W międzynarodowych grupach kapitałowych spółka dominująca (holdingowa) lub inna wyspecjalizowana spółka pełni często - poza bieżącą działalnością - ściśle przypisane jej funkcje zarządcze, marketingowe, koordynacyjne, zaopatrzeniowe i dystrybucyjne. Ma to na celu stosowanie spójnej polityki wewnątrz grupy w danej dziedzinie, co przekłada się na sprawniejsze działanie grupy jako całości oraz zmniejszenie kosztów jej działalności.
Przykładem tego jest wsparcie w zakresie negocjacji z dostawcami towarów/surowców. Oczywiście podmiot, który składa bardzo duże zamówienia, jest w stanie wynegocjować znacznie lepsze warunki transakcji aniżeli niewielki nabywca. Dlatego w wielu grupach kapitałowych funkcje składającego zamówienie na dostawy dla wszystkich spółek z grupy, a zarazem negocjatora, skupiane są w ramach jednej, wybranej spółki (np. spółki holdingowej). Ponieważ ich pełnienie związane jest z ponoszeniem wielu kosztów (m.in. biura, wyposażenia, pensji pracowników, podróży), spółka taka obciąża tymi kosztami pozostałe spółki z grupy, które są beneficjentami korzystnych kontraktów przez nią zawieranych. Są to tzw. opłaty grupowe. W praktyce ich wysokość jest ustalana według klucza określonego przez spółkę dominującą. Najczęściej jest to klucz godzinowy albo przychodowy.
Polega na obliczaniu wysokości opłaty grupowej (tj. skali partycypacji przez daną spółkę w kosztach grupowych) jako iloczyn liczby godzin przepracowanych przez osoby zajmujące się danymi sprawami w spółce dominującej (lub w innej wyspecjalizowanej spółce z grupy) na rzecz spółki zależnej i stawki godzinowej przypisanej dla tego specjalisty. Jest to klucz zarówno czytelny, jak i - mogłoby się wydawać - stosunkowo prosty w zastosowaniu. Na ogół bowiem nie ma większych problemów z ustaleniem rynkowej stawki godzinowej np. specjalisty ds. marketingu, a i ustalenie czasu (liczy godzin) koniecznego temu specjaliście do realizacji założonego celu teoretycznie wydaje się proste.
Przyjęcie tego klucza zmniejsza prawdopodobieństwo skutecznego zakwestionowania przez władze skarbowe zastosowanego poziomu cen transakcyjnych. Jednak jest on relatywnie rzadko stosowany w praktyce. Wynika to głównie z tego, że znaczna część działań jest podejmowana w interesie całej grupy i w praktyce niemożliwe jest wyodrębnienie czasu, jaki specjaliści spędzili wyłącznie na pracy dla danej spółki z grupy.
Problemy mają także spółki, które stosują klucz przychodowy do obliczania opłat grupowych. Nie ma tu bowiem praktycznie znaczenia to, jaki koszt i wysiłek został poniesiony przez świadczeniodawcę z grupy na rzecz danej spółki zależnej. Jedynym kryterium, według którego wyliczana jest kwota opłat grupowych (udziału w kosztach) przypadająca na daną spółkę, jest wartość wygenerowanych przychodów przez tę spółkę w danym okresie. System ten opiera się bowiem na założeniu, że dane usługi wewnątrzgrupowe świadczone są na rzecz całej grupy, bez precyzyjnego wartościowania świadczeń wykonanych dla poszczególnych jej członków, natomiast to, że dana spółka osiągnęła wyższy przychód, oznacza, że najwięcej skorzystała z pomocy grupowej. Choć w krótkim okresie system ten może wydawać się niesprawiedliwy, to w dłuższej perspektywie pozwala jednak odzwierciedlić realny udział kosztów, które spółka wyspecjalizowana ponosi w związku z działalnością podejmowaną na rzecz poszczególnych spółek z grupy.
Taki system opłat grupowych może jednak okazać się mało przekonujący dla organów podatkowych, szczególnie jeżeli ich wartość jest znaczna. Władze skarbowe mogą przyjąć, że przychody osiągnięte w danym roku przez spółkę wynikają z uwarunkowań na rynku, a nie z wartości usług grupowych wyświadczonych na jej rzecz. W efekcie mogą zakwestionować taki koszt. Co więcej, mogą podnieść zarzut, że zastosowany w tym wypadku poziom opłat grupowych służy celowej międzynarodowej dystrybucji zysków pomiędzy powiązanymi podmiotami, i w ogóle nie ma związku z wartością świadczeń wykonanych na rzecz lokalnej spółki.
Pomimo tego ryzyka w większości przypadków jest to jedyny możliwy do wdrożenia system - głównie, jak już wspomniałem - ze względu na brak możliwości precyzyjnego przyporządkowania poszczególnych części kosztów do właściwych spółek z grupy.
Wdrażając zatem system opłat grupowych, należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie ekwiwalentności świadczeń wykonywanych pomiędzy podmiotami powiązanymi, tj. pomiędzy otrzymywaną korzyścią i wysokością opłaty grupowej.
W tym zakresie można posłużyć się - choć jedynie posiłkowo - zasadami określonymi w § 17 rozporządzenia ministra finansów z 10 października 1997 r. w sprawie sposobu i trybu określania dochodów podatników w drodze oszacowania cen w transakcjach dokonywanych przez tych podatników. Ponadto nie wolno również zapomnieć o odpowiednim dokumentowaniu omawianych świadczeń, co w razie kontroli umożliwi wykazanie, że faktycznie wystąpiły i wiążą się z wymiernymi korzyściami dla płatnika opłat grupowych.
Pojęcie "cen transferowych" (ang. transfer pricing) odnosi się do cen stosowanych przez podmioty w szczególny sposób ze sobą powiązane, w ramach transakcji gospodarczych realizowanych pomiędzy tymi podmiotami. Powiązanie występuje zwłaszcza w takich sytuacjach, gdy jeden podmiot gospodarczy posiada określony udział w kapitale zakładowym innego podmiotu (bezpośrednio lub pośrednio) lub też ta sama osoba fizyczna (albo osoby fizyczne) pełni funkcje kierownicze jednocześnie w obu tych podmiotach. Dzięki takiemu powiązaniu podmiot dominujący w danych relacjach gospodarczych ma realny wpływ na działania gospodarcze drugiego podmiotu, w tym w zakresie warunków transakcji dokonywanych między tymi podmiotami.
