Pracodawca może wypłacić ekwiwalent np. za używany przez pracownika w pracy własny telefon, wiertarkę, betoniarkę itp. O zwolnieniu z podatku mówi art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Preferencja dotyczy również pracowników tymczasowych.

Aby skorzystać ze zwolnienia, trzeba spełnić cztery warunki:

- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu. Jeśli pracodawca przekaże rekompensatę w jakiejkolwiek innej formie, np. w towarze, musi ją opodatkować;

- jego wysokość powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Oznacza to, że wypłacona kwota musi odpowiadać wartości używanej rzeczy i być związana ze stopniem jej zużycia. Nadwyżka będzie opodatkowania jako przychód ze stosunku pracy;

- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być własnością pracownika. Zwolnienie nie przysługuje, jeżeli ekwiwalent jest wypłacony za używanie rzeczy np. użyczonych pracownikowi przez inne osoby;

- rzeczy, za które przysługuje ekwiwalent, muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Jeśli urząd skarbowy zakwestionuje rozliczenia związane z wypłacanymi pracownikom ekwiwalentami, to pracodawca musi - jako płatnik -wykazać, że są spełnione wszystkie warunki zwolnienia. To, że pracownicy wykorzystują własne narzędzia w czasie pracy, musi więc być odpowiednio udokumentowane.

Przykładowo Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 18 czerwca 2004 r. (PD-II/423/51/04/PO) uznał, że wystarczającym dowodem jest stosowny zapis w umowie o pracę, określający kwotowo wartość ekwiwalentu wraz ze specyfikacją użytkowania rzeczy będących własnością pracownika przy wykonywaniu pracy.

Nie ma żadnych ograniczeń co do wysokości ekwiwalentu. Jeśli jednak będzie zawyżony, urząd skarbowy może potraktować go jako ukrytą formę wynagrodzenia i upomnieć się o podatek.

W przepisach nie znajdziemy żadnego wykazu narzędzi, materiałów czy sprzętu, za których używanie pracownikowi można przyznać ekwiwalent. Musimy więc kierować się ich potocznym znaczeniem -takim, jakie mają w języku polskim.

Urzędy odmawiają jednak prawa do zwolnienia, np. w wypadku rekompensat za wykorzystywane przez pracowników samochody. Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2004 r. zlikwidowano przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. b) updof zwolnienie obejmujące ryczałty samochodowe. Mają one rekompensować wydatki ponoszone przez pracowników na używanie na potrzeby firmy własnych samochodów osobowych w jazdach lokalnych. Pojawiła się wtedy koncepcja, że wypłaty te należy potraktować jako ekwiwalent pieniężny, którego wartość objęta jest zwolnieniem przewidzianym wart. 21 ust. 1 pkt 13 updof. Przedstawiciele fiskusa zajęli jednak jednoznaczne stanowisko -zwolnienie nie obejmuje zwrotu wydatków za używanie samochodów osobowych. Pojazdu takiego nie można bowiem uznać za narzędzia, materiały ani sprzęt (np. interpretacje z 19 maja 2004 r. Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, IMUS-1471/DPF/415/IP-10/2004/AD, i z 12 maja 2004 r. Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce, SD/41524/04).

Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 1 sierpnia 2006 r. (1471/DPF/415/49/06/PP)

zaakceptował jednak zwolnienie z podatku wypłacanego listonoszom ekwiwalentu za rowery.

Według urzędów skarbowych zwolnienie nie dotyczy ekwiwalentów za używanie do celów służbowych prywatnych stałych łączy internetowych. Umowa o korzystanie ze stałego łącza polega bowiem na tym, że użytkownik ponosi stałą opłatę, bez względu na to, przez jaki czas trwały połączenia i jaką ilość danych odebrał. Za łącze pracownik zapłaci więc tyle samo, gdy będzie korzystał z niego także dla potrzeb zakładu pracy albo gdy tylko dla celów prywatnych. Pracownik zatem -jak tłumaczy Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w interpretacji z 21 listopada 2006 r. (ZD/406-48/PIT/05) -nie ponosi wydatku na rzecz pracodawcy i nie przysługuje mu prawo do żądania jego zwrotu. Jeśli więc otrzymuje z tego tytułu jakąś kwotę, będzie to jego przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

Inną argumentacją posłużył się Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 11 maja 2005 r. (1472/RPŁ/41525/05/KMP). Konkluzja jednak była taka sama. Jego zdaniem ekwiwalent za korzystanie z Internetu dla celów służbowych nie jest objęty zwolnieniem przewidzianym w art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, bo usługa dostępu do Internetu nie jest narzędziem. Według bowiem definicji zawartej w "Słowniku języka polskiego PWN" przez narzędzie rozumie się "urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument".

W ocenie urzędów skarbowych zwolnienie nie obejmuje też ekwiwalentów za używanie telefonów. Świadczy o tym np. postanowienie Urzędu Skarbowego w Przasnyszu z 20 stycznia 2004 r. (US-22/PO.I/415/11/1/2004). Zdaniem urzędu, aby wypłacona pracownikowi kwota stanowiła nieopodatkowany ekwiwalent, musi on odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić związek pomiędzy wypłaconą kwotą i wartością używanych rzeczy oraz stopniem ich zużycia. Wypłata nieuwzględniająca tego kryterium nie może być uznana za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia. Taką jest ryczałt, który nie odzwierciedla wydatków na rozmowy służbowe, faktycznie poniesionych przez pracownika. Urząd uważa, że nie jest także objęty zwolnieniem zwrot kosztów abonamentu telefonicznego.

Również Urząd Skarbowy w Słupsku w postanowieniu z 12 kwietna 2005 r. (PIII/423-4/05) uznał, że ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu komórkowego (w wysokości 50 zł miesięcznie) powinien być opodatkowany. Urząd stwierdził, że ekwiwalent będzie zwolniony tylko, gdy zostanie właściwie udokumentowany. Takim dokumentem może być np. wydruk rozmów telefonicznych (billing) zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów, umożliwiający wydzielenie połączeń służbowych. Nie jest na to miast objęty zwolnieniem zwrot pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne (służbowe i prywatne), w postaci z góry określonego ryczałtu.

Takie podejście urzędów może być dyskusyjne. Przedstawiciele fiskusa rozumieją ekwiwalent pieniężny jako prosty zwrot poniesionych kosztów. Stąd powtarzający się w interpretacjach warunek, by rozmowy służbowe z telefonu prywatnego i wysokość poniesionych na nie wydatków były udokumentowane billingami. Tymczasem ekwiwalent to nie zwrot. Zakłada on pewną ryczałtowość. Ma rekompensować koszty, ale bez obowiązku wyliczenia się z wydatków faktycznie poniesionych. Dlatego może nim być pewna z góry ustalona kwota, rekompensująca wydatki za jakiś okres. Wymaganie więc, by ekwiwalent każdorazowo odpowiadał faktycznie poniesionym wydatkom udokumentowanym billingami, nie ma -moim zdaniem -podstaw w przepisach.

Trudno jednak odmówić racji Pierwszemu Mazowieckiemu Urzędowi Skarbowemu w Warszawie, który w postanowieniu 25 lipca 2005 r. (1471/DPF/415/60/05/MJ) posłużył się takim argumentem: kwoty zwracane pracownikom za korzystanie z linii telefonicznych i łącz internetowych nie są objęte zwolnieniem, ponieważ nie stanowią ekwiwalentu za używanie ich własnych rzeczy (np. telefonu), lecz częściowe pokrycie kosztów korzystania z usług telekomunikacyjnych i internetowych.

Nie ma wątpliwości, że kosztem podatkowym pracodawcy są ekwiwalenty objęte zwolnieniem. Przedstawiciele fiskusa nie zgadzają się natomiast na zaliczenie w koszty wypłat opodatkowanych. Powodem jest brak związku takiego wydatku z funkcjonowaniem pracodawcy.

Takie stanowisko zajął np. Drugi Urząd Skarbowy w Zielonej Górze w postanowieniu z 14 września 2006 r. (I/423-5/KM/06) w odniesieniu do wypłaconego pracownikom ryczałtu na zakup kart doładowujących do prywatnych telefonów. Tłumaczył, że warunkiem zaliczenia w koszty wydatków na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika jest ich właściwe udokumentowanie. Podatnik powinien więc wykazać, że rozmowy prowadzone z prywatnego telefonu dotyczyły spraw służbowych. Telefon prywatny - argumentował urząd - służy z zasady osobistym celom pracownika. Jeśli nie ma odpowiednich dowodów na wykorzystywanie go do celów pracodawcy, nie można stwierdzić, że wydatek dotyczy jego działalności. O możliwości zaliczenia wydatku w koszty przesądza billing, wskazujący, które z rozmów zakwalifikować można jako służbowe. Taki pogląd wyraziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 12 lipca 1996 r. (PO 3MD 722/190/96) i, jak widać, urzędy skwapliwie się go trzymają.

Wydaje się jednak, że stałe, kwotowe ekwiwalenty to wydatki na rzecz pracowników. Te stanowią - co do zasady - koszt uzyskania przychodu pracodawcy, bez względu na to, czy są opodatkowane, czy objęte zwolnieniem. Są one, moim zdaniem, kosztem pracowniczym podobnie jak inne wydatki: wynagrodzenia, premie, dodatki czy świadczenia rzeczowe. Jeśli nie można ich uznać za zwrot wydatków czy objęty zwolnieniem ekwiwalent, trzeba je potraktować jako formę wynagrodzenia. Korzyść pracodawcy z posługiwania się przez pracowników na potrzeby firmy telefonami czy łączami internetowymi jest tak samo oczywista, jak w sytuacji, gdy przekazuje im swoje telefony, przenośne komputery i samochody i żąda tylko zwrotu wydatków związanych z korzystaniem z nich dla celów prywatnych.