Jak skutecznie uszczelnić zasady ochrony tajemnic w spółce

Nie budzi wątpliwości, że obecnie, w dobie szybko zmieniającego się otoczenia prawno-gospodarczego, informacja stała się najcenniejszym dobrem. Przedsiębiorstwa, którym zależy na zabezpieczeniu swoich interesów, zwracają coraz większą uwagę na ochronę tajemnicy handlowej, a tym samym własnego interesu. Jednocześnie coraz powszechniejsze stają się działania prowadzące do uzyskania legalnego dostępu do informacji. W tym kontekście szczególnie upowszechnił się trend nabywania akcji spółek przez konkurencję w mniejszej lub większej skali. Pozyskanie pakietu udziałów lub akcji daje bowiem nie tylko prawo udziału w zgromadzeniu wspólników/ walnym zgromadzeniu, ale również może mieć na celu uzyskanie możliwości powoływania członków rady nadzorczej lub dostępu do tajemnic spółki.

W tym kontekście warto się przyjrzeć obowiązującym przepisom kodeksu spółek handlowych w zakresie dostępu wspólników i organów nadzorczych spółki do jej informacji. Szczególny stan faktyczny i uprawnienia wynikające z przepisów prawa powinny stanowić punkt wyjścia dla zastosowania przez spółkę instrumentów prawnych i pozaprawnych, które mogą pomóc uszczelnić ochronę tajemnic spółki.

Jak jest w osobowych

W spółce jawnej i spółce partnerskiej każdy wspólnik ma prawo osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki, a także osobistego przeglądania ksiąg i dokumentów spółki (art. 38 § 2 k.s.h.). Przepisy prawa mają w tym zakresie bezwzględnie obowiązujący charakter, a zatem ograniczenie (a tym bardziej wyłączenie) tego prawa w umowie spółki byłoby nieważne.

Uprawnienia komplementariusza w spółce komandytowej i spółce komandytowo-akcyjnej są takie same jak uprawnienia wspólników spółki jawnej i spółki partnerskiej – może on w każdym czasie zasięgać osobiście informacji o spółce oraz przeglądać jej księgi i dokumenty. Prawa tego również nie można ograniczyć.

Uprawnienia komandytariusza w spółce komandytowej są jednak ograniczone – może on co najwyżej żądać odpisu rocznego sprawozdania finansowego oraz przeglądać księgi i dokumenty w celu weryfikacji sprawozdania pod kątem jego rzetelności. Umowa spółki może przy tym rozszerzać uprawnienia kontrolno-rewizyjne komandytariuszy, a nawet przyznawać im tak szeroki zakres uprawnień informacyjnych jak komplementariuszowi. Do akcjonariuszy spółki komandytowo-akcyjnej stosować się będzie natomiast przepisy o spółce akcyjnej.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prawo indywidualnej kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi. Prawo to może zostać ograniczone lub wyłączone w umowie spółki, jeżeli została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Zakres indywidualnego prawa kontroli jest bardzo szeroki – wspólnik może w każdym czasie przeglądać wszelkie księgi i dokumenty spółki (w przeciwieństwie do spółek osobowych nie tylko osobiście, ale również wspólnie z upoważnioną przez siebie osobą), jak również żądać wyjaśnień od zarządu.

Jeżeli zarząd uważa, że istnieje uzasadniona obawa, iż wspólnik wykorzysta udostępnione mu informacje lub dokumenty w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę, może odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów lub udzielenia wyjaśnień. W takim przypadku wspólnik może przedstawić żądanie udostępnienia dokumentów pod rozstrzygnięcie zgromadzenia wspólników spółki, które w terminie miesiąca powinno podjąć stosowną uchwałę. W przypadku podjęcia przez wspólników uchwały odmawiającej dostępu do dokumentów lub informacji albo bezskutecznego upływu terminu na jej podjęcie wspólnik może złożyć wniosek do sądu o zobowiązanie zarządu do udzielenia mu stosownych informacji lub wyjaśnień.

Jak wskazałem, obawa zarządu musi być uzasadniona, co oznacza, że powinny istnieć obiektywne przesłanki dla przypuszczenia, że informacja zostanie wykorzystana w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Należy zwrócić uwagę, że obie przesłanki powinny zostać spełnione jednocześnie, a więc przykładowo brakowałoby podstaw do odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, które wprawdzie mogłyby zostać wykorzystane w celach sprzecznych z interesem spółki, ale nie groziłyby jej znaczną szkodą. Uzasadnione obawy mogą być wyrażane m.in. w sytuacji, gdy wspólnik prowadzi działalność konkurencyjną, a także gdy istnieje istotne ryzyko, że wspólnik udostępni uzyskane informacje konkurencji lub do wiadomości publicznej.

Zdarzają się sytuacje, kiedy prawo indywidualnej kontroli jest nadużywane, np. w celu szykanowania lub sparaliżowania działalności zarządu spółki. Tego typu kontrola w celu szykanowania nie zasługuje na ochronę jako nadużycie prawa podmiotowego (art. 5 k.c.). Stanowiłaby kolejny obok wynikających wprost z art. 212 § 2 k.s.h. potencjalny powód odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, udostępnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień.

W spółce akcyjnej akcjonariuszowi nie przysługuje indywidualne prawo kontroli. Akcjonariuszom przysługują co najwyżej szczątkowe uprawnienia nadzorcze, takie jak prawo przeglądania księgi protokołów, uchwał walnego zgromadzenia, księgi akcyjnej i listy akcjonariuszy, dokumentów sprawozdawczych przed zwyczajnym walnym zgromadzeniem. Szczególnym jednak uprawnieniem akcjonariuszy jest – w zależności od liczby posiadanych akcji – możliwość wpływu na skład rady nadzorczej spółki.