Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zawiera dane o podatnikach, którzy:
- zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
- nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
- zostali przywróceni jako podatnicy VAT.
Wykaz już obowiązuje, od 1 września 2019 r., ale do końca tego roku zapłata kontrahentowi na rachunek spoza wykazu nie pociąga za sobą konsekwencji podatkowych.
Wykaz podatników VAT – jak uniknąć sankcji
Biała lista podatników VAT i split payment: podatnicy mają problemy
Do 31 grudnia 2019 r. podatnicy mają czas, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu, sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach, jak również zweryfikować aktualność swoich danych i sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie.
Korzystanie z wykazu nie jest i nie będzie obowiązkowe, lecz brak weryfikacji kontrahenta w wykazie spowoduje negatywne konsekwencje, tj.: zarzut niedochowania należytej staranności, brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.), ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).
Wykaz podatników VAT zawiera w szczególności:
- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
- numer, za pomocą którego podatnik został zidentyfikowany na potrzeby VAT, jeżeli taki numer został przyznany,
- status podatnika, który nie został zarejestrowany albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany,
- numer REGON, o ile został nadany, numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
- adres siedziby – w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną,
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania w przypadku braku adresu miejsca prowadzenia działalności ? w odniesieniu do osoby fizycznej,
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- podstawę prawną, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.
Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22.00-00:00). Informacje, czy podatnik znajduje się w wykazie można sprawdzić na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdza się podatnika.
Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.
Jak udowodnić weryfikację kontrahenta? Wystarczy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować. Także negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być zachowana w celach dowodowych.
W przypadku, gdy podatnik nie znajdzie w wykazie kontrahenta, z którym chce zawrzeć transakcję, powinien wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Dodatkowo powinien zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo lub przedmiotowo.
Warto pamiętać, że w wykazie zamieszczane są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w SKOK, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli zatem do działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (tzw. ROR), to taki rachunek nie będzie zamieszczony w wykazie.
Więcej informacji na temat wykazu można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.
