Zarówno na wystawianych, jak i otrzymywanych przez czytelnika fakturach powinny się znaleźć co najmniej te dane, które wymienia § 9 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. (DzU nr 95, poz. 798), regulującego zasady wystawiania faktur. Jeśli chodzi o oznaczenie nabywcy i sprzedawcy, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy,

- ich adresy,

- numery identyfikacji podatkowej.

Skoro czytelnik prowadzi firmę jako osoba fizyczna, to na fakturach dokumentujących zakupy do obu punktów sprzedaży obowiązkowo musi znaleźć się jego imię i nazwisko. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo gdańska Izba Skarbowa w piśmie z 29 grudnia 2004 r. (PI/005-2497/04/CIP/01) wskazała, że w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikiem jest osoba fizyczna z imienia i nazwiska, a nie prowadzona przez nią firma, tym samym na fakturach należy podawać imię i nazwisko osoby fizycznej jako podatnika VAT. Dodatkowo można dodać nazwę firmy, pod którą ta działalność jest prowadzona, a także - jeśli czytelnikowi ułatwia to ewidencję - nazwę punktu sprzedaży. Rozporządzenie wymaga podania na fakturze co najmniej danych w nim określonych, nie zakazuje natomiast umieszczania danych dodatkowych. Oczywiście trzeba pamiętać o tym, jaką rolę pełni faktura i nie przesadzać z ilością takich dodatkowych informacji, które mogą uczynić ją nieczytelną.

To samo dotyczy adresu - z wyjaśnień organów podatkowych wynika, że powinien to być adres podany w zgłoszeniu VAT-R, a w objaśnieniach do tego formularza czytamy, że osoby fizyczne podają swój adres zamieszkania. Nie jest również błędem wpisanie na fakturze, oprócz adresu zamieszkania, adresu prowadzenia działalności - w przypadku czytelnika danego punktu sprzedaży, ale nie jest to konieczne (zob. pismo Urzędu Skarbowego Warszawa-Bielany z 22 sierpnia 2006 r. 1432/PP/P/440167/14a/06/DB).

Jeśli chodzi o dowody przesunięć towarów, to nakaz ich wystawiania wynika z §9 ust. 4 i 5 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wystawia się je w razie dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych i materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika. Z tym że jeśli, mimo posiadania zakładów, podatnik prowadzi jedną księgę przychodów i rozchodów dla swego przedsiębiorstwa, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu/oddziału, nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary. Zatem wystarczy, gdy podatnik sam na fakturze zakupu naniesie adnotację, do którego punktu sprzedaży skierował towar, ale może to też wynikać z treści faktury (jeśli podaje ona np. nazwę i adres punktu sprzedaży).