Koszty flotowe znane są pod angielskojęzycznym skrótem TCO (Total cost of ownership). Jest to suma wszystkich wydatków na utrzymanie floty, a w ich skład przede wszystkim wchodzą: finansowanie zakupu, serwis, ubezpieczenie i wydatki na paliwo.

Wartość końcowa

Największą pozycją wśród kosztów jest utrata wartości pojazdu, czyli różnica pomiędzy ceną nowego i używanego auta. – Często popełnianym błędem, szczególnie w przypadku finansowania ze środków własnych lub w leasingu z wykupem na poziomie 1 proc. wartości, jest koncentrowanie się na cenie zakupu i pomijanie ceny, za którą sprzedamy samochód na rynku wtórnym po okresie eksploatacji – zauważa kierownik Działu Sprzedaży Flotowej Volkswagen Leasing Bartłomiej Siuchniński. – Dobrze oszacowana wartość rezydualna jest elementem, który kształtuje później wartość TCO. Co ważne, koszty finansowania należy brać pod uwagę nawet wtedy, gdy flota jest finansowana za gotówkę – podkreśla.

Wartość rezydualna ma znaczenie także przy amortyzacji podatkowej. Zgodnie z MSSF (Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej), amortyzacja dokonywana jest od wartości zakupu do jego wartości rezydualnej. Również przy leasingu czy wynajmie długoterminowym pojazdów ma ona znaczenie. To właśnie od wyznaczonej procentowej bądź kwotowej wartości rezydualnej zależy wysokość miesięcznych rat leasingu lub wynajmu.

Przy sprzedaży pojazdu ważną rolę odgrywa stan techniczny auta zwróconego po okresie eksploatacji. – Jeżeli będzie to sprzedaż hurtowa, to często nie opłaca się przeprowadzać kosztownych napraw, ale raczej sprzedawać auta w tzw. paczkach – trzy w dobrym stanie, dwa w gorszym – wyjaśnia kierownik. – Natomiast kiedy sprzedajemy samochody pojedynczo, powinno się wykonać najistotniejsze operacje, takie jak: wymiana akumulatorów, pękniętych szyb, uszkodzonych opon czy podartej tapicerki. Często można te szkody usunąć za niewielkie pieniądze, a z pewnością przyniesie to większy efekt przy sprzedaży samochodu niż sam koszt naprawy – sugeruje.

Obsługa

W ramach kosztów serwisowych warto wziąć pod uwagę nie tylko wydatki na naprawy i przeglądy, wynikające z regularnego użytkowania samochodów, ale także koszty mniej przewidywalne, jak np. naprawa uszkodzonej skrzyni biegów czy silnika, a takie sytuacje losowe też się przecież zdarzają. Administrator floty powinien oszacować, ile może być takich przypadków i uwzględnić w całościowych kosztach utrzymania floty. – Pominięcie ryzyka dodatkowych wydatków może uniemożliwić realizację założeń budżetowych utrzymania firmowego parku samochodowego – przestrzega Siuchniński.

Serwisowanie auta u dilera jest dobrym argumentem przy sprzedaży samochodu poflotowego i często wyrównuje różnicę kosztów napraw w ramach ASO i poza nimi. Serwisy ASO niewątpliwie mają wiele atutów, między innymi są systematycznie szkolone przez importerów w dziedzinie napraw coraz bardziej skomplikowanych modeli, a poza są wyposażone w specjalistyczny sprzęt do profesjonalnych napraw.

Ubezpieczenie

Kupując ubezpieczenie, warto zebrać kilka ofert, ale porównywać nie tylko cenę, lecz i warunki ubezpieczenia. – Jeśli chodzi o OC komunikacyjne, którego zakres w każdej firmie jest co do zasady taki sam, warto przyjrzeć się, czy do ubezpieczenia dodawany jest np. pakiet assistance, a jeśli tak, to w jakim zakresie. W przypadku flot assistance może mieć kluczowe znaczenie, dlatego warto dokładnie prześledzić jego zakres – radzi rzecznik Polskiej Izby Ubezpieczeń Marcin Tarczyński. W przypadku AC dla samochodów finansowanych w formie leasingu warto sprawdzić ofertę GAP, czyli ubezpieczenie utraty wartości pojazdu. – Poza warunkami samych ubezpieczeń należy też zwrócić uwagę na to, co składa się na sprawną współpracę z ubezpieczycielem, czyli osobę dedykowaną do kontaktu, procedurę likwidacji szkody itp. – wymienia Tarczyński. Przy likwidacji szkód warto wynegocjować stawki roboczogodziny oraz samochód zastępczy.

Jeśli fleet manager chce mieć pewność, że cena ubezpieczenia się nie zmieni, powinien kupić ubezpieczenie wieloletnie. – Częstym błędem jest założenie, że raz wynegocjowana stawka będzie obowiązywała w kolejnych latach. Należy pamiętać, że wysokość ubezpieczenia w przypadku ubezpieczenia tzw. rocznego w kolejnych latach będzie wynikała przede wszystkim z naszego poziomu szkodowości. Dlatego tak istotnym elementem właściwego szacowania TCO jest polityka flotowa, z której – np. w przypadku szkód komunikacyjnych – powinno wynikać, że użytkownik płaci karę pieniężną, gdy spowodował stłuczkę lub wypadek – podpowiada Siuchniński.

Podkreśla, że profilaktyka jest najważniejsza. – Koszty ubezpieczeń będą raczej rosły, bo stawki w Polsce należą do najniższych w Europie – prognozuje.

Paliwo

Ostatnim z kluczowych elementów TCO są koszty paliwa. – Podczas prognozowania cen paliw w dłuższej perspektywie warto uwzględnić ryzyko wzrostów cen – radzi Bartłomiej Siuchniński. Wskazuje, że w utrzymaniu pod kontrolą wydatków na paliwo skuteczne są limity. – W dużym mieście powinny być inne niż w małym; mogą obejmować pojedynczych pracowników lub całe oddziały – podpowiada przedstawiciel Volkswagen Leasing. W polityce flotowej powinno być określone, czy można tankować w piątki lub weekendy. Dobrym sposobem jest stosowanie algorytmu opłat za każdy przejechany prywatny kilometr, uzależnionego od kosztów przejazdów służbowych wynikających ze średniego spalania.

Istotne są także szkolenia z ekojazdy. – Jest to nauka prowadzenia samochodu w sposób przewidujący i płynny – wyjaśnia wiceprezes Polskiego Stowarzyszenia Motorowego Mariusz Stuszewski. – Ekojazda to większe bezpieczeństwo, a przy okazji mniejsze spalanie i zużycie samochodu – podsumowuje Stuszewski.