- Dotychczas zatrudnialiśmy ?19 pracowników, dlatego nie dokonywaliśmy wpłat na PFRON. Od 3 lutego br. sytuacja się zmieniła. Ze względu na rozbudowę linii produkcyjnej przyjęliśmy 10 nowych osób, w tym 9 na pełny etat. Jeden z nowych pracowników, zatrudniony na 1/2 etatu, ma orzeczony umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jak należy obliczać wysokość wpłat na PFRON i jakie dokumenty powinniśmy składać? Czy przysługują nam jakieś zniżki, ulgi we wpłatach? – pyta czytelniczka.
Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON nakłada na pracodawców ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.). Nie wszystkich zakładów pracy to jednak dotyczy.
Liczba pełnych etatów
Z Funduszem musi się rozliczać pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników – ale w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Zatem obowiązek w zakresie wpłat na PFRON rodzi nie liczba zatrudnionych według ewidencji osobowej, lecz liczba pełnych etatów. Przykładowo, pracodawca zatrudniający 27 osób, z których 21 pracuje w pełnym wymiarze, 4 na ćwierć etatu i 2 na pół etatu (łącznie 23 etaty), nie będzie musiał odprowadzać kwot na rzecz PFRON.
Do liczby pracowników nie wlicza się – jeżeli nie są to niepełnosprawni – zatrudnionych:
- ?na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- ?przebywających na urlopach wychowawczych,
- ?nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- ?będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- ?nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
- ?przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Na stan zatrudnienia ogółem składa się zatrudnienie osób sprawnych i niepełnosprawnych. Aby go ustalić, można skorzystać z jednej z trzech metod w zależności od tego, jak często dochodzi do rotacji pracowników >patrz tabelka.
Kolejne rachunki
Wpłatę ustala się jako kwotę stanowiącą iloczyn 40,65 proc. (0,4065) przeciętnego wynagrodzenia i ustalonej liczby pracowników. Ta liczba odpowiada różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 proc. (0,06) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.
Innymi słowy, wpłata to kwota będąca iloczynem 0,4065 przeciętnego wynagrodzenia i liczby etatów brakujących do osiągnięcia wymaganego poziomu zatrudnienianiepełnosprawnych. Chodzi tu o przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa GUS w „Monitorze Polskim".
Z wpłat na PFRON zwolnieni są pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6 proc.
Wskaźnik zatrudnienia
Ustalany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych to przeciętny miesięczny udział procentowy takich pracowników w zatrudnieniu ogółem (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Wzór na obliczenie tego wskaźnika jest następujący:
W = ZON/ZOG
gdzie:
W – wskaźnik (uzyskaną wartość należy wykazać z dokładnością do czterech miejsc po przecinku)
ZON – stan zatrudnienia ogółem osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego)
ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego).
Poszczególne stany zatrudnienia ustala się po zakończeniu danego miesiąca sprawozdawczego i oblicza, stosując jedną z metod statystycznych. Najdokładniejszy wynik daje metoda tzw. średniej arytmetycznej polegająca na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu.
Ruchy kadrowe
Załóżmy dla przykładu, że firma zatrudnia 35 pracowników w przeliczeniu na pełny etat, w tym 2 niepełnosprawnych (po pół etatu). 17 lutego jeden z pracowników niepełnosprawnych odszedł z pracy za porozumieniem stron.
W tym przypadku ZON wynosi:
16 dni x 1 etat (okres od 1 do 16 lutego, kiedy zatrudnionych było 2 pracowników niepełnosprawnych, zajmujących łącznie 1 etat) + 12 dni x 0,5 etatu (okres od 17 do 28 lutego, kiedy zatrudniony był 1 pracownik niepełnosprawny) = 22
22 : 28 dni lutego = 0,79
Z kolei ZOG – ustalony przy analogicznych założeniach – wyniesie:
16 dni x 35 etatów ogółem + 12 dni x 34,5 etatu ogółem (po odejściu 1 pracownika niepełnosprawnego) = 974
974 : 28 dni lutego = 34,79
W = (0,79 : 34,79) x 100 = 2,2708
Ustalony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wyniesie tu 2,2708 proc.
Podobnie należy obliczyć omawiany wskaźnik, gdy ?w trakcie miesiąca zostanie zatrudniony nowy pracownik niepełnosprawny.
Odpowiedź na pytanie
Firma czytelnika od 3 lutego przyjęła 10 nowych pracowników, w tym jednego niepełnosprawnego.
KROK 1. ?Ustalenie liczby zatrudnionych
W przeliczeniu na pełne etaty jest 26,13 zatrudnionych (metoda średniej chronologicznej):
1 lutego: 19 p.e. : 2 = 9,5
28 lutego: 28,5 p.e. : 2 = 14,25
15 lutego: 28,5 p.e.
(9,5 + 14,25 + 28,5) : 2 = 26,13 p.e.
KROK 2. ?Określenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
- ?ZON: 2 dni x 0 etatów osób niepełnosprawnych + 26 dni x 0,5 etatu (okres od 3 do 28 lutego, kiedy był zatrudniony 1 pracownik niepełnosprawny) = 13
13 : 28 dni lutego = 0,46
- ?ZOG: 2 dni x 19 etatów ogółem + 26 dni x 26,13 etatu ogółem (po zatrudnieniu kolejnych pracowników) = 717,38
717,38 : 28 dni lutego = 25,62
W = (0,46 : 25,62) x 100 = 1,7955
W takiej sytuacji istnieje obowiązek dokonywania wpłat na PFRON. Po ustaleniu liczby pracowników można obliczyć wysokość wpłaty za dany miesiąc.
KROK 3. ?Ustalenie wysokości wpłaty
Przy obsadzeniu 26,13 etatów pracodawca nie musiałby opłacać składek na PFRON, gdyby zatrudniał 1,58 (0,06 x 26,13) osób niepełnosprawnych, a zatrudnia tylko 0,5. Do osiągnięcia tego stanu brakuje więc 1,08 etatów osób niepełnosprawnych.
Wysokość wpłaty należnej za luty należy obliczyć następująco:
1,08 x 0,4065 x 3651,72 zł (przeciętne wynagrodzenie za okres sprawozdawczy grudzień 2013 – luty 2014) = 1603,18 zł
Wpłat na PFRON dokonuje się w terminie do 20. następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat. Oprócz tego pracodawca ma obowiązek składać w PFRON deklaracje miesięczne DEK-I-0 i roczną DEK-R przez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego.
Pracodawca sam ustala, czy ma obowiązek uiszczania wpłat na PFRON. Jeśli Fundusz stwierdzi, że mimo ciążącego na nim obowiązku nie dokonał wpłaty w całości lub w części, nie złożył deklaracji albo wpłata różni się od stawki z deklaracji – wydaje (zgodnie z art. 21 ust. 3 ordynacji podatkowej) decyzję określającą wysokość zobowiązania.
Stawka po obniżce
Wpłaty na Fundusz można odpowiednio obniżyć, jeżeli pracodawca skorzysta z oferty usługowej podmiotu gospodarczego zatrudniającego osoby niepełnosprawne. Preferencja przysługuje z tytułu zakupu produkcji lub usługi ?(z wyłączeniem handlu) od pracodawcy zatrudniającego ?co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga ?co najmniej 30-proc. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych będących:
1) ?osobami niepełnosprawnymi zaliczonymi do znacznego stopnia niepełnosprawności lub
2) ?osobami niewidomymi, psychicznie chorymi lub upośledzonymi umysłowo albo z całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją – zaliczonymi do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
Wpłatę można obniżyć pod warunkiem terminowego uregulowania należności za zrealizowaną produkcję lub usługę oraz otrzymania informacji od kontrahenta o kwocie obniżki. Informację o tej stawce sprzedający przekazuje nabywcy niezwłocznie po uregulowaniu należności w terminie określonym na fakturze. W przypadku płatności realizowanych za pośrednictwem banku – za datę uregulowania należności uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu.
Kwota obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów. Wzór na obliczenie tej stawki jest dość złożony, bo poszczególne pojęcia trzeba dalej rozkładać na „części pierwsze", aby ustalić ich wysokość.
Zacznijmy od wskaźnika udziału przychodów. Ten parametr stanowi iloraz przychodu ze sprzedaży własnych usług (z wyłączeniem handlu) lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych w danym miesiącu na rzecz pracodawcy zobowiązanego do wpłat (nabywcy) i przychodu ogółem uzyskanego w tym miesiącu ze sprzedaży własnej produkcji lub usług (z wyłączeniem handlu).
Z kolei wskaźnik wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności to iloczyn współczynnika pensji tych osób i liczby etatów odpowiadającej różnicy między rzeczywistym zatrudnieniem wszystkich pracowników niepełnosprawnych a zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie 6-proc. wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Współczynnik wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności to z kolei iloraz sumy ich zarobków (pomniejszonych o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne) i liczby pracowników niepełnosprawnych ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Przykład
Pracodawca będący sprzedawcą zatrudnia ogółem 30 pracowników (p.e.) przy produkcji mebli biurowych. W tej liczbie mieści się 9 osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym (p.e.). Firma jest zatem uprawniona do wystawiania faktur w sprawie zniżki we wpłatach na PFRON. Pracodawca zobowiązany do dokonywania wpłat na PFRON zakupił od niej w lutym 2014 r. meble na kwotę 2000 zł.
Pozostałe dane:
– łączna kwota przychodów uzyskanych w tym miesiącu ze sprzedaży produkcji własnej – ?10 850 zł,
– kwota wynagrodzeń osób niepełnosprawnych (po pomniejszeniu o należne składki społeczne potrącane z pensji pracowników) – 5177,40 zł,
– liczba etatów odpowiadająca różnicy między rzeczywistym zatrudnieniem wszystkich pracowników niepełnosprawnych ?a stanem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości ?6 proc.: - 7,2 (9 – 0,06 x 30).
Podstawiając do wzoru na kwotę obniżenia, otrzymujemy:
2000 zł : 10 850 zł x 5177,40 zł : 9 x (9 – 0,06 x 30) = 745,55 zł
Pracodawca nabywca (załóżmy, że jest nim czytelnik), któremu do zapłaty na rzecz Funduszu wyszła kwota 1603,18 zł, po zniżce musi zapłacić 857,63 zł (1603,18 zł – 745,55 zł).
W praktyce pracodawca – płatnik wpłat na PFRON nie wylicza kwoty obniżenia. Podaje mu ją sprzedawca.
Jeśli kwota obniżenia przewyższa:
- ?wartość zrealizowanej produkcji lub usługi, obniżenie wpłaty przysługuje tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze od sprzedającego,
- ?80 proc. wpłaty na Fundusz, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu – różnicę zalicza się na obniżenie wpłaty z tego tytułu w następnych miesiącach.
Przysługującą, a niewykorzystaną kwotę obniżenia można uwzględnić we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o stawce obniżki.
