Będzie wtedy - zależnie od wartości - amortyzowana lub bezpośrednio zaliczana do kosztów.

Z problemem rozliczenia komputerowych akcesoriów musi się zmierzyć każda firma. Trudno tu jednak o uniwersalne rozwiązania, dużo zależy od okoliczności faktycznych.

Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe i sądy kategorycznie twierdziły, że drukarka nie jest kompletnym i samodzielnym urządzeniem. Dopiero podłączenie do komputera, który wydaje jej polecenia, sprawia, że cały zestaw staje się kompletny i zdatny do użytku zgodnie ze swoim gospodarczym przeznaczeniem. Zatem drukarka zwiększa tylko zdolności użytkowe komputera, stanowiąc razem z nim zespół komputerowy, będący równocześnie środkiem trwałym. To część peryferyjna komputera, której podłączenie powoduje jego ulepszenie. W konsekwencji, co do zasady, wydatki poniesione na nabycie drukarki mogą być rozliczane tylko poprzez amortyzację (jej wartość stawała się elementem wartości początkowej zespołu).

Trudno jednak zaakceptować takie jednoznaczne stanowisko. Można sobie oczywiście wyobrazić zespół komputerowy złożony z pojedynczego komputera i drukarki jako odrębny obiekt inwentarzowy (środek trwały). Co jednak zrobić wtedy, gdy drukarka podłączona jest do kilku komputerów, z których każdy może wydawać jej polecenia, albo wtedy, gdy działa w sieci? Czy jest częścią peryferyjną kilku komputerów jednocześnie, serwera, dowolnie wybranego komputera, czy może tego, z którego aktualnie otrzymuje polecenia? Jak rozpoznać podatkowo wydatek na taką drukarkę, skoro nie jest to środek trwały i nie można jej zaliczyć bezpośrednio w koszty? Proporcjonalnie do ilości komputerów? A może zwiększać i zmniejszać wartości poszczególnych komputerów akurat korzystających z drukarki? Niestety, przez długi czas podatnicy nie otrzymali ze strony orzecznictwa oraz aparatu skarbowego wskazówek w tym zakresie.

Sytuacja zmieniła się po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 kwietnia 2001 r. (I SA/Wr 671/98). Sąd zaakcentował w nim istnienie dwoistości bytu podatkowego drukarek, czyli, mówiąc prościej, stwierdził, że zależnie od konkretnych okoliczności drukarka będzie albo nie będzie środkiem trwałym. Oznacza to, że taka sama drukarka w jednych okolicznościach będzie kompletna i zdatna do użytku (i samodzielna w działaniu), a w innych będzie tylko urządzeniem peryferyjnym (niekompletnym, niesamodzielnym i niezdatnym do użytku). A przecież właściwie nic się nie zmienia, jeśli chodzi o jej funkcjonowanie - aby działać zgodnie ze swoim przeznaczeniem, musi otrzymać polecenie drukowania od jakiejś jednostki centralnej. I tak samo jak kompletna i zdatna do użytku jest drukarka podłączana do jednego komputera, tak samo kompletna i zdatna do użytku jest drukarka współpracująca z większą ilością urządzeń. NSA dostrzegł jednak odmienność tych sytuacji na gruncie prawa podatkowego. Sąd postawił tezę, niezaprzeczalnie korzystną dla podatników, że jeżeli drukarka może współpracować z różnymi komputerami, to jest samodzielna niezależnie od podłączenia do konkretnego komputera. Nie stanowi więc urządzenia peryferyjnego żadnego z nich, za to może być odrębnym środkiem trwałym. Jeśli drukarka współpracuje na stałe tylko z jednym komputerem, jest elementem zespołu komputerowego jako środka trwałego.

Analogiczny pogląd zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z 19 września 2002 r. (I SA/Łd 2184/00). Podkreślił, że drukarka, która może współpracować z różnymi komputerami, stanowi samodzielne, zdatne do użytku urządzenie niebędące częścią peryferyjną.

W tym samym kierunku idą obecnie także interpretacje organów podatkowych. Przykładowo Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z 30 października 2006 r. (1471/DPD1/423-115/06/KK) stwierdził, że skoro takie urządzenia jak drukarki czy skanery współpracują u podatnika z wieloma zestawami komputerowymi, a także z innymi urządzeniami, to nie ma możliwości przyporządkowania ich do konkretnego komputera. Dlatego też stanowić będą samodzielne środki trwałe w rozumieniu art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z kolei Świętokrzyski Urząd Skarbowy w interpretacji z 11 sierpnia 2004 r. (RO/436/159/ 2004) stwierdził, że Klasyfikacja Środków Trwałych dopuszcza, aby drukarka stanowiła osobny obiekt (środek trwały). Ale z kolejnych zawartych w postanowieniu passusów wynika, że bynajmniej nie zależy to od decyzji podatnika. Jeżeli bowiem drukarka jest wykorzystywana wyłącznie przez komputer, do którego jest podłączona, środkiem trwałym jest cały zespół komputerowy, obejmujący m.in. tę drukarkę i komputer. Wartość drukarki zwiększa wówczas jego wartość początkową. Natomiast gdyby drukarka współpracowała w różny sposób z kilkoma komputerami, może ona stanowić samodzielny środek trwały z podgrupy 491 KŚT "Zespoły komputerowe". Wartość drukarki nie zwiększa wówczas wartości początkowej żadnego ze współpracujących z nią zestawów.

Na konieczność rozróżnienia z punktu widzenia amortyzacji tych dwóch sytuacji wskazały także: Urząd Skarbowy w Lubaczowie w interpretacji z 9 czerwca 2006 r. (US.I/413-7/06), Izba Skarbowa w Gdańsku w decyzji z 10 maja 2005 r. (BI/005-0785/04, w kontekście komputerów podłączanych do serwera), Pierwszy Urząd Skarbowy w Kielcach w postanowieniu z 17 września 2004 r. (OG/005/246/ PDI/2004) oraz Urząd Skarbowy w Sosnowcu w interpretacji z 18 października 2005 r. (PD i/415-39/05).

Biorąc zatem pod uwagę poglądy orzecznictwa i organów podatkowych, spróbujmy przedstawić na przykładach najbezpieczniejsze sposoby rozliczenia zakupu drukarki.

Pan Kowalski jest właścicielem niewielkiego biura, w którym zatrudnia pięciu pracowników. Każdy z nich ma do dyspozycji komputer pracujący w sieci. Pan Kowalski postanowił kupić dwie drukarki: jedną z podstawowymi funkcjami, głównie do czarno-białych wydruków tekstu, oraz drugą, kolorową, umożliwiającą wykonywanie bardziej skomplikowanych zadań, mającą równocześnie opcję ksero. Obydwa urządzenia będą pracowały w sieci i możliwe będzie wykonywanie na nich wydruków z każdego komputera. Cena netto pierwszej drukarki to 1000 zł, drugiej 4000 zł.

Z uwagi na współpracę obydwu drukarek ze wszystkimi komputerami, mogą one stanowić samodzielne środki trwałe. Ponieważ wartość pierwszej z nich jest niższa niż 3500 zł, pan Kowalski ma trzy możliwości jej rozliczenia:

- bezpośrednio zaliczyć do kosztów - w miesiącu oddania do używania,

- jednorazowo zamortyzować - w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,

- amortyzować na ogólnych zasadach - od następnego miesiąca po wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych.

Jeżeli chodzi o drugą drukarkę, to stanowi ona środek trwały, amortyzowany na zasadach ogólnych.

Pan Nowak prowadzi niewielką firmę. Kupił komputer wraz z niezbędnym wyposażeniem (klawiatura, monitor, myszka) o łącznej wartości 4000 zł oraz prostą drukarkę atramentową za 600 zł. Środkiem trwałym będzie zespół komputerowy o wartości początkowej 4600 zł amortyzowany na zasadach ogólnych.

Gdyby pan Nowak dokupił taką drukarkę po pewnym czasie używania zespołu komputerowego, to co do zasady powinien powiększyć wartość już posiadanego środka trwałego. Drukarka będzie bowiem częścią peryferyjną, a jej dołączenie powoduje ulepszenie komputera. Nawet jeżeli zespół komputerowy byłby już w 100 proc. zamortyzowany. Ale uwaga: wartość środka trwałego zwiększy się o cenę drukarki, tylko jeśli kosztowała więcej niż 3500 zł. Jeżeli więc pan Nowak później dokupi drukarkę za 600 zł, nie musi zwiększać wartości początkowej zespołu komputerowego. Wydatek może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Pan Jankowski kupił komputer z monitorem, klawiaturą i myszką. Łączna wartość netto zestawu wyniosła 3400 zł. Przedsiębiorca postanowił nie amortyzować komputera i zaliczył wydatek do kosztów miesiąca, w którym zaczął go używać. Po dwóch miesiącach postanowił dokupić kolorową drukarkę laserową, w związku z rozszerzeniem działalności i koniecznością wykonywania wydruków. Wartość netto drukarki to 4500 zł. Co do zasady, drukarka ta stanowić będzie część peryferyjną komputera.

Z uwagi na wysokość wydatku pan Jankowski powinien podwyższyć wartość początkową zestawu komputerowego (jako ulepszenie). Ponieważ jednak zestaw ten nie stanowił środka trwałego, wartość drukarki może zaliczyć do kosztów jedynie bezpośrednio (nie stanowi przecież samodzielnego środka trwałego).

Pan Wojciechowski ma amortyzowany już od pewnego czasu zestaw komputerowy, w skład którego wchodzi drukarka, nabyta kiedyś za 1000 zł. Została ona uszkodzona. Pan Wojciechowski postanowił jej nie reperować, ale kupić lepszą, o wartości 3000 zł. Zestaw komputerowy jest zamortyzowany w 50 proc., jego wartość początkowa to 4000 zł. Jak rozliczyć podatkowo tę operację? Cena drukarki to 25 proc. wartości całego zestawu. Zatem dotychczasowe odpisy amortyzacyjne przypadające na drukarkę to 500 zł. O różnicę między wartością drukarki a przypadającymi na nią odpisami zmniejszamy wartość zestawu. Będzie więc wynosiła 3500 zł. Jednocześnie, w związku z przyłączeniem nowej drukarki, wartość tego samego zestawu wzrośnie o 3000 zł. Zatem nowa wartość początkowa to 6500 zł, z czego 2000 zł zostało już zamortyzowane. Oczywiście gdybyśmy mieli do czynienia z całkowicie zamortyzowanym zespołem komputerowym, to nie dojdzie do rozliczenia odłączanych części. Przyłączenie nowej drukarki o wartości powyżej 3500 zł spowoduje natomiast konieczność dalszej amortyzacji.

Jeżeli odłączana drukarka była dokupowana do zestawu, ale z uwagi na jej cenę nie zwiększono jego wartości początkowej, to jej odłączenie nie powinno być rozliczane podatkowo. Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem Spółki Doradztwa Podatkowego Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy