Jak zaksięgować zakup towarów handlowych i ich transport

Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) zajmuje się handlem detalicznym (materiały budowlane). 9 sierpnia 2018 r. przedsiębiorca nabył towary handlowe (cegły) od firmy X za kwotę 123 000 zł, w tym VAT 23 000 zł. Nabycie cegieł zostało udokumentowane fakturą z nr 19/08/2018 r. z 9 sierpnia 2018 r. wystawioną przez firmę X. Przedsiębiorca zlecił transport cegieł firmie transportowej, która przewiozła je w tym samym dniu za cenę 2 460 zł, w tym VAT 460 zł. Na udokumentowanie wykonanej usługi firma transportowa wystawiła 9 sierpnia 2018 r. fakturę nr 128/2018. Przedsiębiorca zapłacił za obie faktury, tj. za cegły i ich transport przelewem na rachunek bankowy. Podatek naliczony wynikający zarówno z faktury potwierdzającej nabycie cegieł, jak i usługi ich transportu zostanie odliczony w całości przez przedsiębiorcę w deklaracji VAT-7 za sierpień 2018 r. W której kolumnie prowadzonej przez przedsiębiorcę (metodą kasową) podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy ująć koszty zakupu cegieł i ich transportu? – pyta czytelniczka.

Czytaj także: Jak rozliczać wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

W kwocie bez VAT

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

- jeżeli podatnik jest zwolniony od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

- w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

Wydatek na zakup towarów – cegieł i wydatek na usługi ich transportu (udokumentowane fakturami) w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności będą dla niego kosztem uzyskania przychodów w cenie nabycia netto, tj. bez naliczonego VAT.

W dacie poniesienia

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Wydatki ponoszone na zakup cegieł, czyli towarów handlowych >patrz ramka oraz na ich transport przedsiębiorca powinien więc potrącić w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury potwierdzającej nabycie.

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Na podstawie dowodów księgowych

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymane od kontrahentów faktury potwierdzające zakup towarów handlowych (cegieł) i usługi ich transportu są zatem dla przedsiębiorcy podstawą do ujęcia poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Schemat ewidencjonowania

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu jest przeznaczona kolumna 10 księgi.

Cena zakupu oznacza cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia. W przypadku otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku ceną nabycia jest wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika (zob. § 3 pkt 2 rozporządzenia).

Zakup cegieł od firmy X udokumentowany fakturą z 9 sierpnia 2018 r. nr 19/08/ 2018 na kwotę netto 100 000 zł należy więc ująć w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z kolei zakup usług ich transportu od firmy transportowej udokumentowany fakturą z 9 sierpnia 2018 r. nr 128/2018 na kwotę netto 2 000 zł należy ująć w kolumnie 11 podatkowej księgi.

W objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów czytamy bowiem, że kolumna 11 księgi jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. W kolumnie tej jako koszty uboczne związane z zakupem należy więc ująć koszty zakupu usługi transportowej nabytych cegieł.

- Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna: art. 22 ust. 1 i 4 oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.), § 3, § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728)