Służbowo może też wyjechać właściciel firmy

Rozsądnie. Jeżeli wykażemy, że nasze działania faktycznie były związane z działalnością, to nie ma przeszkód, aby zaliczyć wydatki do kosztów.

Właściciel firmy może pojechać na negocjacje, uczestniczyć w konferencji, badać rynki zbytu. Może też po prostu wyjechać do klienta, aby wykonać firmową usługę. Z rozliczeniem tych ostatnich podróży przedsiębiorcy mają jednak problemy.

Oczywiście wszystko zależy od tego, czy wyjazd rzeczywiście był służbowy. To bardzo indywidualna sprawa, ale na pewno w przypadku kontroli przedsiębiorca będzie musiał udokumentować firmowy charakter wyprawy. Jeżeli sprawy służbowe zajęły tylko część wyjazdu, trzeba "wydzielić" koszty, np. bilety wstępu na konferencję, opłaty za dojazd taksówką na spotkanie z kontrahentem (patrz przykład).

O tym, że właściciel firmy może rozliczyć własne diety, mówi art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Oczywiście ich sobie nie wypłaca (i nie zastanawia się nad doliczeniem do przychodu). Ale może zaliczyć do kosztów podatkowych. Jednak tylko do określonej wysokości. Przy podróży służbowej w kraju do 23 zł za dobę, natomiast za granicą w zależności od państwa docelowego.

Diet nie trzeba dokumentować fakturami ani rachunkami. Trzeba je natomiast wykazać w dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej (mówi o tym rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Jak rozliczyć wydatki na środek transportu? Jeśli jest to pociąg, autobus bądź samolot, do kosztów wrzucamy bilety. Można też odliczyć wydatki na wynajęcie samochodu na dojazd z lotniska do siedziby kontrahenta (interpretacja Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze z 8 listopada 2005 r., PD/415117/05/R1).

Jeśli jedziemy własnym autem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, kosztem będą wszystkie wydatki, np. zakup paliwa, opłaty za parking.

Gdy podróżujemy samochodem osobowym, który nie jest środkiem trwałym, wydatki rozliczamy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Nie mogą one przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km.

Do kosztów firmy wrzucamy też faktury i rachunki za nocleg. Nie ma tu ograniczeń kwotowych, rozliczamy więc wydatek w pełnej wysokości. Właścicielowi firmy nie przysługuje natomiast ryczałt za nocleg.

W kosztach rozliczymy też wydatek na wynajęcie mieszkania, nawet na Teneryfie. Jest tańsze niż hotel - argumentował właściciel firmy handlowej pozyskujący tam klientów. Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie (interpretacja z 17 lutego 2006 r., P-3-415-34/05) przyznał mu rację.

Załatwianiu firmowych spraw towarzyszy wiele innych kosztów, np. opłaty za uczestnictwo w targach, wydatki związane z promowaniem produktów. Trzeba koniecznie zachować dowody ich poniesienia (np. bilet wstępu na targi). Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 września 1998 r. (I SA/Gd 986/97): "Wszystkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, że wydatek poniesiono i że był on niezbędny do osiągnięcia przychodu firmy".

Musimy też pamiętać, że od 1 stycznia br. nie wrzucamy w koszty wydatków na reprezentację, np. kolację z kontrahentem.

Czy przedsiębiorca świadczący usługi transportowe może naliczyć sobie dietę podczas kursu? Organy podatkowe przez długi okres się na to nie zgadzały. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 5 grudnia 2003 r. (PB2/AS-033-06002495/03): "świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności". Ministerstwo uważa, że kierowca może naliczyć diety tylko "w związku z podróżą związaną z koniecznością zawarcia umowy oświadczenie usług czy dokonania zakupu środka trwałego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej" (pismo z14 marca2005 r., odpowiedź na interpelację poselską).

Urzędy i izby skarbowe stosowały się do tego stanowiska, co więcej, poszerzały zakaz naliczania diet na inne rodzaje działalności (np. Izba Skarbowa w Rzeszowie w piśmie z 24 sierpnia 2005 r., IS.I/14150 /3/05, dotyczącym radców prawnych). Zresztą za zachętą Ministerstwa Finansów, które w wyjaśnieniach z 15 kwietnia 2005 r. (odpowiedź na pytanie DF) stwierdziło: "Brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży odbywanej poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, dotyczy wszystkich rodzajów pozarolniczej działalności gospodarczej, przy wykonywaniu których, z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, związany jest z istotą świadczonych usług".

To kontrowersyjny pogląd, gdyż art. 23 ust. 1 pkt 52 updof mówi o dietach z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców, nie wprowadzając rozróżnienia co do zakresu świadczonych usług. A podróż służbowa to wyjazd związany z firmowymi sprawami. Diety powinny więc przysługiwać bez względu na rodzaj działalności.

Na szczęście praktyka się zmienia. Zaczęło się od wyroku NSA z 15 września 2005 r. (FSK2175/04). Sąd wyraźnie stwierdził: "Za zagraniczną podróż służbową należy uznać wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań spółki poza granicami kraju. Zupełnie nieuprawnione było stanowisko organów podatkowych, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych, natomiast podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych".

Po tym wyroku organy podatkowe dość długo się wahały, ostatnio zaczyna jednak przeważać korzystne dla podatników stanowisko. Oto przykłady. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 15 marca br. (PB I-2/4150/IN-01/07/US Sieradz/MB) zgodziła się na odliczenie diety przez przedsiębiorcę kierowcę, podkreślając: "skoro w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w sposób zorganizowany kierowca przemieszcza się w celu dostarczenia towaru (w kraju lub za granicą), to jego podróż jest podróżą służbową, w trakcie której może ponosić wydatki na swoje utrzymanie". Izba powołała się przy tym na wyrok WSA w Łodzi z 18 października 2006 r. (I SA/Łd 912/06).

Podobny pogląd przedstawiła Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 24 kwietnia br.,1401/BF-I/41600038/1/07/AG)w sprawie informatyka wykonującego swoje usługi w Belgii. Tutaj inspiracją był wyrok WSA z5 marca br. (III SA/Wa3827/06). Jak czytamy w decyzji izby: "Za nieuprawnione należy również uznać stanowisko, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności przez osoby prowadzące tą działalność nie wchodzi w zakres podróży służbowych. Ustawodawca w interpretowanym przepisie nie ograniczył kręgu objętych nim podmiotów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Dlatego w niniejszej sprawie za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej poza granicami kraju".