Niezależnie od tego, jakie sposoby kontroli i jaki tryb nadzoru nad poczynaniami etatowców zostanie przyjęty w zakładzie, należy je opracować tak, aby nie narazić się na zarzut łamania prawa – i to nie tylko pracy, ale i prawa cywilnego. Rozwijająca się technika z dnia na dzień zwiększa możliwość inwigilowania poczynań zatrudnionych za pomocą różnego typu urządzeń monitorujących. Dotyczy to nie tylko monitoringu wizyjnego, ale także podsłuchów czy kontroli poczty elektronicznej.
Godność pod ochroną
Nie oznacza to jednak, że wszystkie takie poczynania są legalne. Stosując tego typu systemy nadzorcze, należy szczególnie uważać, żeby przy okazji sprawdzania, czy podwładny rzetelnie wykonuje swoje obowiązki, nie naruszyć jego dóbr osobistych. Kodeks pracy nakłada bowiem na pracodawcę wprost obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych zatrudnionych osób, co wynika z art. 111 k.p. Pracownik ma natomiast obowiązek wykonywać pracę sumiennie oraz starannie i te okoliczności podlegają kontroli. Rozszerzając zakres kontroli ponad dozwolone ramy, można naruszyć nie tylko normy prawa cywilnego, ale w skrajnych przypadkach nawet przepisy prawa karnego. Jeszcze innym zagrożeniem są naruszenia w zakresie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę.
W większości firm istnieją już wypracowane systemy kontroli, choć często przybiera ona formę na tyle niezorganizowaną, że trudno to nazwać systemem kontroli. Czasem są to zarządzenia kierownictwa pracodawcy, czasem po prostu polecenia wydawane przez różnego szczebla kierowników. Najlepiej, gdy wszystkie kwestie dotyczące nadzoru nad etatowcami są zebrane w całość i opracowane w jednym akcie. Najbardziej pożądane jest uregulowanie uprawnień nadzorczych pracodawcy wobec etatowców w regulaminie pracy, ponieważ to w nim powinny zostać określone zasady przestrzegania dyscypliny pracy i sposobu nadzoru nad zatrudnionymi.
Formalne umocowanie
Brak takich regulacji w większych firmach – szczególnie tam, gdzie struktura organizacyjna jest zagmatwana bądź kompetencje przełożonych poszczególnych szczebli nakładają się na siebie – może powodować częste konflikty i spory kompetencyjne. Jeśli zaś wyraźnie określimy w regulaminie pracy, co, jak i kogo ma prawo kontrolować przełożony danego szczebla, to spory na tym tle zostaną ucięte w zarodku.
Pożądane jest, aby regulamin określał nie tylko kompetencje nadzorcze i kontrolne, ale także nadawał kontrolującym uprawnienia do wymuszania na podwładnych usunięcia nieprawidłowości wykrytych w czasie nadzoru. Z reguły wystarczające jest określenie prawa wydawania wiążących poleceń mających na celu usunięcie stwierdzonych uchybień. Powstaje pytanie, czy tego typu polecenia zawsze musi wydawać osoba z kierownictwa firmy lub – mówiąc szerzej – osoba wykonująca czynności z zakresu prawa pracy. Odpowiedź na nie jest negatywna, ponieważ polecenia mające na celu wypełnienie prawidłowego toku pracy w imieniu pracodawcy mogą wydawać bezpośredni przełożeni pracowników danego szczebla.
Przykład
Zakres kompetencji
Brygadzista, kontrolując podległych sobie pracowników, wykrył, że notorycznie nie stosują się do zakazu palenia. Może on wydać nakaz usunięcia tego uchybienia bez potrzeby angażowania w to dyrektora czy prezesa spółki.
Szybki przekaz
Czasami wyniki nadzoru prowadzonego przez przełożonych niższego szczebla pozwalają wykryć cięższe przewinienia, które upoważniają pracodawcę do zastosowania sankcji dyscyplinarnych wobec pracownika, z rozwiązaniem umowy o pracę z winy pracownika w trybie dyscyplinarnym włącznie. Wewnętrzne przepisy powinny przewidywać w takiej sytuacji obowiązek niezwłocznego zgłoszenia wykrycia uchybienia zatrudnionego osobie uprawnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy. Jest to pożądane chociażby ze względu na konieczność zachowania terminów z art. 52 § 2 k.p.
Bieżąca kontrola bez zapisów
W praktyce nie każdy pracodawca jest na tyle zapobiegliwy, aby ująć nadzór nad etatowcami w ramy organizacyjne. Nie oznacza to jednak, że nie sprawuje wówczas kontroli. Na zasadach ogólnego podporządkowania pracownika pracodawcy bieżącą kontrolę prawidłowości wykonywania obowiązków i przestrzegania dyscypliny pracy sprawują bowiem bezpośredni przełożeni (brygadziści, mistrzowie, dyrektorzy itp.).
