Tworząc harmonogramy dla zatrudnionych, należy planować im tyle godzin pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym (ustalonym na podstawie art. 130 kodeksu pracy), ile w tym okresie wynika z ich wymiaru czasu pracy. Nie wolno bowiem planować pracy w godzinach nadliczbowych, bo każdorazowo musi ona wynikać ze szczególnych potrzeb pracodawcy, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Nie należy też planować mniejszej od obowiązującej liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym, ponieważ trzeba wtedy zrekompensować pracownikowi czas niewykonywania pracy na podstawie przepisów o niezawinionym przez podwładnego przestoju.

Plan pracy powinien więc zawsze uwzględniać dokładnie taką liczbę godzin, jaka wynika z kodeksowych reguł ustalania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Nie planuj usprawiedliwionych nieobecności

Układając dla pracownika grafik pracy nie należy pomijać planowania godzin zadań w dniach wolnych od pracy, które wynikają z usprawiedliwionej nieobecności w pracy zatrudnionego. Nie ma bowiem podstaw, aby umieszczć w nim urlopy wypoczynkowe, dni wolne z tytułu opieki nad  zdrowym dzieckiem czy dni usprawiedliwionej nieobecności związanej ?z chorobą pracownika itd.

W praktyce zaplanowanie urlopów lub innych dni wolnych w grafiku nie jest błędem jedynie w podstawowym systemie czasu pracy, w którym – ze względu na wykonywanie przez zatrudnionych pracy na zmiany – tworzy się co najmniej miesięczne harmonogramy. W systemie równoważnym zaplanowanie takich dni wolnych może natomiast powodować problemy z rozliczeniem czasu pracy podwładnych. W tym przypadku zawsze w pierwszej kolejności należy stworzyć grafik obejmujący pełny wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących przepisów, a dopiero później niejako nanosić na niego nieobecności pracownika.

Przykład

Pan Marcel jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy ?z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin ?w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracownik zgłosił szefowi, że 1 września chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego w związku ?z rozpoczęciem roku szkolnego i koniecznością udania się z dzieckiem do szkoły. Szef zaplanował ten urlop w grafiku na wrzesień. ?W pozostałych dniach miesiąca rozpisał jego godziny pracy następująco:

Z tytułu urlopu wypoczynkowego, który pan Marcel wykorzystał ?w poniedziałek 1 września, szef odjął mu 8 godzin z przysługującej mu puli urlopu wypoczynkowego. Zaniżył w ten sposób przysługujący mu wymiar tego urlopu, co jest wykroczeniem zagrożonym grzywną ?od 1 tys. do 30 tys. zł.

Skąd ten błąd? Z tego, że obowiązujący pełnoetatowego pracownika wymiar czasu pracy we wrześniu 2014 r. to 176 godzin. Pracodawca zaplanował zaś panu Marcelowi w grafiku 172 godziny pracy oraz ?1 dzień urlopu, za który odjął z jego wymiaru urlopowego 8 godzin. Mógł natomiast odjąć pracownikowi za ten dzień tylko 4 godziny z rocznej godzinowej puli urlopu. Do tej pomyłki nie doszłoby, gdyby przełożony najpierw ułożył grafik na pełny miesięczny wymiar godzin, a dopiero później naniósł na ten plan wszelkie usprawiedliwione nieobecności ?w pracy, jakie wynikły w trakcie miesiąca.  Z przysługującego podwładnemu urlopu odjąłby taką liczbę godzin, jaką miał on zaplanowaną do przepracowania w dniu nieobecności.

Chorobowe nie wyłącza rekompensaty

Identyczna zasada planowania czasu pracy dotyczy sytuacji, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Nie należy ujmować ich w układanym harmonogramie czasu pracy.

Zwolnienie lekarskie każdorazowo wyznaczy liczbę godzin, o jaką należy obniżyć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. To natomiast pozwoli ustalić, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy lub do naruszenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie da się tego zrobić, jeśli w grafiku zostanie uwzględniony czas przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim.

Przykład

Pan Marek jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy ?w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Sporządzając grafik na wrzesień 2014 r., szef zaplanował mu w pierwszych dwóch tygodniach tego okresu zwolnienie chorobowe – przyjął daty z zaświadczenia lekarskiego dostarczonego do zakładu w sierpniu 2014 r. W związku ?z tym grafik pana Marka na ten miesiąc wyglądał następująco:

Pracodawca zaplanował zatem w grafiku pana Marka zwolnienie lekarskie w pierwszych dwóch tygodniach września, a następnie ?144 godziny pracy w tym okresie rozliczeniowym. Jest to nieprawidłowe, ponieważ z grafiku nie wynika, w których dniach ?i przez ile godzin pan Marek miałby pracować w pierwszych dwóch tygodniach września, gdyby był zdrowy. Tymczasem zgodnie ?z art. 130 § 3 k.p. wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ?ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności ?w pracy zatrudnionego, przypadających do przepracowania ?w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym dla niego rozkładem czasu pracy. Zatem w pierwszej kolejności pracownik powinien mieć zaplanowany w grafiku pełny miesięczny wymiar czasu pracy, ?aby móc ustalić, o jaką liczbę godzin należy obniżyć jego wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Nadliczbówki już nie oddasz

Polecając podwładnemu pracę w godzinach nadliczbowych, trzeba mu ją odpowiednio zrekompensować bez względu na to, czy będzie to dla niego stanowiło przekroczenie dobowej czy też przeciętnie tygodniowej normy czasu pracy. Ta rekompensata musi niekiedy nastąpić w naturze – przez udzielenia innego dnia wolnego – aby nie doszło do naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Może się jednak zdarzyć, że podwładny zachoruje po tym, jak wykonywał pracę  w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przez co nie jest możliwe oddanie mu innego dnia wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. Szef nie może bowiem samodzielnie udzielić tego dnia w czasie, na który pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie. Termin odbioru wolnego powinien być uzgodniony z pracownikiem.

Przykład

Pani Maria jest zatrudniona w zakładzie produkcyjnym, wykonując pracę w podstawowym systemie czasu pracy na trzy zmiany w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, liczonym od stycznia danego roku kalendarzowego. W sierpniu br. pracodawca, ze względu na zwiększone zapotrzebowanie na produkty firmy, polecił jej przyjść do pracy 9 sierpnia, czyli w wolną sobotę.  Po tym weekendzie pani Maria dostarczyła zwolnienie lekarskie od 11 do 31 sierpnia br. W takim przypadku nie dojdzie do porozumienia w zakresie terminu udzielenia pracownicy innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym. Szef nie może też niejako z własnej inicjatywy postanowić, że taki dzień oddaje pracownikowi w zaplanowanym dniu roboczym, na który już wcześniej zostało wystawione zwolnienie lekarskie. Musi wypłacić kobiecie wynagrodzenie wraz ze 100-proc. dodatkiem z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Nie musi się jednak obawiać postawienia mu zarzutu popełnienia wykroczenia polegającego na naruszeniu przepisów z zakresu czasu pracy, ?tj. przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Dostarczone ZLA blokuje zmianę planu

Zmiana obowiązującego pracownika grafiku czasu pracy jest możliwa, jeżeli przewidują to obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnątrzzakładowe. Podstawą do takiej modyfikacji może być wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności związanych np. z urlopami na żądanie czy zwolnieniami lekarskimi, które powodują konieczność zmiany rozkładu czasu pracy innych pracowników firmy.

Taka możliwość nie może natomiast być podstawą do zmiany grafiku pracownika, który dostarczył zwolnienie chorobowe, aby zaplanować niejako odrobienie przez niego tej nieobecności.

Przykład

Pan Wojciech jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy ?z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy ?do 12 godzin na dobę. W pierwszych dwóch tygodniach września zaplanowano mu pracę następująco:

Po tym, jak 1 września pan Wojciech dostarczył zwolnienie lekarskie ?na pięć dni (od 1 do 5 września), pracodawca zmienił jego grafik pracy ?w powyższy sposób. Jest to niedopuszczalne i nie podlega ochronie prawnej. Przyczyną takiej modyfikacji grafiku pracownika nie może być jego choroba. Dostarczenie zwolnienia lekarskiego przez pana Wojciecha spowodowało obniżenie jego wymiaru czasu pracy ?o 60 godzin w porównaniu z zaplanowanym pierwotnie w grafiku.