Należności pracownika z tytułu podróży służbowych przyznane w wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167; dalej: rozporządzenie) są zwolnione z opodatkowania i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Należności te stanowią rekompensatę zwiększonych kosztów wynikających z pracy poza stałym miejscem pracy i w związku z tym nie są elementem wynagrodzenia.

Aby uniknąć skutecznego zakwestionowania przez organy podatkowe i ZUS rozliczenia zwrotu kosztów podróży służbowych, pracodawca musi każdorazowo prawidłowo zakwalifikować wyjazd pracownika jako podróż służbową. W praktyce często sprawia to pracodawcom trudności.

Podróż pracownika jest podróżą służbową, gdy łącznie spełnione są trzy warunki:

1) jest to wyjazd na polecenie pracodawcy

2) poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy

3) w celu wykonywania zadania służbowego.

Brak którejkolwiek z tych cech wyklucza zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej.

Podstawą odbycia i rozliczenia podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego, w którym pracodawca wskazuje w szczególności miejsce docelowe oraz termin podróży i konkretne zadanie, które ma zostać wykonane w ramach podróży służbowej.

Przykład

Jeśli pracodawca wspólnie z pracownikiem ustali, że pracownik przez określony czas będzie pracował w innej miejscowości, to taki wyjazd nie będzie podróżą służbową, gdyż delegowanie nie zostaje narzucone pracownikowi w drodze jednostronnego polecenia zobowiązującego go do odbycia podróży. Delegowanie jest wynikiem ustaleń pracownika i pracodawcy i wiąże się z czasową zmianą stałego miejsca świadczenia pracy.

Aby wyjazd był podróżą służbową, musi być wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy.

Przykład

Wykonanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy w innej dzielnicy miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy i w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, nie będzie podróżą służbową, nawet jeśli taki wyjazd będzie trwał całą dniówkę.

Stałe miejsce pracy zasadniczo powinno odpowiadać miejscu wykonywania pracy obowiązkowo wskazywanym w angażu. Miejsce pracy może zostać wskazane na trzy sposoby. Po pierwsze - jako stały punkt (miejscowość lub konkretny adres), który jest stałym miejscem pracy. Innym sposobem jest określenie miejsca pracy jako pewnego obszaru geograficznego, na przykład gmina, województwo, region. Istotne jest przy tym, aby sposób oznaczenia miejsca pracy był uzasadniony specyfiką pracy pracownika i obszar odpowiadał rzeczywistemu terenowi, po którym pracownik stale porusza się w zwykłej, umówionej pracy. Tak wskazany obszar będzie stałym miejscem pracy pracownika mobilnego. Trzecim sposobem określenia miejsca pracy jest wskazanie ruchomego miejsca pracy. Umowa może zatem określać obszar, w granicach którego pracodawca będzie każdorazowo wyznaczał pracownikowi zmienne miejsce pracy, które na czas świadczenia pracy będzie stałym miejscem pracy. Taki sposób skonkretyzowania miejsca pracy musi być uzasadniony nie tylko specyfiką pracy pracownika, ale także rodzajem działalności pracodawcy. Wskazywanie zmiennego miejsca pracy jest częstą praktyką w przypadku pracowników budowlanych, których miejscem pracy jest konkretna inwestycja realizowana przez pracodawcę na określonym obszarze.

Przykład

Angaż wskazuje jako miejsce pracy pracownika budowlanego miejscowość na terenie Polski, w której pracodawca prowadzi budowę. Stałym miejscem pracy pracownika będzie wówczas konkretna miejscowość, w której pracodawca każdorazowo realizuje budowę, a pracownik na podstawie skierowania pracodawcy przez dłuższy czas systematycznie wykonuje umówioną pracę. Dla takiego pracownika podróżą służbową będzie każdy wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której prowadzona jest budowa, w celu wykonania zadania służbowego - np. załatwienia formalności związanych z budową.

Zadanie realizowane przez pracownika w trakcie podróży służbowej nie jest tożsame ze stałym wykonywaniem pracy, a zatem rodzajem pracy wynikającym z charakteru zatrudnienia. Podróż służbowa ma bowiem charakter incydentalny, jest zjawiskiem wyjątkowym i nadzwyczajnym. W ramach powierzonego zadania służbowego pracownik nie wykonuje standardowych czynności, które wykonuje na co dzień, ale konkretne nietypowe zadanie.

Przykład

Angaż przedstawiciela handlowego jako miejsce pracy wskazuje Warszawę. Faktycznie jednak pracownik stale podróżuje i wykonuje pracę na obszarze Mazowsza. W takim przypadku podróże pracownika na terenie Mazowsza nie są podróżami służbowymi, ponieważ w trakcie tych wyjazdów wykonuje on zwykłą umówioną pracę, a nie incydentalne zadanie służbowe. Jeżeli natomiast przedstawiciel handlowy, którego angaż jako miejsce pracy określa województwo mazowieckie, wyjeżdża na polecenie pracodawcy na targi do Poznania, to taki wyjazd będzie podróżą służbową. Udział w targach różni się bowiem od typowych obowiązków pracowniczych przedstawiciela handlowego i jest dla niego zadaniem nadzwyczajnym i incydentalnym.

- Jak traktować wyjazd pracownika na kilkudniowe szkolenie? Czy trzeba rozliczać delegację? Czy pracownikowi należy wypłacić diety?

Wyjazdy szkoleniowe odbywane przez pracownika w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych trzeba odróżnić od podróży służbowych. Takie wyjazdy nie są odbywane na polecenie pracodawcy, lecz z jego inicjatywy bądź za jego zgodą. Cele wyjazdu szkoleniowego i podróży służbowej także są różne. Podczas wyjazdu szkoleniowego pracownik nie wykonuje zadania służbowego wskazanego przez pracodawcę, lecz podnosi swoje kwalifikacje zawodowe, a więc zdobywa i uzupełnia wiedzę i umiejętności. Pracodawca nie musi zwracać pracownikowi jakichkolwiek kosztów z tytułu wyjazdu szkoleniowego. Na podstawie przepisów kodeksu pracy w przypadku szkolenia odbywanego z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy pracodawca jest zobowiązany wyłącznie udzielić pracownikowi płatnego urlopu szkoleniowego oraz zwolnić go z całości lub części dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny na punktualne przybycie na obowiązkowe zajęcia oraz pozostanie na nich na czas ich trwania. Jednak pracodawca może dobrowolnie przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć koszty szkolenia, podróży i noclegów, a także przyznać pracownikowi ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jeśli pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do kontynuowania zatrudnienia po ukończeniu szkolenia, to musi zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę lojalnościową, która określi dodatkowe świadczenia przysługujące pracownikowi w związku podnoszeniem kwalifikacji, jak również okres, przez który pracownik nie będzie mógł z własnej inicjatywy rozwiązać umowy o pracę pod rygorem zwrotu części kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Dodatkowe świadczenia przyznane pracownikowi w związku z wyjazdem szkoleniowym odbywanym w celu podnoszenia kwalifikacji z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy, podobnie jak należności z tytułu podróży służbowych, są nieopodatkowane i nieozusowane.

- Czy z punktu widzenia prawa podatkowego zakwalifikowanie danej podróży jako podróży służbowej bądź nie ma znaczenie?

Tak. Prawidłowa kwalifikacja danego wyjazdu ma znaczenie dla określenia czy świadczenia otrzymywane od pracodawcy/zleceniodawcy będą korzystały ze zwolnienia, a jeśli tak, to w jakiej wysokości. Należy być szczególnie uważnym przy wyjazdach zagranicznych, aby nie pomylić wyjazdu zagranicznego z czasowym przebywaniem za granicą. Obie kategorie są do siebie podobne, ale z punktu widzenia prawa podatkowego przychody osiągane w ich trakcie podlegają różnym zwolnieniom. Dla podróży służbowych będzie miał zastosowanie przepis ustawy o PIT wprowadzający szerokie zwolnienie z podatku dochodowego dla diet i innych należności za czas podróży służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT). Natomiast w przypadku czasowego przebywania za granicą zastosowanie znajdzie inny przepis tej ustawy. W drugiej sytuacji, wolna od podatku jest część przychodów osób (rezydentów podatkowych Polski) przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody m.in. ze stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w rozporządzeniu.

- Czym różni się podróż służbowa od czasowego przebywania za granicą?

Rozumienie wyrażenia „przebywający czasowo za granicą" było przedmiotem orzecznictwa sądów. Zgodnie z przyjętą w orzecznictwie definicją można uznać, że pobytem czasowym jest zamieszkiwanie – bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego – w innej miejscowości pod oznaczonym adresem. Podstawową różnicą między wskazanymi w pytaniu pojęciami jest to, że w przypadku czasowego przebywania osoby za granicą nie mamy do czynienia z poleceniem odbycia podróży służbowej poza miejsce pracy, lecz z porozumieniem pracownika i pracodawcy w zakresie ustalenia, że pracownik czasowo będzie wykonywał pracę w innym miejscu niż dotychczasowe.

- Czy istnieją jakieś różnice w zakresie opodatkowania świadczeń otrzymywanych w związku z wyjazdem służbowym pomiędzy pracownikiem a osobą zatrudnioną na podstawie innej umowy, np. umowy zlecenie?

Tak. Podstawowym przepisem regulującym tę kwestię jest art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od tego podatku są diety i inne należności za czas

- podróży służbowej pracownika, oraz

- podróży osoby niebędącej pracownikiem,

– do wysokości określonej w rozporządzeniu.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że zakres zwolnienia jest taki sam, jednak w przypadku pracowników ustawodawca posługuje się pojęciem podróży służbowej, natomiast w przypadku osób niebędących pracownikami ustawodawca mówi jedynie o podróży. Ma to wymierne konsekwencje, ponieważ drugie z wymienionych pojęć ma dużo szersze znaczenie. O ile w przypadku pracowników zwolnienie znajdzie zastosowanie jedynie do podróży służbowej, czyli w uproszczeniu do wyjazdów poza miejsce świadczenia pracy określone w umowie o pracę, o tyle w przypadku osób niebędących pracownikami zwolnienie dotyczy świadczeń otrzymywanych w związku z szeroko rozumianą podróżą, czyli również z wyjazdem w granicach miejsca świadczenia usług, jeżeli miejsce to jest oznaczone przez określenie danego miasta bądź obszaru geograficznego.

- Jakie świadczenia otrzymywane przez pracownika od pracodawcy korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego?

Ustawa o PIT nie zawiera zamkniętego katalogu świadczeń korzystających ze zwolnienia. Przepis wskazuje jedynie, że są to diety i inne świadczenia. Natomiast rozporządzenie precyzuje co wchodzi w skład świadczeń. Poza dietami jest to zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na podstawie ostatniej przesłanki pracodawca może przyznać pracownikowi zwrot każdego wydatku, jeżeli tylko miał on związek z podróżą służbową.

- Agnieszka Nowak-Błaszczak, Bartłomiej Sikora