Jakie dokumenty w teczce osobowej pracownika

- Były pracownik, z którym pozostajemy w sporze sądowym o wynagrodzenie za nadgodziny, żąda wydania dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe – kilkunastu oryginałów imiennych certyfikatów, zaświadczeń o ukończonych kursach i szkoleniach, które odbył. Mimo nalegań pracodawca nie zgadza się ich oddać. Czy w tej sytuacji były pracownik może skierować sprawę do sądu (pracy lub cywilnego) i z jakim żądaniem? – pyta czytelniczka.

Odmowa pracodawcy może być podstawą zarówno w sprawie o wydanie dokumentów, jak i o ewentualne naprawienie wyrządzonej z tego powodu szkody. Właściwy do rozpoznania jest sąd pracy.

Własność pracownika

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o posadę, aby udokumentowała swoje kwalifikacje zawodowe, które są wymagane do wykonywania oferowanej pracy. Sam zainteresowany może natomiast dobrowolnie przedłożyć dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia itd. na dowód zdobytych umiejętności i osiągnięć zawodowych (§ 1 pkt 3 i ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika; DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej: rozporządzenie). Wskazane dokumenty zakład przechowuje w części A akt osobowych.

Z kolei już w segmencie B teczki personalnej, dotyczącej nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, szef gromadzi m.in. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (§  6 ust. 2 lit. e rozporządzenia). Tu umieszcza dyplomy, certyfikaty czy zaświadczenia uzyskane przez zatrudnionego podczas trwania stosunku pracy.

Zatem pracodawca ma podstawę prawną, aby domagać się od podwładnego wydania takich dokumentów, żeby ulokować je w odpowiedniej części akt osobowych. Jednak przechowuje tam wyłącznie ich odpisy lub kopie. Wyjątkiem jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie BHP, którego oryginał trzeba trzymać w części B teczki personalnej pracownika (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). Można żądać od zainteresowanego przedłożenia oryginałów tych dokumentów, ale jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Przepis ten odnosi się nie tylko do dokumentów przedkładanych na etapie przyjmowania do pracy, ale również uzyskanych w trakcie zatrudnienia. Bez znaczenia jest fakt, że to właśnie pracodawca zorganizował daną formę edukacji i ją sfinansował.

Imienne poświadczenie

Zaświadczenia, certyfikaty i dyplomy dowodzące ukończenia danego rodzaju kształcenia i uzyskanych przez pracownika umiejętności czy kwalifikacji co do zasady mają charakter dokumentów imiennych. Są wystawiane na konkretnego uczestnika szkolenia (na jego imię i nazwisko), a na temat pracodawcy milczą (nie podają jego nazwy ani faktu, że jest on sponsorem). Stanowią zatem własność adresata, czyli zatrudnionego. Podobny wniosek wynika z rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 11 stycznia 2012 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 622; dalej: rozporządzenie w sprawie kształcenia). Wymienia ono następujące formy pozaszkolnego kształcenia ustawicznego:

- kwalifikacyjny kurs zawodowy,

- kurs umiejętności zawodowych,

- kurs umiejętności ogólnych,

- turnus dokształcenia teoretycznego młodocianych pracowników,

- inne kursy umożliwiające uzyskiwanie oraz uzupełnianie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych.

Przewiduje ono, że po ukończeniu każdej z podanych form edukacji pozaszkolnej uczestnik otrzymuje zaświadczenie o jej ukończeniu (odpowiednio § 9 ust. 2, § 11 ust. 2, § 13 ust. 2 i § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kształcenia). Żadne przepisy nie obligują go do przekazania tych dokumentów swojemu pracodawcy.

Zatem pozbawienie pracownika oryginału zaświadczenia o ukończeniu danej formy edukacji oraz przechowywanie go w dokumentacji pracowniczej jest niedozwolonym działaniem. Na żądanie podwładnego szef powinien je wydać.

Przymusi sąd

Jeśli pracodawca odmawia oddania dokumentów, wydaje się, że zatrudniony może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wydanie danego zaświadczenia. Byłaby to bowiem sprawa z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 476 § 1 pkt 1 kodeksu postępowania cywilnego. W uchwale z 17 lutego 2005 r. (II PZP 1/05) Sąd Najwyższy stwierdził, że sprawa w przedmiocie udostępnienia akt osobowych to sprawa z zakresu prawa pracy. Tak samo uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 6 września 2005 r. (II SA/Wa 825/05), według którego uprawnienie do żądania udostępnienia pracownikowi dokumentów (kserokopii) złożonych w jego aktach osobowych nie mieści się w zakresie praw, które przysługują osobie w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych; uprawnień tych należy poszukiwać w treści praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Odszkodowanie za szkodę

Jeśli w związku z odmową zwrotu przez zakład zaświadczenia, dyplomu czy certyfikatu pracownik poniesie szkodę, przed sądem może domagać się odszkodowania (m.in. wyroki SN z 22 listopada 1990 r., I PR 362/90 i z 6 października 1976 r., I PR 130/76). Odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy wywodzi się z art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Zobowiązują one sprawcę szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (obowiązków wynikających ze stosunku pracy) do jej naprawienia, chyba że wykaże on, że jest ona następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Zatrudniony musi jednak dowieść wszystkich przesłanek odpowiedzialności pracodawcy, tj. powstania szkody, winy pracodawcy oraz związku przyczynowego między zawinionym zachowaniem szefa a szkodą.

Roszczenie pracownika z tego tytułu staje się wymagalne w dniu, w którym dowiedział się o szkodzie, np. w dacie, kiedy spotkał się z odmową zatrudnienia z powodu braku wymaganego dokumentu, albo dostał mniej płatną pracę ze względu na niemożność przestawienia stosownego zaświadczenia. Przedawnia się ono z upływem trzech lat liczonych od chwili wymagalności roszczenia (art. 291 § 1 k.p., wyrok SN z 6 października 1976 r., I PR 130/76 i uchwała SN z 31 grudnia 1976 r., I PZP 55/76). Żądanie pracownika naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niezwrócenia dokumentów złożonych przez niego w związku ze stosunkiem pracy nie powinno przekraczać roszczenia dotyczącego niewydania świadectwa pracy, a więc wynagrodzenia za sześć tygodni (wyrok SN z 22 listopada 1990 r., I PR 362/90; OSP 1991/9/213).