Zasady dokumentacji wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową oraz ich kwalifikacji podatkowej mogą sprawiać kłopoty zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.

Wykonywanie zadań w terenie

Polskie prawo podatkowe nie definiuje terminu „podróż służbowa". Należności z tytułu podróży służbowej zostały jednak uregulowane w art. 775 kodeksu pracy. Podróżą służbową będzie zatem wyjazd zlecony pracownikowi w celu wykonywania zadań służbowych poza miejscem wskazanym w umowie jako stałe miejsce pracy oraz poza miejscowością siedziby pracodawcy. Miejsce wykonywania pracy powinno być przy tym określone w umowie o pracę.

Na podstawie dyspozycji zawartej w kodeksie pracy, minister pracy i polityki społecznej określił w drodze rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. (dalej: rozporządzenie) wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Pracodawcy spoza strefy budżetowej warunki wypłacania należności pracownikom powinni określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeżeli warunki te nie zostaną określone wewnętrznie przez pracodawcę, to stosowane są przepisy rozporządzenia.

Z tytułu podróży służbowej pracownik ma prawo do diety oraz do zwrotu kosztów transportu, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Rozliczenie w ciągu 14 dni

Zgodnie z rozporządzeniem pracownik w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej jest zobowiązany do przekazania pracodawcy rozliczenia, do którego załącza dokumenty będące dowodem poniesionych kosztów.

Nie wszystkie wydatki poniesione przez pracownika będą jednak mogły zostać zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu. Generalna zasada określona w ustawie o CIT mówi, że aby dany wydatek zaliczyć do kosztów podatkowych, musi on być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła. Ponadto, nie może znajdować się w katalogu kosztów, które z zasady nie stanowią kosztów uzyskania przychodu i są wymienione w art. 16 ustawy o CIT.

Podatnik powinien zatem posiadać dokumentację udowadniającą, że dany wyjazd cechował się charakterem służbowym, a poniesione koszty miały odpowiedni związek z przychodami spółki.

Kalkulacja diety

W celu przedstawienia kalkulacji diety przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej wymagane są przede wszystkim następujące informacje:

- nazwa miejscowości docelowej (nazwa kraju),

- liczba dni i godzin przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

Stawki diet w poszczególnych krajach oraz metody ich naliczania w zależności od tego, czy była to podróż krajowa czy zagraniczna, zostały określone w rozporządzeniu. Kodeks pracy daje możliwość przyjęcia przez pracodawcę innych stawek diet, przy czym kwota diety nie może zostać ustalona w wysokości niższej niż kwota określona dla pracownika sfery budżetowej.

Powyżej limitu

Zdarza się, że firmy decydują się na wypłacanie pracownikom diet z tytułu podróży służbowych w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, które z reguły przewyższają ustawowe limity. Nasuwa to wątpliwość odnośnie do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów nadwyżki wydatków ponad limit. Organy podatkowe skłaniają się do podejścia, że podatnikowi przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pełnej kwoty wypłaconych diet, zarówno w części objętej limitami, jak i w części je przekraczającej (por. przykładowo interpretację dyrektora KIS z 24 maja 2017 r., 0111-KDIB2-3.4010.3. 2017.2.SK).

Kilometrówka

Kwestia wydatków pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych lub wynajmowanych przez spółkę (wydatki na paliwo, opłaty za autostrady i parkingi, itd.) jest uregulowana w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT. Koszt uzyskania przychodu określa się w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r., czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT kilometrówka powinna zawierać takie dane jak:

- dane spółki,

- dane osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd-dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

- podpis pracodawcy.

Dowody księgowe

Aby poniesiony wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być prawidłowo udokumentowany.

1. Ustawa o CIT mówi, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Z kolei ordynacja podatkowa jako dowód dopuszcza wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

3. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość,

- datę dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu.

4. Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako podstawowe dokumenty księgowe wskazuje faktury oraz rachunki, ale dopuszcza również inne dowody stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, jeśli zawierają co najmniej elementy wskazane w ustawie o rachunkowości.

Przepisy nie dają jasnego obrazu prawidłowo udokumentowanego wydatku. Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura i rachunek wystawione na podatnika. Pojawia się jednak pytanie, co z pozostałymi dokumentami, które pracownicy często zamieszczają w swoich rozliczeniach z podróży służbowych. Poniżej znajduje się analiza najczęściej spotykanych przypadków.

Paragony

Z interpretacji podatkowych wynika, że posiadanie paragonu może nie być wystarczającym dowodem pozwalającym na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 2 maja 2016 r. (IBPB-1-2/4510-106/16/KP) stwierdził, że jeżeli wydatki są udokumentowane paragonami, na których nie jest wskazany nabywca towaru lub usługi, to podatnik nie będzie w stanie wykazać, że to on poniósł wydatek, że to z jego działalnością gospodarczą jest związany oraz, że wydatek ten nie stanowi osobistych wydatków pracowników lub innych osób fizycznych. Są też jednak interpretacje korzystne dla podatników, m.in. z 5 grudnia 2013 r. (IPPB3/423-755/13-2/GJ), w której dyrektor IS w Warszawie potwierdził, że paragony fiskalne uzupełnione o dodatkowe dane, tj. opis celu poniesionego wydatku i dane spółki, spełniają wymogi dowodu księgowego, a więc dokumentowane przez nie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Uzupełnienie brakujących danych może mieć formę bezpośredniego opisu, ostemplowania paragonu lub dodatkowego oświadczenia pracownika. W interpretacji tej wnioskodawca zauważył, że czasem uzyskanie odpowiedniej faktury lub rachunku w podróży służbowej może okazać się niemożliwe, szczególnie w przypadku usług taxi, w związku z ograniczonymi możliwościami czasowo-organizacyjnymi, zwłaszcza w przypadku podróży służbowych zagranicznych, gdzie nie obowiązują polskie przepisy prawa podatkowego i określony przez polskie przepisy sposób dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Paragony fiskalne za usługi taxi poprzez odpowiedni opis paragonu (przyczyna poniesienia kosztu, trasa i cel podróży) i poprzez to, że wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej określonej podróży służbowej, wskazują na związek między poniesionym wydatkiem a poleceniem pracownikowi wykonywania określonych zadań mających wpływ na osiąganie przez spółkę przychodów.

Faktura wystawiona na osobę zatrudnioną

Z perspektywy podatkowej kontrowersje budzi także sytuacja, kiedy faktura została wystawiona na pracownika zamiast na spółkę. W interpretacji z 18 lipca 2014 r. (DD10/033/16/MZO/14/RD-4007) minister finansów potwierdził, że faktury lub rachunki wystawione na pracowników są dla celów podatkowych wystarczającym sposobem udokumentowania faktu poniesienia wydatku. Warunkiem jest, żeby były wystarczającym dowodem księgowym według ustawy o rachunkowości, a koszty które dokumentują, zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Istotne będą zatem w tym przypadku dodatkowe dowody, takie jak odpowiedni opis faktury przez pracownika zawierający opis celu poniesionego wydatku oraz oświadczenie pracownika, że nie ma możliwości uzyskania faktury wystawionej na spółkę.

Bilety

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur bilety jednorazowe z tytułu przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, są fakturami. Oznacza to, że są wystarczającymi dokumentami, aby odliczyć VAT i rozliczyć koszty podatkowe. Aby bilet można było potraktować jako fakturę, musi on jednak zawierać następujące informacje:

- numer i datę wystawienia,

- nazwę podatnika,

- numer identyfikacji podatkowej,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

- kwotę podatku,

- kwotę należności ogółem.

Kiedy wystarczy pisemne oświadczenie

Zdarza się, że pracownik w podróży służbowej poniósł wydatek, ale z różnych przyczyn (zgubienie, zniszczenie, brak możliwości otrzymania odpowiedniego dowodu) nie jest w stanie przedłożyć pracodawcy dokumentu. W takim przypadku rozporządzenie daje pracownikowi prawo złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, w tym z interpretacją dyrektora IS w Katowicach z 8 grudnia 2015 r. (IBPB-1-2/4510-641/15/BD), wydatek udokumentowany oświadczeniem pracownika może być kosztem uzyskania przychodu w wyjątkowych, incydentalnych sytuacjach, gdy:

- z obiektywnie ocenionego całokształtu sprawy wynika brak możliwości posiadania prawidłowego dokumentu (faktury lub jej duplikatu),

- pracownik dochował należytej staranności, aby nie zgubić dokumentu,

- poniesiony wydatek ma związek z przychodem spółki.

Oświadczenie musi przy tym zawierać informacje o wydatku, jego celu i przyczynach braku odpowiedniej dokumentacji oraz podpis pracownika. Jako dowód potwierdzający poniesiony koszt przydadzą się na pewno dodatkowe dokumenty, np. wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający zapłatę czy dokumentacja świadcząca o fakcie odbycia podróży służbowej.

—Patrycja Pleskot jest konsultantem w dziale prawnopodatkowym PwC

—Tomasz Bzymek jest młodszym menedżerem w dziale prawnopodatkowym PwC

podstawa prawna: art. 15 ust 1 i art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 2343 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167)

podstawa prawna: art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 108 ze zm.)

masz pytanie, wyślij e-mail: tygodnikpodatki@rp.pl

Wyjazd służbowy odbywa się na polecenie pracodawcy

Podróż służbowa pracownika jest wyjazdem zleconym przez pracodawcę. Forma takiego zlecenia nie została jednak określona w regulacjach prawnych. Brak zastrzeżenia formy pisemnej oznacza, że polecenie może zostać wydane także w formie ustnej. Dokument polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej służy jednak jako dowód odbycia podróży i kosztów z nią związanych, a zatem jest przydatny dla celów dowodowych.

W praktyce przyjmuje się, że polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać następujące informacje:

- dane pracownika,

- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,

- termin wyjazdu,

- cel wyjazdu,

- określenie środka transportu,

- informację, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży,

- podpis osoby upoważnionej.

Co musi zawierać rozliczenie wydatków

Rozliczenie wydatków podróży służbowej jest to dokument wymagany od pracownika w celu zwrotu wydatków z tytułu wyjazdu. Jest ono jednocześnie dowodem dla celów podatkowych.

Rozliczenie wydatków podróży służbowej powinno zawierać co najmniej:

- nazwę spółki,

- imię i nazwisko pracownika,

- numer rozliczenia,

- datę rozliczenia,

- zestawienie poniesionych wydatków,

- odpowiednią dokumentację wydatków wykazanych w zestawieniu,

- podpis pracownika oraz osoby upoważnionej do akceptacji rozliczenia.