Jeśli podatnik nie dochowa należytej staranności w weryfikowaniu swoich kontrahentów, to musi się liczyć z nieprzyjemnymi konsekwencjami podatkowymi. O tej zasadzie doskonale wiedzą zwłaszcza podatnicy VAT, narażeni na ryzyko udziału w karuzelach podatkowych i innych oszukańczych schematach.

Taka staranność bywa w praktyce rozumiana przez polskie władze skarbowe skrajnie biurokratycznie i formalistycznie. W rezultacie wiele firm nie tylko dokumentuje na kilka sposobów każdą transakcję, ale też nagrywa przyjęcia towarów do magazynów, a nawet współpracuje z wywiadowniami gospodarczymi. Wszystko po to, by przekonać fiskusa o własnej uczciwości.

Granica 2 mln zł

Z wydanego 23 czerwca wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie może jednak wynikać, że jest rozsądna granica w działaniach podatnika zmierzających do udowodnienia własnej uczciwości. Wyrok dotyczył tzw. podatku u źródła, czyli odmiany podatku dochodowego. Jednak zaprezentowane w nim rozumowanie sądu może być uniwersalne: gdy przepisy wyraźnie nie wymagają od podatnika dodatkowych dokumentów ani działań dla weryfikacji kontrahenta, nie należy ich żądać.

Czytaj także: Jak odpowiednio zaprezentować księgowego i zareklamować biuro rachunkowe

Rozpatrywana sprawa dotyczyła znanego koncernu medialnego Grupy RMF. Współpracuje ona z zagranicznymi przedsiębiorstwami (m.in. z Czech i Irlandii) w sprzedaży usług reklamowych oraz badania rynku. Wypłaca im należności z tego tytułu, podlegające podatkowi u źródła. Grupa RMF jest płatnikiem tego podatku.

Jednak to nie obciążenie podatkowe jako takie było przedmiotem sporu, lecz raczej podatkowa biurokracja. Otóż w podobnych przypadkach polski płatnik powinien posiadać tzw. certyfikat rezydencji zagranicznego partnera. Są też inne obowiązki związane z dokumentowaniem rzeczywistych powiązań, w tym weryfikowanie, czy zagraniczny podmiot rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. Przepisy ustawy o CIT rozgraniczają przy tym sytuacje, w których wypłacane za granicę kwoty przekraczają 2 mln zł rocznie.

Czy jednak w sytuacjach, gdy kwoty wypłat są mniejsze niż 2 mln zł, też potrzebne jest udokumentowanie badania, czy zagraniczna firma jest rzeczywistym odbiorcą należności oraz czy prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w państwie rezydencji? Tego nie da się wprost wyczytać z przepisów. Fiskus stwierdził, że trzeba to dokumentować, bo tego wymaga podatkowa należyta staranność. Tak głosiła interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0111-KDIB1-2.4010.266.2019.2.BG.

WSA w Warszawie doszedł jednak do innego wniosku. Według ustnego uzasadnienia nie miałoby sensu rozgraniczanie wypłat do kwoty 2 mln zł i większych, gdyby warunki weryfikacji miały być takie same w obu sytuacjach. Konsekwentnie – wystarczy, że polska firma ma certyfikat rezydencji zagranicznego partnera. Nie jest potrzebne uzyskiwanie dodatkowych dokumentów świadczących o tym, że prowadzi on działalność gospodarczą.

Trzeba dbać nie tylko o dokumenty

Niestety, w większości dotychczasowego orzecznictwa, zwłaszcza w sprawach VAT, sądy rozumiały „należytą staranność" raczej jako maksymalizowanie liczby dokumentów i formalności po stronie podatnika. Na przykład w niedawnym wyroku z 23 marca 2020 r. (I FSK 83/20) Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że: „(...) niedochowanie należytej staranności skarżącego potwierdzały w szczególności braki w dokumentacji dotyczącej dostaw towarów, a także uchybienia w prowadzeniu ewidencji magazynowej". Sąd stwierdził, że nacisk należy położyć na weryfikację ich rzeczywistego funkcjonowania i możliwości logistycznych.

Nadmierna biurokracja jest od wielu lat problemem polskiego systemu podatkowego. O ile bowiem obciążenia fiskalne rodzimych firm nie są uznawane za nadmierne, o tyle gorzej jest z czasem spędzanym na formalnościach podatkowych.

Według rankingu „Paying Taxes 2020" sporządzanego przez Bank Światowy i firmę doradczą PwC polski podatnik spędza średnio 334 godziny rocznie na rozliczaniu podatków. Średnia światowa to 234 godziny. Statystyczna czeska firma poświęca na to 230 godzin, a rumuńska – tylko 163.

Sygnatura akt: III SA/Wa 2400/19

Opinia dla „rzeczpospolitej"

Barbara Filemonowicz, doradca podatkowy w kancelarii ADN Podatki

Przyjazność systemu podatkowego mierzy się nie tylko obciążeniami finansowymi, ale też dokumentacyjnymi. Im mniej czasu podatnicy spędzają na pracy z dokumentami, tym więcej mogą go poświęcić na rozwój firm. Dlatego wyrok warszawskiego sądu administracyjnego to krok w rozsądnym kierunku. Oczywiście wciąż musimy zachować i udokumentować należytą staranność, ale zmniejsza się jej zakres. Gdy ryzyko uszczuplenia należności Skarbu Państwa jest niewielkie, niecelowo jest obciążać podatników ponad miarę. Z taką właśnie sytuacją mamy do czynienia w podatku u źródła od transakcji o wartościach poniżej 2 mln zł. Oby podobne myślenie upowszechniło się zarówno wśród organów podatkowych, jak i w sądach: tam, gdzie nie ma wielkiego ryzyka naruszeń prawa podatkowego, nie należy mnożyć wymogów dokumentacyjnych, zwłaszcza jeśli nie wynikają wprost z przepisów.