Administrator danych osobowych ma obowiązek zgłosić do rejestracji prowadzony przez siebie zbiór danych osobowych. Wymagane dane, takie jak m.in. oznaczenie administratora, cel przetwarzania danych i sposób zbierania oraz udostępniania danych podaje się w sposób określony ?w rozporządzeniu z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych (DzU nr 229, ?poz. 1536) . W tym celu trzeba prawidłowo wypełnić formularz rejestracyjny i przesłać go do GIODO. Wzór formularza stanowi załącznik do ww. rozporządzenia.
Jedno zgłoszenie powinno obejmować jeden zbiór danych osobowych, ponieważ nie można dla każdego z nich wskazać elementów decydujących o jego tożsamości, które trzeba zamieszczać w formularzu, takich jak podstawa prawna przetwarzania danych, zakres przetwarzanych danych i cel przetwarzania danych w zbiorze. Jeżeli więc firma gromadzi dane w kilku zbiorach, to dla każdego z nich musi osobno wypełnić i wysłać formularz.
Przedsiębiorca zgłaszający zbiór danych do GIODO nie musi przesyłać danych osobowych, które znajdują się ?w zbiorze ani dokumentów potwierdzających zawarte w nim oświadczenia. Istotne znaczenie ma dostarczenie informacji o zbiorach i celu gromadzenia danych osobowych, nie zaś dostarczenie samych danych, gdyż GIODO nie zajmuje się ich przetwarzaniem.
Administrator danych może przekazać zgłoszenie osobiście do GIODO, drogą pocztową bądź elektroniczną, ?za pośrednictwem „Elektronicznej platformy komunikacji ?z generalnym inspektorem ochrony danych osobowych" dostępny na stronie internetowej urzędu www.giodo.gov.pl.
Co do zasady administrator danych może rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze danych po zgłoszeniu tego zbioru generalnemu inspektorowi. Wyjątkiem są dane wrażliwe, czyli ujawniające m.in. pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową. Dane te można przetwarzać dopiero po zarejestrowaniu zbioru.
