Urząd może wezwać podatnika pisemnie, telefonicznie albo e-mailem

Na wezwanie urzędu musimy udzielić wyjaśnień, złożyć zeznanie lub wykonać inną czynność związaną z przeprowadzaniem dowodów w postępowaniu podatkowym.

Przepisy o wezwaniach zamieszczone są w rozdziale 6 działu IV ordynacji podatkowej. Obowiązują one nie tylko w postępowaniu podatkowym. Mają też zastosowanie do czynności sprawdzających, wydawania zaświadczeń oraz kontroli podatkowej. Chociaż bezpośrednio o obowiązku udzielania wyjaśnień w trakcie kontroli mówi art. 287 § 3 ordynacji podatkowej, a w trakcie czynności sprawdzających - art. 274 i 274a.

Tak więc urząd skarbowy może wezwać do wyjaśnienia wątpliwości, jakie ma w trakcie postępowania podatkowego wszczętego bądź na żądanie strony (np. przez podatnika ubiegającego się się o ulgę) bądź z urzędu. To samo dotyczy wątpliwości powziętych w wyniku czynności sprawdzających, np. co do prawidłowości zeznania podatkowego czy innej deklaracji podatkowej, w trakcie przeprowadzenia kontroli podatkowej i w związku z wnioskiem osoby uprawnionej o wydanie zaświadczenia.

Wezwanie do osobistego stawiennictwa jest swego rodzaju wyjątkiem od zasady załatwiania spraw podatkowych w formie pisemnej. Dlatego zasadniczo urząd nie powinien tego robić, jeżeli jest możliwość złożenia dokumentów czy wyjaśnień na piśmie. Wówczas powinien pouczyć podatnika o takiej możliwości. Jeśli nie ma wyraźnego wezwania do osobistego stawiennictwa, oznacza to, że sposób wykonania obowiązku, np. złożenia wyjaśnień (osobiście, ustnie czy na piśmie), urząd pozostawił podatnikowi.

Wart. 155 ordynacji podatkowej wyraźnie zaznacza się, że określona czynność może być dokonana osobiście, przez pełnomocnika wezwanego lub na piśmie. Osobiste stawiennictwo oznacza, że nie można po otrzymaniu wezwania wyręczyć się pełnomocnikiem czy ograniczyć się do pisemnych wyjaśnień.

Kiedy urząd może wezwać podatnika? Jak mówi art. 155 § 1 ordynacji podatkowej, "jeśli jest to niezbędne do wyjaśniania stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy". Organ podatkowy nie powinien więc domagać się osobistego stawiennictwa w celu dostarczenia danych, które są dla niego dostępne na podstawie deklaracji i zeznań podatkowych (PIT, VAT itd.). Przy korzystaniu z tego uprawnienia urząd musi pamiętać, że postępowanie podatkowe ma być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organu podatkowego, że powinien posługiwać się najprostszymi środkami oraz o zasadzie pisemności. Mówi o tym art. 121 §1, art. 125 oraz 126 ordynacji podatkowej. Przepisy te mają odpowiednie zastosowanie do postępowania kontrolnego, czynności sprawdzających i przy ubieganiu się o zaświadczenie.

Co ważne, wezwanie jest wiążące, jeżeli zachowane są wszystkie wymagania proceduralne i zostało prawidłowo doręczone.

Ponieważ w niektórych sytuacjach osobista wizyta w urzędzie mogłaby być uciążliwa, przepisy wprowadzają pewne ograniczenia. Przede wszystkim, jeśli osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny, organ podatkowy może przyjąć od niej wyjaśnienia czy zeznania w miejscu jej pobytu. W ordynacji podatkowej nie zdefiniowano, czym jest "inna ważna przyczyna", a zatem to urząd ocenia, czy faktycznie ma miejsce.

Przyjmuje się, że art. 155 § 1 a także art.287 §3 ordynacji podatkowej mówiący o obowiązku udzielania wyjaśnień przez kontrolowanego nie dają fiskusowi prawa do żądania od podatników oświadczeń o wydatkach i źródłach dochodów ani o poniesionych w roku podatkowym wydatkach i uzyskanych dochodach.

Obowiązek osobistego stawienia się w urzędzie jest ponadto ograniczony do obszaru województwa, w którym wezwany mieszka lub przebywa. Jednakże możliwość dokładnego wyjaśnienia różnych kwestii leży często w interesie osoby wezwanej. Może więc zastrzec (na piśmie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej a także ustnie do protokołu), że chce osobiście złożyć wyjaśnienia. Ma na to siedem dni, licząc od doręczenia postanowienia o wszczęciu postępowania czy informacji o przystąpieniu do czynności sprawdzających.

Urząd skarbowy z innego województwa może też zwrócić się o tzw. pomoc prawną, czyli wezwanie podatnika przez organ podatkowy, na terenie którego mieszka lub przebywa. Musi jednocześnie precyzyjnie wskazać okoliczności, które mają być wyjaśniane. Urząd udzielający pomocy prawnej może podjąć tylko takie czynności, które wiążą się zdaną sprawą.

Z pomocą prawną mamy z reguły do czynienia już po wszczęciu postępowania podatkowego albo kontroli.

Jeśli charakter sprawy tego wymaga, podatnik musi się stawić w urzędzie nawet w innym województwie. W takich wypadkach nie jest też możliwe korzystanie z pomocy prawnej. Wezwany nie może też wyręczyć się pełnomocnikiem albo ograniczyć do wyjaśnień pisemnych.

Ocena, czy charakter sprawy lub czynności wymaga osobistego stawiennictwa, należy do urzędu. Jeśli jednak trzeba wykonać daną czynność osobiście (np. złożyć zeznania), ale niekoniecznie przed organem prowadzącym postępowanie, powinien on skorzystać z pomocy prawnej (chyba że wezwany zadeklaruje chęć osobistego stawienia).

Co do zasady wezwanie do osobistego stawiennictwa powinno być pisemne i doręczone za pokwitowaniem. Art. 159 ordynacji podatkowej szczegółowo wskazuje, jakie informacje muszą się w nim znaleźć. Podstawowe to oczywiście nazwa i adres urzędu oraz imię i nazwisko osoby wzywanej. Wezwanie musi też wskazywać, w jakiej sprawie i w jakim charakterze (np. strony, świadka) oraz w jakim celu (np. złożenia wyjaśnień lub zeznań) adresat jest wzywany, a także czy ma się stawić osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może załatwić sprawę na piśmie. Oczywiście niezbędnym elementem wezwania jest wskazanie terminu, w którym żądanie przedstawicieli fiskusa ma być spełnione, albo wskazanie dnia, godziny i miejsca zgłoszenia się podatnika (lub jego pełnomocnika). Urząd musi też poinformować wezwanego o skutkach absencji.

Wezwanie musi być koniecznie podpisane przez pracownika organu podatkowego, z podaniem jego imienia, nazwiska i stanowiska służbowego.

Brak w wezwaniu którejś z wymienionych informacji powoduje, że jest ono wadliwe. Jeśli np. nie podano w nim, w jakim charakterze podatnik jest wzywany, nie musi się do niego stosować.

Wezwanie nie musi mieć formy pisemnej w dwóch sytuacjach: ¦w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub ¦gdy wymaga tego stan sprawy.

Wówczas można wezwać podatnika telefonicznie, telegraficznie lub przy użyciu innych środków łączności. Tych ostatnich bliżej się nie określa, ale może to być np. poczta elektroniczna. Także wtedy, gdy wezwanie nie ma tradycyjnej, pisemnej formy, musi zawierać wskazane wyżej informacje.

Wezwanie jest skuteczne, jeśli nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

- nie stawili się osobiście bez uzasadnionej przyczyny, mimo że byli do tego zobowiązani, lub

- bezzasadnie odmówili złożenia wyjaśnień, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin lub udziału w innej czynności, lub

- bez zezwolenia tego organu opuścili miejsce przeprowadzania czynności przed jej zakończeniem.

Warunkiem wymierzenia kary porządkowej jest pouczenie adresata w wezwaniu o skutkach niestawiennictwa, w tym o możliwości wymierzania takiej kary. Nie wolno jej nałożyć, jeśli wezwanie było nieprawidłowe. Uprawniony do jej zastosowania jest organ prowadzący postępowanie. Karę nakłada w formie postanowienia. Można ją kwestionować, składając zażalenie do organu wyższej instancji (gdy nałożył ją urząd skarbowy - do izby skarbowej).

Można też wystąpić do urzędu z wnioskiem o usprawiedliwienie absencji i uchylenie kary. Jeśli organ podatkowy załatwi wniosek odmownie, ukarany ma prawo złożyć zażalenie. Jednakże, inaczej niż w przypadku wezwania w związku z postępowaniem podatkowym i kontrolnym, zignorowanie wezwania urzędu wystosowanego w ramach postępowania sprawdzającego i czynności urzędowych organów podatkowych nie może spowodować sankcji w postaci kary porządkowej. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 stycznia 2000 r. (I SA/Ka 963/98).