- Klauzula waloryzacyjna z art. 436 pkt 4 lit. b) prawa zamówień publicznych – cel i znaczenie
- Zmiany dotyczące minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej stanowią istotne wyzwanie dla wykonawców zamówień publicznych, prowadząc do wzrostu kosztów. Zmiany te mogą negatywnie wpłynąć na rentowność umów, a w skrajnym przypadku również zdolność do należytego i terminowego wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Co nierzadko kończy się odstąpieniem i przynajmniej czasowymi turbulencjami dla obywateli.
- W celu ochrony wykonawców przed rosnącymi kosztami realizacji umów w wyniku decyzji strony publicznej oraz zachowania równowagi kontraktowej między zamawiającym a wykonawcą, przy umowach zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, ustawodawca na mocy art. 436 pkt 4 lit. b) PZP wprowadził obowiązek określenia w umowie zasad zmiany wynagrodzenia na wypadek zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę tj. obowiązek zawarcia w umowie w sprawie zamówienia publicznego klauzuli waloryzacyjnej, gdy zmiana minimalnego wynagrodzenia ma wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
- Wprowadzenie obowiązku zawarcia klauzul waloryzacyjnych w umowach w sprawie zamówień publicznych jest istotnym mechanizmem z perspektywy wszystkich z następujących względów.
- Po pierwsze, mechanizm waloryzacji wynagrodzenia przyczynia się do obniżenia kosztów realizacji zamówień publicznych, eliminując konieczność uwzględniania przez oferentów nadmiernych rezerw na tylko potencjalny wzrost kosztów, wynikający ze zmian minimalnego wynagrodzenia za pracę w kolejnych latach wykonywania umowy. Dzięki temu, oferenci mogą składać korzystniejsze oferty, co w rezultacie prowadzi do optymalizacji wydatków po stronie zamawiającego i ograniczenia obciążeń finansowych ponoszonych przez podatników.
- Po drugie, mechanizm waloryzacji wynagrodzenia zwiększa prawdopodobieństwo ciągłości wykonania umów w sprawie zamówień publicznych, ograniczając ryzyko odstąpienia przez wykonawcę z powodu wzrostu kosztów realizacji związanych ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia, których wykonawca bez sprawnej modyfikacji warunków finansowych nie byłby w stanie ponieść. Zapobiega to sytuacjom, w których zaniechanie realizacji zamówienia publicznego prowadzi do naruszenia ciągłości świadczenia usług o niebagatelnym znaczeniu dla interesu publicznego, takich jak zapewnienie wyżywienia w szpitalach czy zapewnienie kontroli osób i bagażu na lotniskach. W konsekwencji, waloryzacja stanowi instrument zapewniający stabilność realizacji umów w ramach zamówień publicznych oraz ochronę interesu zamawiającego, a także obywateli korzystających z infrastruktury i usług pożytku publicznego.
- Po trzecie, mechanizm waloryzacji wynagrodzenia zwiększa konkurencyjność, gdyż umożliwia udział w zamówieniach publicznych polskim małym i mikroprzedsiębiorcom, którzy zazwyczaj nie dysponują wystarczającym kapitałem, aby najpierw wyłożyć podwyższone koszty realizacji umowy związane ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę, a następnie kilka lat dochodzić waloryzacji wynagrodzenia na drodze sądowej.
- Obowiązek wprowadzenia waloryzacji wynagrodzenia, przewidziany w art. 436 pkt 4 lit. b) PZP, należy ocenić jako korzystny zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców, a także dla odbiorców usług publicznych – obywateli.
- Zakres waloryzacji wynagrodzenia na podstawie art. 436 pkt 4 lit. b) prawa zamówień publicznych
- Art. 436 pkt 4 lit. b) PZP umożliwia waloryzację wynagrodzenia należnego wykonawcy odpowiednio do wzrostu kosztów realizacji zamówienia, spowodowanego wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę. Niedopuszczalne jest formułowanie lub interpretowanie klauzul waloryzacyjnych wynikających z art. 436 PZP poprzez ograniczenie waloryzacji wynagrodzenia należnego wykonawcy wyłącznie do kosztu przypisanego do realizacji przez pracowników z wynagrodzeniami minimalnymi czy też tylko do określonej kategorii kosztów. Takie działanie byłoby bowiem niezgodne z wolą ustawodawcy i bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Analizy ekonomiczne i dane Głównego Urzędu Statystycznego wskazują silną korelację zmiany pensji minimalnej oraz średniej. Istnieje więc zależność z obszaru nauk ekonomicznych, której istnienie osoby z innych obszarów (np. HR, prawnicy) muszą zaakceptować. Wzrost płacy minimalnej skutkuje zwiększeniem nie tylko bezpośrednich kosztów osobowych, ale także pośrednich. Wzrost wynagrodzeń w jednym obszarze (np. minimalnego wynagrodzenia) generuje bowiem presję na wzrost płac w innych grupach pracowniczych, aby zachować wewnętrzną spójność struktur płacowych w konkretnym przedsiębiorstwie. Zatem waloryzacja wynagrodzenia powinna obejmować wszystkie koszty wykonania zamówienia, w tym zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie.
- Waloryzacja kosztów pośrednich w ramach umowy w sprawie zamówienia publicznego ma na celu uniknięcie niekorzystnych skutków związanych ze wzrostem płacy minimalnej. Stąd też zawężenie waloryzacji wyłącznie do kosztów ponoszonych w ramach umów z pensją minimalną mogłoby prowadzić do zmniejszenia motywacji wykonawców do rzetelnego wykonywania umowy, zwłaszcza gdy koszty pośrednie, takie jak wynagrodzenia pracowników administracyjnych, technicznych czy zarządzających, stanowią znaczną część całości kosztów związanych z realizacją zamówienia. Przemawia to za uwzględnieniem kosztów pośrednich przy dokonywaniu waloryzacji wynagrodzenia w trybie art. 436 pkt 4 lit. b) prawa zamówień publicznych.
- Sposoby kalkulacji waloryzacji wynagrodzenia w trybie art. 436 pkt 4 lit. b) prawa zamówień publicznych
- Trudno znaleźć sprawiedliwe uzasadnienie dla szerokiego akceptowania istnienia kosztów pośrednich w jednych branżach oraz jednoczesne negowanie ich istnienia przez zamawiających publicznych z innych branż. Jeżeli na budowie urzędu gminy za 4 mln zł wykonawca najczęściej ma wprost w umowie zapisaną procedurę powiększania kosztów bezpośrednich robót dodatkowych za 30 000 zł o narzut kosztów pośrednich, to dlaczego w procesie waloryzacji z art. 436 PZP odmawiamy zaakceptowania istnienia kadry kilkuset pracowników średniego szczebla, którzy dbają o np. logistykę, jakość, finanse i reklamacje przy realizacji umowy na sprzątanie 15 obiektów zamawiającego publicznego?
- W praktyce funkcjonuje kilka metod kalkulacji waloryzacji wynagrodzenia, które można by zastosować po zmianie pensji minimalnej.
- Wpływ na koszty bezpośrednie można skalkulować następująco. W odniesieniu do wynagrodzeń osób otrzymujących dotychczas wynagrodzenia niższe lub równe nowej wysokości wynagrodzenia minimalnego, wyliczenie następuje przez przemnożenie dotychczasowego kosztu wynagrodzeń przez wskaźnik wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Z kolei, w odniesieniu do wynagrodzeń osób otrzymujących dotychczas wynagrodzenia wyższe od nowej wysokości wynagrodzenia minimalnego, wyliczenie dokonuje się przez przemnożenie dotychczasowego kosztu wynagrodzeń przez wskaźnik wzrostu przeciętnego wynagrodzenia w danej branży za poprzedni rok, publikowany przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub w przypadku braku wskaźnika branżowego, przez ogólny wskaźnik wzrostu przeciętnego wynagrodzenia.
- Kolejnym etapem jest kalkulacja kosztów pośrednich przy wykorzystaniu jednej z trzech metod.
- W przypadku pierwszej metody, kalkulacja kosztów pośrednich opiera się na zastosowaniu danych statystycznych, które pokazują relacje między kosztami bezpośrednimi a pośrednimi, występującymi powszechnie w danej branży. Wyliczenie tej wartości następuje poprzez uśrednienie danych pochodzących ze sprawozdań finansowych podmiotów z analogicznej branży, dostępnych w Krajowym Rejestrze Sądowym. W ten sposób powstaje uśredniony wskaźnik udziału kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich lub uśredniony wskaźnik udziału kosztów pośrednich w kosztach ogółem występujących u wykonawców z danej branży. Ten krok pozwala nam ustalić, za pomocą wskaźnika (współczynnika), wartość kosztów pośrednich w koszcie realizacji zamówienia.
- Następnie należy wybrać metodologię kalkulacji wartości waloryzacji ww. kwoty kosztów pośrednich, wydzielonej z wykorzystaniem wspomnianego wskaźnika. W tym przypadku można zastosować procentową zmianę średniego wynagrodzenia brutto w przedsiębiorstwach z danego sektora, opublikowaną przez Główny Urząd Statystyczny za poprzedni rok.
- W przypadku drugiej metody, wskaźnik udziału bralibyśmy z danych rzeczywistych danego wykonawcy z kwartału poprzedniego przed złożeniem oferty (z pomocą przyjdą nam np. raporty zarządcze konkretnego wykonawcy, za kwartał poprzedzający złożenie oferty). Ustalona na tej podstawie wartość kosztów pośrednich powinna być następnie waloryzowana jak w metodzie pierwszej.
- Metoda trzecia różni się od drugiej zastosowaniem wskaźnika faktycznie użytego w trakcie przygotowywania oferty przez wykonawcę.
- Każda z metod ma swoje zalety. Pierwsza stosuje wartości uniwersalne dla branży. Druga odnosi się do danych rzeczywistych danego wykonawcy. Trzecia jest najbliższa celowi klauzul waloryzacyjnych, bo zmierza do zachowania stosunków z etapu składania oferty w najbardziej zbliżony sposób.
- Problemy praktyczne z waloryzacją – wyzwania przed akademią zakupów publicznych
- W trakcie debaty 24 marca 2025 roku przedstawicielki UZP przedstawiły bardzo budujące założenia i cele rozpoczynającej się Akademii Zakupów Publicznych. Dlatego warto podsumować kilka kwestii, które ta inicjatywa powinna zaadresować.
- Pierwszym problemem jest ograniczanie waloryzacji wynagrodzenia należnego wykonawcy przez zamawiającego do kosztów bezpośrednich, co opisano powyżej.
- Drugim problemem jest odwlekanie przez zamawiającego obowiązku zawarcia aneksu w przedmiocie waloryzacji wynagrodzenia, pomimo wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej. Uchylanie się od tego obowiązku wywołuje negatywne skutki finansowe dla wykonawcy.
- Po pierwsze, wykonawca do momentu zawarcia aneksu, jest zmuszony do samodzielnego ponoszenia zwiększonych kosztów.
- Po drugie, często wykonawca zmuszony jest do pozyskania zewnętrznego finansowania na kontynuację realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, ponosząc tego koszty, z uwagi na to, że otrzymywane wynagrodzenie nie wystarcza na pokrycie wydatków związanych z dalszym wykonywaniem umowy.
- Po trzecie, wobec tego, że z klauzul, które powinny być w zasadzie wzorem matematycznym, robi się skomplikowane postanowienia prawne, wykonawcy muszą angażować środki w uzyskanie należnej waloryzacji (niezależnie od tego, czy są to dodatkowe godziny kadry prowadzącej projekt, czy prawników zewnętrznych).
- Ostatnim, ale nie mniej istotnym, problemem w procesie waloryzacji wynagrodzenia jest szczegółowość dokumentów oczekiwanych przez zamawiających, gdy już nawet przekonają się do waloryzacji kosztów pośrednich. Powyżej opisano transparentne metody wyliczania wskaźnika udziału kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich, dlatego że obiektywnie nie istnieją dokumenty pozwalające na wykazanie, ile godzin fakturzystka lub dyrektorka pionu merytorycznego poświęca na obsługę danej umowy z zamówienia publicznego. Zamawiający zaś czasem zdają się oczekiwać dowodu w postaci maila przychodzącego od dyrektora kontraktu oraz maila fakturzystki potwierdzającego godzinę wysłania gotowej faktury. Ta fala oczekiwań rozlewa się na wszystkie obszary kosztów ponoszonych w ramach kosztów pośrednich.
PRO.RP.PL tylko za 39 zł!
Przygotuj się na najważniejsze zmiany prawne w 2025 r. Wszystko o składce zdrowotnej, wprowadzeniu kasowego PIT i procedury SME. Raporty biznesowe, analizy ekonomiczne, webinary oraz użyteczne kalendarium.
