Mniej o wartość posiłków
Diety, które pracownicy otrzymują za czas krajowej podróży służbowej, mają służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu. Pełna stawka diety za dobę takiej delegacji to 30 zł, ale z kilku powodów ulega ona odpowiedniej obniżce.
Wysokość diety krajowej zależy przede wszystkim od długości delegacji. Jeśli trwa ona krócej niż dobę i:
Gdy krajowa podróż służbowa przeciąga się ponad dobę do ośmiu godzin, należy się 50 proc. diety, a ponad osiem godzin – przysługuje pełna jej stawka (§ 7 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; DzU z 2013 r. poz. 167; dalej rozporządzenie o podróżach służbowych).
Biorąc pod uwagę wyłącznie czas trwania podróży służbowej, opisanemu podwładnemu przysługiwałyby 2 i 1/2 diety (105 zł). Jednak stawki te ulegają zmniejszeniu również z powodu zapewnienia wysłanemu w podróż bezpłatnego częściowego wyżywienia. Wartość śniadania ustalono tu na 25 proc. diety, obiadu – 50 proc., a kolacji – 25 proc. pełnej stawki (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Obniżkę oblicza się na podstawie pełnej dobowej stawki diety – tj. 30 zł (stanowisko resortu pracy z 16 kwietnia 2013 r.). Zatem rachunki powinny wyglądać tak:
– obniżka z uwagi na zapewnione bezpłatnie śniadanie: 30 zł x 25 proc. = 7,50 zł
– odliczenie za przysługujący obiad: 30 zł x 50 proc. = 15 zł
- należna dieta za pierwszą dobę delegacji 30 zł – 7,50 zł – 15 zł = 7,50 zł
– odliczenie za bezpłatne śniadanie: 30 zł x 25 proc. = 7,50 zł
– należna dieta za drugą dobę delegacji 30 zł – 7,50 zł = 22,50 zł
30 zł x 50 proc. = 15 zł;
Tyle powinien dostać pracownik z tytułu diet.
Zwolnienie od obciążeń
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do limitu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej updof). Przepis ten wskazuje, że ulga obejmuje diety i inne delegacyjne świadczenia do wysokości, jaka przysługuje za czas podróży służbowej – na obszarze kraju oraz poza jego granicami – osobom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jednak w przypadku, gdy pracownik na wyjeździe miał zapewnione bezpłatne częściowe wyżywienie, zwolnienie z danin obejmuje stawkę diety obniżoną z tego tytułu. Od nadwyżki ponad odpowiednio ustaloną część diety (zależnie od długości krajowej delegacji) pracodawca musi pobrać z wynagrodzenia pracownika zaliczkę PIT i składki. Nie ma znaczenia, w jaki sposób pracodawca opłacił te koszty (zob. m.in. interpretacje Izb Skarbowych w: Poznaniu z 15 kwietnia 2014 r., ILPB2/415-73/14-4/WM i Warszawie z 28 lutego 2014 r., IPPB2/415-850/13-4/MG). W tej sytuacji obliczenia powinny wyglądać następująco:
Podatek dochodowy trzeba odprowadzić od części wartości zapewnionych bezpłatnych posiłków w wysokości 74 zł. Dotyczy to również składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż przepis określający ulgę ubezpieczeniową z tytułu podróży służbowych pracowników brzmi niemal identycznie jak podatkową. Z podstawy wymiaru składek również wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, do wysokości, jaka przysługuje pracownikom sfery budżetowej za czas delegacji krajowej lub zagranicznej (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Rodzaj pojazdu ma znaczenie
Księgowa ma rację. Co do zasady środek transportu, którym pracownik ma odbyć krajową podróż służbową, a także jego rodzaj i klasę, wskazuje pracodawca. Najczęściej wybór pada na pociąg albo autobus. Wówczas zatrudnionemu przysługuje zwrot wydatków poniesionych na przejazd do miejsca docelowego delegacji i z powrotem w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi (np. miejscówka) i uwzględniającej posiadane przez podróżującego ulgi – bez względu na to, z jakiego tytułu one przysługują (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).
Jednak równie dobrze szef może zdecydować, że podwładny wyjedzie służbowym autem, albo zgodzić się na to, żeby odbył tę podróż samochodem, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Przy wyborze drugiej opcji nie obowiązuje bowiem ograniczenie, że pojazd musi stanowić własność lub współwłasność zatrudnionego. Wystarczy, że znajduje się w jego posiadaniu. Zatrudnionemu należy się wówczas zwrot kosztów przejazdu w kwocie ustalonej jako iloczyn:
Faktycznie przejechanych kilometrów i
Jednak w grę nie wchodzi samochód ciężarowy. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie pozwala na to, aby zakład wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej autem z homologacją ciężarówki. Dlatego wydatki oddane mu za przejazd takim pojazdem są objęte zaliczką na podatek dochodowy oraz składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie korzystają ze zwolnienia podatkowego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT i ubezpieczeniowego z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, choćby nie przekroczyły wyznaczonego limitu. Zatem księgowa słusznie potrąciła daniny.
Docelowy kraj wyjazdu
Możliwość określenia w poleceniu zagranicznego wyjazdu służbowego więcej niż jednego państwa docelowego delegacji to nowość wynikająca z obowiązującego od 1 marca 2013 r. rozporządzenia o podróżach służbowych. Innowacja ta od razu spowodowała problemy z ustalaniem zagranicznych diet, jak opisane w pytaniu. Moim zdaniem w tej sytuacji za czas trwania zagranicznej podróży służbowej przypadającej na pobyt w Bułgarii należy naliczyć diety właściwe dla Austrii, ponieważ to do tego kraju docelowego pracownik udał się bezpośrednio z Bułgarii. Zdaniem autora za pobyt pracownika w danym kraju, niebędącym państwem docelowym delegacji, ustalamy diety przypisane w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych do państwa docelowego, do którego ten przybywa w następnej kolejności.
Za każdą dobę zagranicznej delegacji przysługuje pełna dieta w wysokości określonej w walucie obcej (najczęściej w euro) w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. Za niepełną dobę zagranicznej podróży do ośmiu godzin należy się 1/3 diety, ponad osiem do 12 godzin – 50 proc. diety, a ponad 12 godzin – pełna jej stawka.
W konsekwencji wysokość diet za wskazaną zagraniczną podróż służbową należy obliczyć tak:
3 i 1/2 diety właściwej dla Austrii (dieta austriacka 52 euro): 3 x 52 euro + 52 euro x 1/2 = 156 euro + 26 euro = 182 euro
1 i 1/3 diety belgijskiej: 48 euro + 48 euro x 1/3 = 48 euro + 16 euro = 64 euro
Aby ustalić ewentualną kwotę do zwrotu pracownikowi, należy przeliczyć sumę diet według średniego kursu euro z dnia wypłaty zaliczki i porównać z kwotą, jaką otrzymał już tytułem zaliczki.
Uwaga! Wypłata zaliczki na poczet zagranicznej delegacji jest obowiązkowa; ustala się ją w wysokości wstępnej kalkulacji kosztów wyjazdu (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).
