz, za prąd, wodę,

- wyposażenie biura, koszty remontów,

- zakupy towarów i materiałów do produkcji,

- odpisy amortyzacyjne od majątku firmy - siedziby, samochodu, komputera,

- wydatki na eksploatację służbowego samochodu - benzyna, remonty, wymiana opon,

- faktury za telefon i dostęp do Internetu,

- wynagrodzenia pracowników,

- składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy,

- honoraria za obsługę prawną i księgową,

- koszty służbowych wyjazdów,

- nakłady na reklamę,

- prowizje bankowe,

- opłaty za szkolenie,

- odsetki od kredytu na działalność.