Tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7 czerwca 2013 r. (V SA/Wa 882/13).

Beneficjent zawarł z instytucją zarządzającą umowę o dofinansowanie projektu ze środków unijnych w ramach programu operacyjnego „Kapitał ludzki". Po zakończeniu realizacji projektu okazało się, że nie osiągnął wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie. Był to projekt szkoleniowy, w którym ostatecznie wzięło udział 48 osób z zakładanych 120, z czego 11 zdało egzamin i uzyskało certyfikat – z założonych 50. Cel ogólny projektu został zrealizowany na poziomie 40 proc. Na tej podstawie instytucja pośrednicząca zdecydowała o zastosowaniu reguły proporcjonalności, która jest określona w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL". Metoda ta obejmowała rozliczone koszty zarządzania projektem oraz koszty pośrednie. Instytucja zarządzająca wezwała beneficjenta do zwrotu środków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności. Po upływie wyznaczonego w wezwaniu terminu organ wszczął z urzędu postępowanie administracyjne, które zakończyło się wydaniem decyzji nakazującej beneficjentowi zwrot ww. środków. Beneficjent złożył odwołanie do ministra rozwoju regionalnego, który zaskarżoną decyzję utrzymał w mocy. W uzasadnieniu wskazano, że beneficjent zgodnie z zapisami umowy zobowiązał się do realizacji projektu na podstawie wniosku, a w przypadku wydatkowania środków niezgodnie z przeznaczeniem i/lub procedurami – do zwrotu części lub całości dotacji. Dodatkowo beneficjent jako argument podał, iż w dniu podpisywania umowy obowiązywały inne wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, tj. z 28 grudnia 2009 r., w których nie ma zapisu o stosowaniu reguły proporcjonalności. Minister nie zgodził się z tym argumentem, ponieważ zapisy umowy zobowiązują beneficjenta do stosowania aktualnie obowiązujących wytycznych. Minister nie znalazł również uzasadnienia dla twierdzeń beneficjenta, że reguła proporcjonalności została zastosowana nieprawidłowo w stosunku do kosztów zarządzania projektem oraz kosztów pośrednich, gdyż bezpośrednio z wytycznych wynika, że może ona być zastosowana do zadania merytorycznego, które nie zostało w pełni zrealizowane, i proporcjonalnie do kosztów zarządznia projektem oraz kosztów pośrednich. Obalony został również argument, że wskaźniki nie zostały zrealizowane nie z winy beneficjenta, lecz z przyczyn niezależnych. Minister uznał, że błąd ten wynika ze złego skonstruowania wniosku o dofinansowanie i źle oszacowanych wskaźników.

Na decyzję ministra beneficjent złożyła skargę do WSA w Warszawie, która nie została rozpatrzona pozytywnie.

Zdaniem eksperta

Paulina Wojszczyk konsultant ds. funduszy unijnych w warszawskim biurze Rödl & Partner

Omawiane rozstrzygnięcie jest ważne dla osób realizujących projekty dofinansowane ze środków unijnych, gdyż pokazuje, że otrzymanie dofinansowania to dopiero połowa sukcesu. Nie należy zapominać, jak ważna jest realizacji projektu i jego pozytywne zakończenie.

W „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL" mowa jest o regule proporcjonalności, która jest stosowana w odniesieniu do części finansowej projektu w przypadku nieosiągnięcia założeń merytorycznych z wniosku o dofinansowanie. Nie jest zasadne, aby projekt został sfinansowany zgodnie z założeniami, kiedy nie zostały zrealizowane wskaźniki określone we wniosku. W takim przypadku instytucja pośrednicząca ma prawo do zastosowania reguły proporcjonalności. Beneficjent zawsze po zakończeniu projektu musi zwrócić niewykorzystane w projekcie środki, powstałe oszczędności, a w przypadku reguły proporcjonalności zwrócić dodatkowo część wykorzystanych środków proporcjonalnie do niezrealizowanych wskaźników. W związku z tym powyższe stanowisko organu jest zasadne.

Jednak istnieje sytuacja, w której można uniknąć zastosowania reguły proporcjonalności. W przypadku dochowania należytej staranności w realizacji projektu instytucja pośrednicząca może odstąpić od jej zastosowania. Muszą jednak zostać spełnione dwa warunki: to beneficjent musi wystąpić z prośbą o odstąpienie od zastosowania reguły proporcjonalności oraz udowodnić, że dochował należytej staranności w realizacji projektu. Dlatego niezbędne jest zbieranie wszelkiej dokumentacji, która potwierdza nasze działania, i w takiej sytuacji może być dowodem dochowania należytej staranności. Jednak ostateczna decyzja o zastosowaniu reguły proporcjonalności lub nie należy do instytucji pośredniczącej.

Już podczas przygotowywania wniosku o dofinansowanie należy dogłębnie przemyśleć wskaźniki i ich wartości, jakie wskażemy w tym dokumencie. Po zakończeniu realizacji projektu instytucja pośrednicząca dokładnie przeanalizuje, czy wszystkie wskaźniki zostały osiągnięte. Wpisując wartość wskaźników we wniosku, należy się kierować faktycznymi możliwościami ich realizacji, a nie tylko chęcią spełnienia kryteriów i otrzymania dofinansowania. Powyższy przykład dotyczy projektu realizowanego w ramach programu operacyjnego „Kapitał ludzki", jednak we wszystkich programach, w których są projekty współfinansowane z Unii Europejskiej, znajdują się zapisy obligujące do zrealizowania projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, a co za tym idzie – osiągnięcia założonych wskaźników, w przeciwnym razie grożą nam kary finansowe.

Z przywołanego wyroku wynika jeszcze jedna bardzo ważna kwestia dla osób realizujących projekty współfinansowane ze środków unijnych. Cały czas jesteśmy zobligowani do stosowania aktualnych wytycznych, a nie tylko tych, które obowiązywały w momencie podpisywania umowy.