Tylko restauracja może wliczyć poczęstunek w koszty

Organy podatkowe twierdzą bowiem, że serwowanie przekąsek to działanie reprezentacyjne. Inaczej będzie, gdy przedsiębiorca częstuje własnymi wyrobami albo zapewnia wyszynk na szkoleniu.

Od 1 stycznia br. nie można już odliczyć od przychodu "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". W ubiegłym roku były kosztem podatkowym, ale tylko do wysokości 0,25 proc. przychodów. Podobnie było z nakładami na reklamę niepubliczną. Teraz każda reklama jest w całości kosztem.

Nie zaliczymy więc do kosztów wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Jak jednak pisaliśmy w DF z 12 kwietnia br. (Ł. Mazur, A. Kiereś, "Przyjęcie kontrahenta w siedzibie to standard i zwyczaj"), można znaleźć argumenty za tym, że wydatki na podstawowe produkty spożywcze to koszty funkcjonowania firmy. Poczęstowanie kontrahenta chłodnym napojem latem czy też gorącą herbatą zimą jest standardowym zachowaniem i świadczy raczej o dobrych manierach gospodarza, a nie specjalnej okazałości czy wystawności. To normalne, że w trakcie negocjacji na stole są napoje i zakąski. Co innego zaproszenie do restauracji. To już klasyczna reprezentacja.

Urzędy uważają jednak, że poczęstunek podczas negocjacji z kontrahentem to działanie reprezentacyjne. Wydatki nie mogą więc być kosztem podatkowym.

Przekonał się o tym właściciel warsztatu samochodowego. Klientom czekającym na wykonanie usługi serwuje kawę z automatu. Argumentował, że poprawia to jakość usługi i zachęca klientów do ponownej wizyty, przez co wpływa na zwiększenie przychodów. W związku z tym wydatki na wynajem i serwis automatu mogą być kosztem. Jednak urząd miał inne zdanie. Jak czytamy w odpowiedzi (interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 28 marca br., RO-XV/412/PDOF-92/77/AM/07): "wydatki związane z wydawaniem napojów dla klientów stanowią wydatki na potrzeby reprezentacji, jako elementu utrwalającego dobry wizerunek firmy i dbałość o klienta". Dlatego nie mogą być kosztem.

Podobnie było w sprawie spółki, która prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Zakupy poprzedzają uzgodnienia z klientem, przedstawienie oferty, negocjowanie warunków transakcji. Do tego potrzebne są napoje - kawa, herbata, woda mineralna. Nie wiąże się to z okazałością ani wystawnością, ale zwyczajowo przyjętą uprzejmością - twierdzi spółka. Urząd Skarbowy w Chełmie uważa inaczej. Jak czytamy w interpretacji z 30 marca br. (PD/406-8/07): "przekazanie nabytych do spożycia artykułów spożywczych typu kawa, herbata, cukier, napoje w czasie spotkań z kontrahentami stanowi wydatki na potrzeby reprezentacji jako element utrwalający dobry wizerunek firmy i dbałość o klienta. (...) wydatki poniesione przez spółkę na zakup artykułów spożywczych typu kawa, herbata, cukru i wody mineralnej, jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów".

Gościnnym przedsiębiorcom cień nadziei daje natomiast interpretacja Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 28 marca br. (ŁUS-II-2-42312/07/AG). Podatnik zapytał m.in. o wydatki na napoje zużywane w ramach funkcjonowania sekretariatu. Urząd odpowiedział, że nie są to wydatki reprezentacyjne, ale o charakterze zwyczajowym, i mogą być kosztem podatkowym.

Poczęstunek rozliczy w kosztach firma, która serwuje własne wyroby. Tak będzie w przypadku restauratora, który przed zamówieniem posiłku proponuje klientom pieczywo i smalec własnej produkcji jako gratisową przekąskę. Jak podkreślał we wniosku o interpretację, pieczywo ze smalcem zyskało wielu zwolenników i stało się reklamówką jego firmy. Ten argument przekonał Urząd Skarbowy Warszawa-Wawer, który w interpretacji z 4 maja br. (1439/DF/I-602/07/AK) odpowiedział: "Koszty, jakie ponosi pan w związku ze sporządzeniem według specjalnej procedury smalcu, który podawany jest klientom gratis wraz z pieczywem przed właściwym zamówieniem, stanowią niewątpliwie koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Dzięki temu wyrobowi restauracja pana stała się miejscem, które przyciąga klientów, traktujących pieczywo ze smalcem jako reklamę firmy. Dlatego też należy uznać, że ww. wydatki mogą być rozliczane jako reklama firmy".

Nie odliczymy wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Inaczej będzie, gdy degustacja nie ma nic wspólnego z reprezentacją, np. poczęstunek podczas szkolenia. Jest to normalny element całej usługi, którą wykupują uczestnicy. Napoje i przekąski nie powinny więc być traktowane jako coś ponadstandardowego, świadczącego o wytworności i okazałości.

Potwierdził to Urząd Skarbowy w Namysłowie w interpretacji z 24 kwietnia br. (PO/4150-1/07), w której czytamy: "Usługi świadczone przez pana polegające na zapewnieniu wyżywienia i napojów uczestnikom organizowanych imprez lub szkoleń wskazują na ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie świadczenia usług branży rozrywkowej oraz usług polegających na organizowaniu szkoleń oraz możliwością uzyskania z tego tytułu przychodów. W związku z powyższym wydatki poniesione na ich nabycie będą stanowiły koszt własny sprzedaży usług, będący kosztem uzyskania przychodów". Nie są to więc koszty reprezentacji, ale wydatki poniesione w celu wykonania usługi.

Podobnie będzie w przypadku szkoleń mających zapoznać klientów z obsługą sprzedawanych produktów. W wyroku z 27 lipca 2006 r. (II FSK 1008/05) Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie stwierdził, że nie jest reprezentacją ani reklamą organizowanie szkoleń dla kontrahentów. Robione są bowiem po to, aby klienci zapoznali się z parametrami technicznymi produktów oraz nauczyli się je obsługiwać. Oprócz podstawowych wydatków, takich jak wynajęcie sali, sprzętu i wynagrodzenie wykładowców, do kosztów organizacji szkolenia zaliczymy też wyżywienie i zakwaterowanie uczestników.

Z kolei Urząd Skarbowy Łódź-Polesie w interpretacji z 4 kwietnia br. (USII/423/10/2007) zgodził się na rozliczenie w kosztach wydatków na wyżywienie uczestników festiwalu organizowanego przez teatr.

Jak rozliczyć koszty udziału w targach? Jeden z wydatków to wyposażenie stoiska. Goście mogą przekąsić coś słodkiego i napić się, również mocniejszych trunków. Przedstawiciele wystawcy zapraszają też klientów do wynajętej restauracji. Zdaniem występującej o interpretację spółki wszystkie wydatki związane z uczestnictwem w targach to koszty reklamy. Jak czytamy w odpowiedzi Podlaskiego Urzędu Skarbowego (interpretacja z 21 maja br., PO-II/423/15 /AN/07): "wydatki w postaci wynajmu powierzchni wystawienniczej, zabudowania tej powierzchni oraz jej urządzenia i wystroju, wydrukowania folderów i katalogów reklamowych, nabycia gadżetów reklamowych opatrzonych logo firmy, zakupu innych towarów, takich jak kwiaty, słodycze, napoje i inne artykuły spożywcze (niemające charakteru wytworności lub okazałości), ogólnie dostępne dla uczestników targów, koszty transportu ww. eksponatów na miejsce organizowania targów oraz obsługi stoiska przez hostessy stanowią jej koszty uzyskania przychodów, jako wydatki związane z reklamą. Natomiast koszty poniesione w związku z zakupem usług gastronomicznych, alkoholu lub innych kosztownych prezentów, nieopatrzonych logo firmy, z przeznaczeniem dla potencjalnych klientów biorących udział w targach, należy zakwalifikować do kosztów reprezentacji, niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodów".

Reprezentacja to działania skierowane do klientów firmy. Można natomiast nadal rozliczać wydatki "żywnościowe" na rzecz pracowników, tym bardziej gdy obowiązek ich poniesienia wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Nie są to bowiem świadczenia reprezentacyjne. Mogą więc być kosztem podatkowym. Potwierdził to Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 16 stycznia br. (ZD/4061-234/06).

Nie zaliczymy do kosztów wydatków na alkohol. Już przed zmianą przepisów były z tym problemy, gdyż wiele urzędów kwestionowało związek konsumpcji z przychodem firmy. Teraz mamy wyraźne wyłączenie. Potwierdza to przykładowo interpretacja Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 28 lutego br. (1471/ DPR1/423/165/06/MK).

- wyżywienie podczas szkolenia,

- zakup artykułów spożywczych (herbata, kawa, paluszki, ciastka, woda mineralna itp.) na posiedzenia, narady, zebrania wewnętrzne organów zarządzających i stanowiących,