- Czy wypowiedzenie umowy o pracę pracodawca może wysłać e-mailem? – pyta czytelnik.

Tak, ale musi przy tym spełnić kilka warunków.

Wypowiedzenie umowy o pracę najczęściej wręcza się pracownikowi osobiście lub wysyła pocztą. Pracodawcy zastanawiają się, czy wypowiedzenie wysłane pocztą elektroniczną (na wskazany przez pracownika adres e-mail) będzie skuteczne.

W jakiej formie

Na podstawie art. 30 § 3 kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Ponadto ma ono zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 30 § 4 i 5 k.p. Zgodnie z tym przepisem w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu powinno być pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. W oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony trzeba także wskazać przyczynę uzasadniającą wymówienie.

Sąd Najwyższy w uchwale z 2 października 2002 r. (III PZP 17/02) stwierdził, że „doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 k.p., ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p.". W uzasadnieniu tej uchwały SN wskazał, że „skuteczność oświadczenia woli (w zakresie wypowiedzenia umowy o pracę) zależy od zachowania formy, np. pisemnej. Stosownie więc do art. 300 k.p. rozwiązania problemu należy poszukiwać w przepisach kodeksu cywilnego, do których odpowiedniego stosowania odsyła art. 300 k.p., pod warunkiem że przepisy podlegające zastosowaniu nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy. (...) chodzi o przepisy ogólne o czynnościach prawnych, zwłaszcza zaś o art. 60 i art. 61 k.c. Pierwszy z tych przepisów (w jego brzmieniu sprzed 16 sierpnia 2002 r.) stanowi, że wola osoby dokonywającej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Jak z przytoczonej treści wynika, art. 60 k.c. nie stawia żadnych wymagań co do formy, w jakiej należy złożyć oświadczenie woli. Wymaga jedynie takiego sposobu zachowania się, który ujawniałby wolę tej osoby w sposób dostateczny. Inaczej mówiąc, musi to być zachowanie obiektywnie zrozumiałe i niepozostawiające wątpliwości co do tego, że zmierza do wywołania skutków objętych treścią czynności prawnej.

W związku z tym w doktrynie prawa cywilnego panuje niepodważalny pogląd, że oświadczenie woli może być złożone zarówno w sposób wyraźny (na piśmie lub ustnie), jak i w sposób dorozumiany (przez określone zachowanie się).

Zasada ta przeniesiona do stosunków pracy jest rozumiana w ten sposób, że do nawiązania stosunku pracy dochodzi nie tylko w następstwie zawarcia umowy o pracę na piśmie lub ustnie, ale także wskutek dopuszczenia pracownika do pracy. Podobnie przedstawia się sprawa rozwiązania stosunku pracy. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub o jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia może być złożone w sposób konkludentny, to znaczy przez każde zachowanie się pracodawcy ujawniające jego wolę w sposób dostatecznie zrozumiały – byleby nie były to tylko czynności faktyczne przygotowujące rozwiązanie stosunku pracy bądź prowadzące do jego rozwiązania, np. wezwanie do rozliczenia się, wydanie świadectwa pracy itp.".

Analogicznie wypowiedzenie wysłane pracownikowi na jego adres poczty elektronicznej wywołuje skutki prawne, tzn. po jego upływie umowa o pracę zostanie rozwiązana. Przy czym jest to wymówienie z naruszeniem przepisów dotyczących wypowiadania umowy o pracę. Na podstawie art. 45 § 1 k.p. w razie ustalenia, że wypowiedzenie angażu zawartego na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa już się rozwiązała – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu.

Żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania wnosi się do sądu pracy w ciągu 14 dni od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu angażu bez wypowiedzenia lub od dnia wygaśnięcia umowy (art. 264 § 2 k.p.)

Ważne! Jeżeli wypowiedzenia wysłane e-mailem pracodawca nie podpisze bezpiecznym podpisem elektronicznym, to niewykluczone, że sąd uzna je za niezgodne z prawem.

Przykład

27 lutego pracodawca wysłał pracownicy wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia na służbowy adres e-mail, na który zwyczajowo przesyła jej korespondencję. Oświadczenie o wypowiedzeniu nie było opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. W tej sytuacji wymówienie to jest skuteczne i umowa rozwiąże się z ostatnim dniem maja, ale pracownica może wystąpić do sądu pracy z pozwem o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne w związku z naruszeniem art. 30 § 3 k.p.

Prawidłowo przez sieć

W myśl art. 60 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w tej ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła się zapoznać z jego treścią (art. 61 § 2 k.c.).

Jak wynika z art. 78 § 2 k.c., oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zgodnie z wyrokiem SN z 24 sierpnia 2009 r. (I PK 58/09) „minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 k.c., który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym".

Przykład

Pracodawca wysłał pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony e-mailem z podpisem elektronicznym 11 marca br. Okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie. Pracodawca otrzymał potwierdzenie, że wiadomość dotarła do adresata. Wypowiedzenie jest skuteczne i upłynie 28 marca br., gdyż termin oznaczony w tygodniach kończy się w sobotę.

Elektronicznie i tradycyjnie

Jeżeli pracodawca jednocześnie wyśle pracownikowi wypowiedzenie drogą elektroniczną oraz listem poleconym, a pracownik wcześniej otrzyma e-mail, przyjmuje się, że wypowiedzenie zostało dokonane w sposób prawidłowy. Takie stanowisko zajął też SN w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06). Uznał, że „sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę wypowiedzenia umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 k.p.). Bowiem pracodawca sporządził na piśmie jedno tożsame w treści oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które jedynie szybciej dotarło do pracownika w postaci elektronicznej oraz później za pośrednictwem poczty. Takie podwójne doręczenie tego samego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem nie narusza ani art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p., ani art. 30 § 3 k.p., jeżeli zostało sporządzone i dotarło do pracownika na piśmie. Byłoby nadmiernym i niezrozumiałym formalizmem uznanie za niezgodne z art. 30 § 3 k.p. identycznego oświadczenia woli pracodawcy sporządzonego na piśmie tylko z tego powodu, że zostało ono doręczone zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjną przesyłką pocztową, zwłaszcza w obowiązującym u pracodawcy systemie przesyłania wiadomości służbowych pocztą elektroniczną, w którym mają udział wszyscy zatrudnieni pracownicy. Taki system służbowej komunikacji elektronicznej był traktowany przy przesyłaniu wiadomości służbowych jako »równoważny formie pisemnej« i korzystał z niego także pracownik, który elektronicznie negocjował swoją ofertę rozwiązania umowy o pracę w »regulaminowym« trybie porozumienia stron, a także domagał się przesłania oryginału pisma o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem otrzymanego w postaci elektronicznej".

Autorka jest radcą prawnym