Strony i mediator dobrowolnie wybierają miejsce i terminy spotkań oraz decydują o czasie trwania mediacji. Jeżeli to sąd do niej kieruje, co do zasady nie może ona trwać dłużej niż trzy miesiące.
Po otrzymaniu informacji o wszczęciu mediacji mediator musi niezwłocznie skontaktować się ze stronami, aby ustalić miejsce i termin spotkania. Co istotne, kierując sprawę do mediacji, sąd przekazuje mediatorowi dane stron i ich pełnomocników (w tym numery telefonów i adresy poczty elektronicznej), co umożliwia szybkie nawiązanie kontaktu.