Tak, bo dzięki temu mogą lepiej pracują. Na dodatek obowiązek ugaszenia pragnienia pracowników wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. A nawet jeśli szef zafunduje im coś "nieobowiązkowego", to może argumentować, że to koszt pracowniczy, czyli wydatek na funkcjonowanie firmy.
Przypomnijmy, że zgodnie z § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca musi zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a osobom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Wynika z niego, że firma musi zapewnić im napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Tak więc pracodawca powinien zagwarantować wodę (lub inne napoje, np. herbatę) wszystkim pracownikom, a nie tylko zatrudnionym w uciążliwych warunkach.
Czy mogą być kosztem wydatki na dzierżawę i obsługę dystrybutora wody mineralnej dla pracowników? Na takie pytanie odpowiedział Opolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 18 maja br. (PD/42319/AK/07). Twierdząco. Jak czytamy w postanowieniu: "Ponoszenie tego rodzaju wydatków jest konieczne i stanowi wykonywanie przez pracodawcę obligatoryjnych obowiązków na rzecz pracowników".
Urząd ponadto przyznał, że tzw. koszty pracownicze mają związek z prowadzoną działalnością. Są to nie tylko wynagrodzenia, nagrody i premie, ale także przekazane w czasie pracy artykuły spożywcze, w tym woda. Urząd podkreślił, że "dla uznania, czy te wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów, nie ma znaczenia, czy pracodawca przekazuje artykuły spożywcze pracownikom z własnej woli, czy obligują go do tego przepisy prawa, czy też wewnętrzne regulacje przyjęte w firmie. Ponoszone wydatki są związane z działalnością przedsiębiorstwa".
To, że wydatki na obowiązkowe napoje mogą być kosztem, potwierdził także Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 16 stycznia br. (ZD/4061-234/06). W sprawie kwestii nieobowiązkowych odpowiedział wymijająco - zaliczymy je do kosztów, jeśli wykażemy ich związek z uzyskaniem przychodu (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów). Natomiast Urząd Skarbowy w Zakopanem w interpretacji dotyczącej m.in. posiłków (pismo z 15 stycznia br., PD/415/I/34/06) stwierdził: "Jeżeli obowiązek wydawania posiłków będzie wynikał z odrębnych przepisów, to wydatki poniesione przez pracodawcę na ten cel będą kosztami uzyskania przychodów. W pozostałych wypadkach wydatki ponoszone na posiłki dla pracowników nie są kosztami uzyskania przychodów".
Wydaje się, że to błędne podejście. Firma kupowała napoje i jedzenie (tzw. wyżywienie regeneracyjne) dla osób pracujących w nocy. Oczywiste jest, że pomaga to wykonywać im swoje obowiązki. Pracodawca nie funduje przecież pożywienia bezinteresownie.
Od 1 stycznia br. nie można już odliczyć od przychodu "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". Nie zaliczymy więc do kosztów wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Ale reprezentacja to działania skierowane do klientów firmy. Można natomiast nadal rozliczać wydatki na napoje dla pracowników. Nie są to bowiem świadczenia reprezentacyjne. Mogą więc być kosztem podatkowym.
Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy mówi o tym, że pracodawca musi zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Wyrażenie "woda zdatna do picia" określa pewne minimum. Natomiast przez wprowadzenie "lub" ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania innych napojów, które spełniają co najmniej takie warunki, jak zdatna do picia woda. Przede wszystkim może to być woda mineralna, ale też kawa, herbata, soki. Reasumując, wydatki na ich zakupy mogą być kosztem także wtedy, gdy są przeznaczone dla pracowników biurowych. Świadczenie takie jest też zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
