Czy osiąga przychód podatkowy, jeśli przełożony zwróci mu koszty rozmów? Nie, ponieważ nie uzyskuje żadnej korzyści majątkowej. Co innego, gdyby pracodawca sfinansował mu prywatne pogawędki. Dlatego potrzebne jest tutaj szczegółowe rozliczenie, czyli zaznaczanie na billingu służbowych połączeń. Inaczej urząd uzna, że pracodawca zrekompensował pracownikowi także rozmowy prywatne i je opodatkuje.
Prostszym rozwiązaniem byłoby przyznanie pracownikowi miesięcznego ryczałtu na służbowe połączenia. Odzwierciedlałby on wydatki pracownika na rozmowy oraz koszty używania własnego telefonu. Czy jest to zwolniony od podatku ekwiwalent, o którym mówi art. 21 ust. 1 pkt 13 updof?
Organy podatkowe uważają, że nie.
Spójrzmy na interpretację Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 25 lipca 2005 r. (1471/ DPF/415/60/05/MJ). Dotyczyła rekompensat wypłacanych przedstawicielom handlowym jeżdżącym po Polsce i sprzedającym książki. Do rozmów z klientami oraz kontaktów z centralą używają często własnych telefonów.
Firma zwraca im koszty do 50zł miesięcznie na podstawie kopii faktur. Jej zdaniem jest to zwolniony na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof ekwiwalent. W odpowiedzi urzędu czytamy jednak: "Aby wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego, musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy stanowiących własność pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy w trakcie ich używania.
Wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznawany za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi koszty rozmów telefonicznych ustalonych w formie ryczałtu, to kwota ta podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, albowiem ryczałt ten nie uwzględnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Również w przypadku gdy pracodawca zwraca pracownikowi (oprócz wydatków za rozmowy telefoniczne) także koszty abonamentu telefonicznego i wydruku przeprowadzonych rozmów, to kwoty te, będące zwrotem poniesionych wydatków, stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym razem z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę".
Podobnie uważa Urząd Skarbowy w Cieszynie, który w interpretacji z 15 lipca 2005 r. (PDII/415-14/05) stwierdził: "zwrot przez pracodawcę pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego limitu, nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym przyznane uchwałą zarządu limity z tytułu przeprowadzania służbowych rozmów telefonicznych z telefonu komórkowego, będącego własnością pracownika, nie podlegają zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof".
Ale urzędy są niekonsekwentne. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie uważa, że nieopodatkowany ekwiwalent to kwota zwrócona za konkretne firmowe rozmowy. Jak czytamy w interpretacji z 23 maja 2005 r. (1472/RPŁ/41524/05/KAR) : "Jeżeli wydatki poniesione przez pracownika, udokumentowane rachunkiem i wydrukiem wykazu połączeń telefonicznych dotyczą rozmów służbowych związanych z wykonywaną pracą - to zwrot tych wydatków przez pracodawcę można uznać za ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego, stanowiącego jego własność -podlegający zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof".
Z kolei z interpretacji Izby Skarbowej we Wrocławiu z 21 lipca 2005 r. (PD II 413/159/05) wynika, że ekwiwalent to tylko rekompensata za fizyczne zużycie sprzętu. Pracodawca powinien więc wziąć pod uwagę rodzaj, wartość i częstotliwość jego wykorzystywania oraz stopień zużycia. Natomiast bez znaczenia są faktyczne wydatki pracownika na opłaty za rozmowy.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi warunki do wykonywania pracy. Jeśli tego nie zrobi, powinien zrekompensować mu poniesione wydatki. Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu jest zwolniony z podatku. Przepisy nie definiują tego pojęcia, wobec tego, zgodnie z wykładnią literalną, trzeba je rozumieć jako "rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik". Ekwiwalent za telefon powinien więc być odpowiednikiem pieniężnym świadczenia pracownika. Moim zdaniem na jego wysokość powinna składać się kwota na pokrycie kosztów rozmów telefonicznych oraz ustalona w proporcji do tych rozmów część opłat stałych ponoszonych przez pracownika.
Czy przyjęcie, że pracownik będzie otrzymywał co miesiąc stałą kwotę nazwaną ryczałtem, powoduje, że nie można zastosować zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 13 updof? Moim zdaniem nie, jeśli pracodawca i pracownik będą w stanie udowodnić, że w każdym miesiącu kwota wypłacanego ryczałtu nie jest wyższa niż faktyczna wartość świadczenia pracownika. Mogą przecież ustalić limit rozmów, jakie pracownik może przeprowadzić w ramach wykonywania swoich obowiązków. Takie ograniczenie nie pozbawia świadczenia wypłacanego przez pracodawcę charakteru ekwiwalentu odpowiadającego wartości świadczenia pracownika. Potwierdza to wyrok NSA z 10 stycznia 1997 r. (I SA/Gd 784/96), w którym stwierdzono: "skoro wypłaty były dokonywane z dołu i stanowiły zryczałtowaną miesięczną równowartość wartości zużytych w toku świadczenia pracy materiałów, tj. środków czystości, mioteł i ścierek, to kwoty tych wypłat należało uznać za ekwiwalenty pieniężne, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 updof".