Gdy z różnych powodów pracownik nie może się stawić w pracy lub będzie w niej dłużej nieobecny, musi o tym poinformować pracodawcę.
Nie ma większych problemów przy absencjach wcześniej zaplanowanych (np. urlop wypoczynkowy) czy wynikających z naturalnego biegu wydarzeń (np. przypadający po porodzie urlop macierzyński). Wielu kłopotów przysparza jednak zawiadomienie i wytłumaczenie krótkiej czy nagłej nieobecności.
Pracodawcy mogą mieć problem, które z nich uznać za wystarczające i zaliczające absencję, a które objaśnienia podwładnych wolno im zignorować.
Kłopot dla szefa
Przepisy pomagają rozstrzygnąć te wątpliwości. Większość z nich nie pozwala na dowolną czy swobodną ocenę podstaw tłumaczenia, dlaczego pracownika nie było czy nie ma na jego służbowym stanowisku.
Niektóre prośby tłumaczące absencję, choć wprost wynikają z przepisów, szef ma prawo odrzucić (np. wniosek o urlop bezpłatny). Przy innych powodach, których nie narzucają regulacje, ale które można uznać za usprawiedliwione, przełożony powinien zachować daleko idące ostrożność i obiektywizm w ich ocenie. Stosując ten podział, przybliżymy, jak powinien się zachować pracodawca, gdy etatowca z różnych przyczyn nie ma w firmie.
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, uniemożliwiające podwładnemu stawienie się do pracy i jej świadczenie.
Powody z mocy prawa
Na równi z nimi traktuje się także inne przypadki niemożności świadczenia pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy. Tak stanowi § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632, dalej: rozporządzenie).
Znajomość tych regulacji ma dla pracodawcy kluczowe znaczenie, gdy chce wyciągnąć konsekwencje wobec naruszających obowiązki przy usprawiedliwianiu nieobecności w pracy. Złamanie ustalonego sposobu wytłumaczenia absencji w pracy uzasadnia bowiem pociągnięcie etatowca do odpowiedzialności porządkowej, w tym nałożenie kary upomnienia lub nagany (art. 108 § 1 k.p.). Nieusprawiedliwiona może być zaś podstawą ukarania pracownika karą pieniężną, przeznaczoną na poprawę warunków BHP (art. 108 § 2–4 k.p.). Co więcej, nawet jeden dzień takiej nieobecności uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).
Pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, jeżeli taki obowiązek wynika z:
- kodeksu pracy,
- przepisów wykonawczych do niego albo
- innych przepisów (§ 4 rozporządzenia).
Przekłada się to na szeroki katalog nieobecności usprawiedliwionych z mocy prawa. Najbardziej powszechne z nich przedstawia tabela w NIEZBĘDNIKU.
