Jestem udziałowcem w spółce z o.o., która jest właścicielem marketu. Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego nakazał rozbiórkę parkingu przy tym markecie. Zarząd spółki odwołał się od tej decyzji. Organ jednak stwierdził uchybienie terminu. Spółka zmieniła bowiem siedzibę zarządu (jego biuro). Nie dokonano jednak zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania doręczono na stary adres. Nadzór budowlany jednak wiedział o zmianie miejsca siedziby zarządu, bowiem na papierze firmowym widniał obecny adres do korespondencji. Czy zatem nie powinien doręczyć decyzji na ten adres?

– pyta czytelnik.

Nie, ponieważ decydujące znaczenie ma adres wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z treści art. 45 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że jednostkom organizacyjnym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism (por. wyrok NSA z 19 stycznia 2012 r., sygn. akt ?II OSK 2062/2010). W orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się, że listonosz, doręczając jednostce organizacyjnej pismo, nie ma obowiązku sprawdzania, czy pismo odbiera uprawniona osoba. Obowiązkiem jednostki organizacyjnej (osoby prawnej) jest takie zorganizowanie odbioru pism, by dokonywała tego osoba upoważniona (por. np. wyrok NSA ?z 12 lutego 2008 r., sygn. akt II FSK 1704/2006).

W odniesieniu do osób prawnych obowiązuje wyrażona w art. 41 kodeksu cywilnego zasada, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowią inaczej.

Osoby prawne, do których stosuje się przepisy ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: „u.k.r.s."), są obowiązane we wniosku o wpis do rejestru wskazać nie tylko siedzibę, lecz także adres, co wynika z art. 38 pkt 1 lit. c) u.k.r.s. Należy domniemywać, że siedziba i adres osoby prawnej wpisanej do rejestru jest adresem prawdziwym (art. 17 ust. 1  u.k.r.s.).

Samo jednak zorganizowanie biura spółki, w którym urzęduje zarząd, nie musi wiązać się ze zmianą siedziby spółki (por. wyrok NSA z 19 stycznia 2012 r., sygn. akt ?II OSK 2061/2010).

Ponadto istotną w sprawie okolicznością jest to, że zawiadomienie o wszczęciu postępowania skutecznie zostało doręczone na poprzedni adres. Zatem spółka powinna oficjalnie powiadomić organ o zmianie adresu dla doręczeń. Taki obowiązek wynika z art. 41 k.p.a., zgodnie z którym w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny (por. wyrok WSA ?w Warszawie z 5 maja 2010 r., sygn. akt VII SA/Wa 346/2010). Należy jednak pamiętać, że obowiązek zawiadamiania o zmianie adresu spoczywa na stronie tylko w postępowaniu administracyjnym, a więc od momentu jego poprawnego wszczęcia, oraz pod warunkiem zawiadomienia o tym i pouczenia przez organ o skutkach zaniedbania.

podstawa prawna:

- art. 41, art. 45 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2013 r. poz. 267)

- art. 17 ust. 1, 38 pkt 1 lit. c  ustawy z 20 sierpnia 1997 r. – o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2013 r. poz. 1203 ze zm.)