Jak zwalniać i rozliczać chorych pracowników na kolejnym zwolnieniu

Jedna absencja, kilka dolegliwości

Pracownik przedstawia kolejne zwolnienia lekarskie, które otrzymał na czas absencji z powodu różnych chorób. Podejrzewamy, że mataczy, aby przedłużyć okres pobierania zasiłku chorobowego i ochrony przed utratą posady. Co możemy robić? Czy pracodawca ma prawo skontrolować, czy rzeczywiście poszczególne zaświadczenia dotyczą odmiennych schorzeń?

Zasiłek chorobowy przysługuje przez czas niezdolności do pracy z powodu choroby lub niemożności wykonywania pracy z niektórych przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Nie może on jednak trwać dłużej niż 182 dni, a jeżeli niedyspozycja zdrowotna została spowodowana gruźlicą lub występuje w ciąży – 270 dni. Do tego okresu zasiłkowego wlicza się wszystkie nieprzerwane okresy niezdolności do pracy i niemożności wykonywania obowiązków zawodowych. Uwzględnia się w nim też poprzednią niezdolność do pracy spowodowaną tą samą chorobą, jeżeli przerwa między jej ustaniem a powstaniem kolejnej absencji nie przekroczyła 60 dni (art. 9 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Ochrona przed wypowiedzeniem lub zwolnieniem w trybie natychmiastowym osoby zatrudnionej w firmie od co najmniej sześciu miesięcy obejmuje czas pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i ewentualnie świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze trzy miesiące (art. 53 § 1 pkt 1 ppkt b kodeksu pracy). Maksymalne gwarancje wynoszą więc dla podwładnego, który:

- nie dostał świadczenia rehabilitacyjnego – standardowo 182 dni, a jeśli niezdolność do pracy spowodowała gruźlica bądź nastąpiła w ciąży – 270 dni,

- otrzymał świadczenie rehabilitacyjne – odpowiednio 272 lub 360 dni.

Jednak pracodawca, który zarzuca pracownikowi „kombinowanie" mające przedłużyć okres zasiłkowy i ochronę przed stratą posady, nie ma uprawnień do weryfikacji druku zwolnienia lekarskiego. Nie powinien też sięgać po wymówienie czy oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia. Jak należy postąpić w takiej sytuacji, poradził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 października 2008 r. (I PK 60/80). Pracodawca może wystąpić do ZUS o ustalenie uprawnień etatowca do świadczenia chorobowego w świetle art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej (podobny wniosek może też złożyć podwładny). ZUS przyjrzy się poszczególnym zwolnieniom lekarskim. Jeśli wykryje nieprawidłowości, wydaje decyzję o wstrzymaniu wypłaty świadczenia chorobowego. A wtedy szef ma zielone światło, aby wręczyć oświadczenie o zerwaniu współpracy za wypowiedzeniem czy bez wypowiedzenia. Od decyzji ZUS podwładnemu przysługuje odwołanie do sądu pracy.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy ZUS ustali, że pracownik chorował nieprzerwanie, a jedynie nie przedłożył w firmie zwolnienia lekarskiego. Skoro zaś nie było przerwy w niezdolności do pracy, nie było podstaw do otwarcia nowego okresu zasiłkowego.

Pracownica donosiła kolejne zwolnienia lekarskie z różnymi oznaczeniami chorób. Za namową kadrowej, która była niemal pewna próby przedłużenia okresu zasiłkowego, pracodawca wręczył jej wypowiedzenie z powodu wybuchowego charakteru i prowokowania ciągłych konfliktów. Kobieta odwołała się do sądu pracy, zarzucając naruszenie zasad ochrony przed zwolnieniem z etatu (wręczenie wypowiedzenia w okresie choroby). Czy mamy szansę na wygraną, jeśli nie wystąpiliśmy do ZUS o weryfikację zaświadczeń medycznych na podstawie art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej?

Tak. Dla pracodawcy nie wszystko jest jeszcze stracone. Wprawdzie sąd pracy też nie ma uprawnień do kontrolowania zwolnień lekarskich pod kątem zasadności ich wydania, jednak powinien zawiesić postępowanie i wyznaczyć stronom termin na przeprowadzenie weryfikacji zwolnień lekarskich w trybie art. 62 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Podczas zawieszenia pracodawca powinien zgłosić w ZUS wniosek o prześwietlenie zwolnień. Jeżeli okaże się, że rzeczywiście dochodziło do nieuprawnionego przedłużania okresu zasiłkowego i pracownica pobierała zbyt długo zasiłek chorobowy, uzdrawia to postępowanie szefa. Pracownikowi, który przebywa na nieprawidłowo przyznanym świadczeniu chorobowym, wolno wypowiedzieć umowę, mimo że wciąż rzeczywiście otrzymuje zasiłek (cytowany wyrok SN z 20 października 2008 r.).

Istotne jest jednak, że odnoszenie pojęcia „ta sama choroba" do tych samych numerów statystycznych, zgodnych z Międzynarodową Klasyfikacją Chorób i Problemów Zdrowotnych ICD-10, jest mylące. Nie chodzi tu o identyczne objawy odpowiadające tym numerom statystycznym, lecz o opis stanu klinicznego konkretnego układu lub narządu, który – choć daje różne objawy, podpadające pod różne numery statystyczne – wciąż stanowi tę samą chorobę, skoro dotyczy tego samego narządu lub układu (wyrok SN z 6 listopada 2008 r., II UK 86/08). Nie można więc z góry przyjmować, że skoro zatrudniony otrzymuje kolejne zwolnienia lekarskie z różnymi kodami schorzeń, to mataczy w celu przedłużania okresu zasiłkowego i ochrony przed utratą etatu.

Między schorzeniem a rehabilitacją

Zatrudniony nie stawił się do pracy po wykorzystaniu pełnego okresu pobierania zasiłku chorobowego (182 dni), nie tłumacząc nieobecności. Od jego kolegi dowiedzieliśmy się, że podobno z opóźnieniem złożył wniosek o świadczenie rehabilitacyjne. Czy mamy prawo go zwolnić ze względu na przewlekłą chorobę zgodnie z art. 53 § 1 pkt 1 lit b k.p.?

Z pracownikiem zatrudnionym w firmie od co najmniej sześciu miesięcy szef może się rozstać bez wypowiedzenia z powodu długiej choroby dopiero wtedy, gdy niezdolność do pracy z tego powodu wydłuża się poza okres zasiłkowy bądź poza pierwsze trzy miesiące pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (art. 53 § 1 pkt 1 lit b k.p.). Zakaz zwalniania odnosi się również do osoby, która przez własne zaniedbanie nie złożyła na czas wniosku o świadczenie rehabilitacyjne i nie uzyskała go w związku z tym bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku chorobowego. Pracodawca musi mieć pewność, że w tej sytuacji po wyczerpaniu okresu zasiłku podwładny nadal jest niedysponowany. To na nim spoczywa obowiązek ewentualnego udowodnienia tej okoliczności przed sądem (wyrok SN z 17 lipca 2009 r., I PK 43/09).

Potwierdza to też wyrok SN z 25 listopada 2005 r. (I PK 89/05). Zgodnie z nim nieprawidłowe jest zwolnienie pracownika między zakończeniem pobierania zasiłku chorobowego a ostateczną decyzją ZUS odmawiającą mu świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli pracodawca nie znał przyczyny nieobecności w pracy.

Jeśli więc po zakończeniu okresu zasiłkowego zatrudniony nie zjawia się w pracy, szef nie powinien od razu uciekać się do oświadczenia o natychmiastowym rozstaniu. Najpierw należy na własną rękę dociec przyczyny jego absencji, np. telefonicznie, e-mailem, wysyłając kadrową do miejsca jego zamieszkania bądź nadając list za potwierdzeniem odbioru. Tylko bowiem dalsza niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia rozstanie bez wymówienia, jeśli dodatkowo sam zainteresowany nie stara się o świadczenie rehabilitacyjne albo ZUS odmówił jego przyznania. W razie sporu przed sądem to pracodawca musi dowieść, że znał powód absencji.

Również wtedy, gdy pracodawca ustalił na 100 procent, że zatrudniony pozostaje niezdolny do pracy, lecz nie zgłosił na czas wniosku o świadczenie rehabilitacyjne, nie powinien od razu zrywać z nim współpracy. Taki krok byłby słuszny pod warunkiem, że ZUS odmówi przyznania świadczenia rehabilitacyjnego. W decyzji organ rentowy potwierdza bowiem, że podwładny miał prawo do świadczenia rehabilitacyjnego zaraz po wyczerpaniu zasiłku chorobowego, co dyskwalifikuje wręczone mu pismo o zwolnieniu z posady bez wypowiedzenia. Aby uniknąć takiej patowej sytuacji, z oświadczeniem o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia lepiej poczekać do chwili, gdy zapadnie ostateczne rozstrzygnięcie ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego (orzeczenie SN z 26 marca 2009 r., II PK 245/08).

W okolicznościach wskazanych w pytaniu szef ma jednak prawo wręczyć zatrudnionemu, który nie tłumaczy absencji, wypowiedzenie ze względu na naruszenie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Niektórzy eksperci dopuszczają tu nawet dyscyplinarkę.

Bez ruchu po powrocie

Pracownica wróciła do zakładu po wyczerpaniu 182-dniowego okresu zasiłkowego i świadczy pracę. Poinformowała nas jednak, że wprawdzie ZUS odmówił jej przyznania świadczenia rehabilitacyjnego, uznając za zdrową, ale ona walczy o nie przed sądem. Pracodawca zamierzał ją zwolnić z powodu długiej niedyspozycji zdrowotnej w trybie art. 53 § 1 pkt 1 lit b k.p. Czy może tak postąpić? Jeśli nie, to co możemy zrobić?

W tej sytuacji pracodawca nie ma prawa wręczyć podwładnej pisma o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu jej długiej niezdolności do pracy, ponieważ kobieta stawiła się do pracy i wykonuje swoje obowiązki. Zakończenie współpracy z tego powodu jest bowiem dopuszczalne tylko wtedy, gdy pracownik nadal jest niezdolny do pracy po wyczerpaniu okresu zasiłkowego; ewentualnie po trzech pierwszych miesiącach pobierania świadczenia rehabilitacyjnego - jeśli się o nie starał i ZUS mu je przyznał.

Nie ma jednak przeszkód, aby zatrudnionej wręczyć wypowiedzenie umowy na podstawie art. 41 k.p. Możliwość jego złożenia nie zależy bowiem od przedłużającej się niezdolności do pracy. Będzie ono skuteczne nawet wtedy, gdy pracownica wygra później przed sądem świadczenie rehabilitacyjne (orzeczenie SN z 5 maja 2010 r., II PK 343/09), choć korzystny wyrok potwierdza przecież, że w chwili przekazywania kobiecie wypowiedzenia miała ona prawo do świadczenia rehabilitacyjnego. „Jeżeli (...) mimo niezdolności do pracy pracownik nadal wykonuje pracę, to czas pozostawania w pracy nie może być rozumiany jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy chroniona w rozumieniu art. 41 k.p." – wynika z uzasadnienia wyroku z 5 maja 2010 r. Wypowiedzenie jest zatem prawidłowe, jeśli oczywiście było uzasadnione.

Na czyj koszt leczenie

Zgodnie z układem zbiorowym pracy osoby zatrudnione w spółce na podstawie umów o pracę mogą korzystać z pakietu medycznego, który finansuje głównie spółka. Pełna odpłatność to suma składek na abonament za jednego pracownika. Pojedyncza składka za etatowca składa się z części:

A – obejmującej usługi medycyny pracy i profilaktyki zdrowotnej, o wartości 10 zł miesięcznie, sponsorowanej w całości przez szefa,

B – opiewającej na dodatkowe świadczenia medyczne, o wartości 90 zł miesięcznie, z czego 2 zł opłaca pracownik, a 88 zł pracodawca.

Czy od wartości pakietu pokrywanego przez zakład trzeba odprowadzić zaliczkę na PIT oraz składki ubezpieczeniowe?

W tej sytuacji część A składki na abonament, dotycząca obowiązkowych świadczeń medycyny pracy i profilaktyki zdrowotnej, w ogóle nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Koszty obowiązkowych badań lekarskich i profilaktyki zdrowotnej zatrudnionych obciążają bowiem w całości pracodawcę (art. 229 § 6 k.p.). Dlatego nie ma mowy o odprowadzaniu z tego tytułu podatku dochodowego (m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lipca 2014 r.; IPPB4/415-391/14-2/MS1).

Skoro część A składki pakietowej nie jest przychodem ze stosunku pracy, nie wchodzi też do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. decyzja oddziału ZUS w Lublinie z 4 listopada 2014 r., WPI/200000/43/1255/2014).

Inaczej jest z częścią B składki pakietowej w zakresie finansowanym przez pracodawcę (88 zł za jednego pracownika). Ponieważ obejmuje ona dodatkowe świadczenia medyczne, niewątpliwie stanowi wymierne przysporzenie dla podwładnych. Podlega ona opodatkowaniu (uchwała poszerzonego składu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 października 2011 r., II FPS 7/10), ale korzysta ze zwolnienia od składek. Wolna od tych obciążeń pozostaje korzyść majątkowa wynikająca m.in. z układu zbiorowego pracy, polegająca na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe). Aby zastosować tę ulgę, osiągana korzyść majątkowa musi spełnić łącznie następujące warunki:

- wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

- postanowienie ma przewidywać udział pracownika,

- nie można jej zamienić na ekwiwalent pieniężny.

W opisanej sytuacji wszystkie przesłanki zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego zostały spełnione.

Zakład w pełni finansuje opłaty za abonament medyczny pracownika obejmujący dobrowolne świadczenia zdrowotne. Od wartości świadczenia przypadającego na etatowca, który zgodził się uczestniczyć w tym przedsięwzięciu (92 zł), odprowadza zaliczkę PIT oraz składki. Z pakietu mają prawo korzystać również zatrudnieni przebywający na zasiłkach rodzicielskich i urlopach wychowawczych. Księgowa powiedziała, że za nich nie należy potrącać składek. Czy ma rację, skoro nasze pakiety medyczne nie wynikają z układu zbiorowego czy regulaminu płac, a pracownicy nie dokładają się do nich?

Wartość pakietu medycznego opłacanego w całości przez zakład za pracownika korzystającego z urlopu macierzyńskiego (podstawowego lub dodatkowego), rodzicielskiego czy wychowawczego podlega opodatkowaniu, lecz nie należą się od niej składki.

Jeśli chodzi o pobór zaliczki PIT, nie ma żadnego zwolnienia podatkowego, które mogłoby wejść tu w grę. Gdy w miesiącu pracownik przebywający np. na zasiłku rodzicielskim nie uzyskał żadnych przychodów ze stosunku pracy, kwotę zaliczki PIT powinien przekazać pracodawcy, aby ten ją odprowadził do urzędu skarbowego. Tak uważają niektórzy eksperci. Inni twierdzą natomiast, że zatrudniony nie powinien przekazać kwoty zaliczki, lecz szef wykazuje ją w PIT-11, na podstawie którego zostanie ona rozliczona w zeznaniu rocznym (indywidualna interpretacja ministra finansów z 8 czerwca 2012 r., DD3/033/140/IMD/10/PK-424).

Równowartość pojedynczego abonamentu przysługującego pracownikowi na zasiłku rodzicielskim bądź urlopie wychowawczym (92 zł) jest wolna od ZUS. I to niezależnie od tego, czy zostały spełnione kryteria z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. W tych okolicznościach nie wchodzi bowiem w grę ulga wskazana w tym przepisie. Pobieranie zasiłku macierzyńskiego oraz przebywanie na urlopie wychowawczym stanowią bowiem inne od stosunku pracy tytuły obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. „Gdy pomimo braku wyraźnego zapisu w przepisach płacowych pracodawca finansuje polisy za pracowników przebywających na urlopach wychowawczych lub zasiłkach macierzyńskich, od świadczeń za te okresy brak jest obowiązku odprowadzania składek" – czytamy w decyzji oddziału ZUS w Lublinie z 4 listopada 2014 r. (WPI/200000/43/1260/2014).

Ukłucie nie za darmo

W listopadzie 2014 r. firma na swój koszt przeprowadziła szczepienia załogi przeciw grypie. Jedną szczepionkę wyceniono na 12 zł. Nie była to akcja w zakresie obowiązkowych świadczeń BHP obciążających pracodawcę, lecz dobrowolny program, aby zmniejszyć absencje w pracy w sezonie grypowym. Czy od tej operacji należy odprowadzić podatek i składki? Zastrzegam, że możliwość szczepień nie wynika ani z przepisów zakładowych, ani z umów o pracę.

Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na mocy tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Pracodawca nie zorganizował szczepień ochronnych w zakresie swoich obowiązków BHP, dlatego tzw. osobokoszt (12 zł) jest opodatkowany. Zasadniczo też wartość pojedynczej szczepionki przeciwko grypie stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Skoro takie uprawnienie nie figuruje w układzie zbiorowym, regulaminie płac i przepisach o wynagradzaniu, nie da się sięgnąć po ulgę z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Jednak składek nie należy odprowadzać z racji szczepień dokonanych na pracownikach przebywających na zasiłkach rodzicielskich i urlopach wychowawczych (analogicznie cytowana decyzja oddziału ZUS w Lublinie Ńz 4 listopada 2014 r., WPI/200000/43/1260/2014).