Przy 60-dniowym opóźnieniu problemy z płynnością są już tak poważne, że firma przestaje funkcjonować – pokazuje case study opracowany na podstawie rzeczywistych danych przez Idea Bank.

Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie dodatnich wyników finansowych. Aby móc działać w sposób niezakłócony, mała firma musi tak organizować swoje płatności, aby mieć w kasie środki na ich pokrycie, co z kolei zależy od płatności dokonywanych przez różnych odbiorców. Chodzi więc z jednej strony o odpowiednie dopasowanie czasowe wpływów i wypływów,?a z drugiej o to, aby odbiorcy trzymali się ustalonych terminów. I tu zwykle zaczynają się problemy. Według wywiadowni gospodarczej Bisnode zaledwie co czwarta faktura jest w Polsce opłacana na czas.

Prześledźmy na przykładzie, jakie konsekwencje dla firmy mogą mieć takie opóźnienia w płatnościach.

Podstawowe założenia case study:

Podmiot: importer i dystrybutor wina.

- ?Miesięczny przychód: 50 tys. zł, miesięczne koszty: ?44,5 tys. zł, miesięczny dochód: 5,5 tys. zł.

- ?Miesięcznie obsługuje sześciu drobnych klientów (po 5 tys. zł przychodu każdy) i jednego klienta głównego (20 tys. zł przychodu).

Warunki płatności od odbiorców:

- ?drobni klienci – płatność po siedmiu dniach od dostawy towaru,

- ?główny klient – płatność po 21 dniach od dostawy towaru.

- ?Zakup towarów importowanych odbywa się dwa razy ?w miesiącu (po 15 tys. zł), na początku i w połowie każdego miesiąca.

Zatrudnienie:

- ?handlowiec: wynagrodzenie 2 tys. zł brutto podstawy + 5 proc. prowizji od sprzedaży,

- ?asystentka: wynagrodzenie 1,5 tys. zł brutto, zatrudnienie na trzy czwarte etatu.

Pozostałe koszty:

- ?leasing samochodu przedsiębiorcy i samochodu handlowca,

- ?paliwo,

- ?księgowość,

- ?telefony,

- ?wynajem biura.

Terminowy kontrahent to skarb

Przyjmijmy w wariancie optymistycznym, że zarówno drobni klienci, jak i główny odbiorca opłacają swoje faktury w terminie. W przypadku głównego klienta oznacza to, że przelew za fakturę na kwotę 20 tys. zł, wystawioną 6 marca, trafia na konto firmy po 21 dniach, czyli 27 marca. Pomimo, że sytuacja jest idealna, w firmowej kasie i tak występują niedobory gotówki (skumulowane wpływy z marca nie wystarczają na pokrycie bieżących wydatków) wynikające z dokonywania płatności, np. za zakupione towary.

Maksymalne niedobory, występujące 18 i 19 marca, sięgają prawie 12 tys. zł – taką „górkę" w gotówce musi sobie zapewnić firma z poprzednich miesięcy, aby móc na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Sytuacja odwraca się jednak po dokonaniu płatności przez głównego odbiorcę, dzięki czemu firma kończy miesiąc nie tylko z dodatnim wynikiem księgowym, ale też ?z zapasem gotówki na kwotę prawie 3,5 tys. zł.

Dwa tygodnie robią różnicę

A teraz zobaczmy, co stanie się z tą samą firmą importującą wina w sytuacji, gdy jej główny klient spóźni się z płatnością ?o dwa tygodnie. Przelew na kwotę 20 tys. zł z tytułu faktury wystawionej na początku marca wpłynie na jej konto dopiero w kolejnym miesiącu, dokładnie 10 kwietnia. Sytuacja płynnościowa firmy pogorszy się w takim wypadku zasadniczo. Mimo osiągnięcia takiego samego jak w wariancie optymistycznym dodatniego wyniku księgowego niedobór gotówki w kasie firmy przekroczy w ostatnim dniu marca 16,5 tys. zł i jeszcze wzrośnie w pierwszych dniach kwietnia.

W takiej sytuacji firma musi albo uzyskać finansowanie, np. kredyt, albo opóźnić regulowanie swoich wydatków. Importer raczej nie zdecyduje się na to, aby nie zakupić nowego towaru, bo to oznaczałoby problemy z generowaniem przychodów ?w przyszłości. Do wyboru pozostaje mu jednak opóźnienie płatności za wynajem magazynu, opóźnienie wypłaty wynagrodzeń dla pracowników albo nieuregulowanie w terminie rat leasingowych.

60 dni spóźnienia

Możemy sobie wyobrazić bardziej skrajną, choć wcale nie tak mało prawdopodobną, sytuację, w której główny klient spóźnia się z płatnością aż o 60 dni. Nasz przykładowy importer win – mimo wciąż tego samego, dodatniego wyniku księgowego – znajdzie się w bardzo złej kondycji finansowej. Jego maksymalne braki gotówki w kasie przekroczą 26 tys. zł, a stan niedoboru, równoznaczny z brakiem płynności finansowej, będzie utrzymywał się przez półtora miesiąca. Firma z pewnością nie poradzi sobie z taką sytuacją bez wstrzymania swoich płatności czy renegocjacji kontraktów z dostawcami oraz finasowaniem zewnętrznym. Z uzyskaniem kredytu bankowego może mieć już w takiej sytuacji problem. Co więcej, jeżeli – z powodu braku płynności – przestanie regulować własne płatności, musi liczyć się z tym, że trafi do różnego rodzaju rejestrów niesolidnych płatników. A to dodatkowo utrudni dostęp do kredytu w przyszłości. W wariancie pesymistycznym, pomimo tego samego co w poprzednich dwóch wariantach dodatniego wyniku księgowego, firma kończy zarówno marzec, jak i kwiecień ?z ujemnym stanem gotówki.

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

Autorka – Tax Care

Autor –  Inkubator ?Przedsiębiorczości Idea Banku