Jak zapewnić zgodność zamówienia z rzeczywistymi potrzebami

Obowiązek dokonania analizy potrzeb i wymagań uregulowano w art. 83 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Analiza potrzeb i wymagań w procesie zamówień publicznych to podstawowy element skutecznej realizacji zamówienia. Właściwe przeprowadzenie tego etapu zapewnia zgodność zamówienia z rzeczywistymi potrzebami zamawiającego, optymalizację kosztów oraz przestrzeganie przepisów prawa. Dzięki profesjonalnej analizie możliwe jest uniknięcie błędnych decyzji, zapewnienie przejrzystości procesu udzielenia zamówienia publicznego oraz zwiększenie efektywności wykorzystania środków publicznych. Właściwe zrozumienie potrzeb i wymagań, połączone z odpowiednią dokumentacją oraz konsultacjami rynkowymi pozwala na stworzenie fundamentów dla przeprowadzenia efektywnego procesu zamówienia publicznego. Podkreślenia wymaga również fakt, że analiza potrzeb i wymagań pozwala Zamawiającemu na właściwe zidentyfikowanie potrzeby, która ma być zaspokojona poprzez dokonany zakup. Bardzo często zamawiający utożsamiają przedmiot zamówienia rozumiany jako zaspokojenie potrzeby zamawiającego (np. potrzeby zapewnienia możliwości komunikacji, realizacji działań promocyjnych, zapewnienia właściwych warunków pracy zatrudnionym pracownikom, zapewnienia bezpieczeństwa) z przedmiotem zakupu (program informatyczny/komunikator, materiały promocyjne, usługi utrzymania czystości, usługi ochrony). Samo zrozumienie różnicy pomiędzy przedmiotem zamówienia rozumianym jako zaspokojenie realnej potrzeby zamawiającego, a rezultatem zakupu leży u podstaw zrozumienia celu analizy potrzeb i wymagań samego zamówienia publicznego. Celem zamówienia publicznego jest de facto zaspokojenie potrzeby zamawiającego, sam zaś efekt w postaci materialnego przedmiotu, usługi lub roboty budowlanej jest tylko emanacją sposobu zaspokojenia tej potrzeby.