Jeśli zostawi portfel na biurku albo pracownik nie zamknie kasy wychodząc na zaplecze, urząd uzna, że jest sam sobie winien. Nie uważał, nie może więc zaliczyć skradzionych pieniędzy do kosztów.
Przepisy nic nie mówią o rozliczeniu strat w środkach obrotowych. Ministerstwo Finansów w piśmie z 26 kwietnia 2001 r. (PB 3MD-289-8214-35/2001) stwierdziło, że co do zasady mogą być kosztem podatkowym. Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać i oceniać indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności faktycznych.
Przedsiębiorcy muszą więc pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim strata nie może być skutkiem ich niewłaściwego i nieracjonalnego zachowania. Utrata gotówki musi więc nastąpić w wyniku zdarzeń, których podatnik nie był w stanie przewidzieć i nie był w stanie się przed nimi uchronić, mimo zachowania środków ostrożności. Jak zauważył NSA w wyroku z 17 grudnia 2002 r. (III SA 1152/01), strata to "obiektywny stan, którego zaistnienie jest pochodną zdarzeń (w postaci działania lub zaniechania) niezależnych od woli zainteresowanego podatnika". Oczywiście strata musi być rzeczywista i dotyczyć firmowych pieniędzy. Powinna być też dobrze udokumentowana.
Konieczne jest więc powiadomienie policji o kradzieży i zachowanie protokołu. Podatnik powinien też opisać wysokość straty oraz przyczyny jej powstania w dowodzie wewnętrznym. Przydatna będzie również dokumentacja, z której wynika, że pieniądze były zabezpieczone we właściwy sposób. Oceniając to, urzędy odwołują się do rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 14 października1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (DzU nr129, poz. 858 ze zm.), dalej rozporządzenie MSWiA.
Spójrzmy więc na interpretacje urzędów. W sprawie rozpatrywanej przez Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście (postanowienie z 25 czerwca br., 1435/FB2/ 415/22/07/ES) chodziło o pieniądze ściągnięte z rachunku bankowego przedsiębiorcy. Złodzieje napadli go i ukradli karty płatnicze. Zanim bank zablokował konto, zniknęło10 tys. zł. Czy można tę kwotę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? W odpowiedzi urzędu czytamy: "kradzież środków obrotowych z rachunku firmowego przedsiębiorcy można uznać za koszty uzyskania przychodu wyłącznie w sytuacji, jeśli kradzież karty płatniczej nastąpiła w wyniku napadu, a przedsiębiorca podjął wszelkie działania w celu zabezpieczenia swoich środków, w tym we właściwym czasie zawiadomił organy ścigania o kradzieży oraz bank o konieczności zablokowania konta".
