Logiczne jest, że osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo pozyskać od osoby, która składa reklamację, jej dane osobowe w zakresie koniecznym do rozpatrzenia tej reklamacji. Trudno sobie wyobrazić skuteczne rozpatrzenie reklamacji, jeśli brakuje chociażby imienia i nazwiska osoby, która ją złożyła.

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU nr 133, poz. 883 ze zm.) stanowi, że legalność przetwarzania zwykłych danych osobowych, takich jak imię, nazwisko czy numer dowodu osobistego, uzależniona jest od spełnienia przez administratora danych jednej z przesłanek wymienionych w jej art. 23 ust. 1 pkt 1–5. W świetle tego przepisu można przetwarzać dane osobowe m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa oraz gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Składanie reklamacji uregulowane jest w ustawie z 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego (DzU nr 141, poz. 1176 ze zm.). W myśl art. 8 tej ustawy, jeżeli towar jest niezgodny z umową, kupujący może żądać doprowadzenia go do stanu zgodnego z umową przez nieodpłatną naprawę albo wymianę na nowy. Nie ma w tym przepisie mowy o pozyskiwaniu danych osobowych, ale jest ono niezbędne do realizacji tego przepisu. Nie oznacza to jednak całkowitej dowolności. Sprzedawca/producent może pozyskać wyłącznie te dane, które są niezbędne do rozpatrzenia reklamacji. Administrator musi zadbać, żeby te dane były m.in. adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, czyli nie mogą to być dane nieistotne z punktu widzenia rozpatrzenia reklamacji.

W takim przypadku, jak omawiany, wystarczy otrzymać od klienta jego imię, nazwisko oraz serię i numer dowodu osobistego. Takie dane są potrzebne do tego, żeby nie wydać naprawionego towaru niewłaściwej osobie. Przydatne mogą być również dane adresowe i numer telefonu klienta, żeby sprzedawca mógł poinformować go o sposobie rozpatrzenia reklamacji.

Administrator musi zadbać o to, aby dane były adekwatne do celów, w jakich są przetwarzane