Z dniem śmierci pracownika jego stosunek pracy wygasa. Tak stanowi art. 631 § 1 k.p. A to oznacza, że na pracodawcy ciążą w związku z tym określone obowiązki. Musi sporządzić świadectwo pracy zmarłego, co nakazuje mu art. 97 k.p.

Oryginał...

Co szczegółowo ma zrobić, określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie). Jego § 3 potwierdza, że w razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika (art. 631 § 1 k.p.) szef sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika.

Teraz inicjatywa należy do rodziny lub innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika. Jeśli chcą otrzymać dokument potwierdzający zatrudnienie zmarłego, muszą zwrócić się z wnioskiem o jego wydanie przez pracodawcę nieżyjącego etatowca. Przepisy nie określają, jaką formę oraz szczegółową treść ma mieć taka dyspozycja. Do celów dowodowych oczywiście lepiej, gdy jest w postaci pisemnej. Prośba mailowa wdowy z pewnością spełnia ten warunek. Pracodawca może bowiem wydrukować lub zeskanować ten list i dołączyć do akt zmarłego pracownika jako potwierdzenie złożonego wniosku o wydanie dokumentu po nim.

Dodatkowo zasady współżycia społecznego lub zwykła empatia i współczucie nakazywałyby uwzględnić takie żądanie członka rodziny, tym bardziej gdy nie mieszka on w Polsce. Problem może być jednak z identyfikacją takiej osoby i potwierdzeniem odebrania przesyłki ze świadectwem. Mając takie wątpliwości, pracodawca zmarłego zapewne zażąda dokumentów potwierdzających tożsamość wdowy oraz nada korespondencji szczególny tryb odbioru – za zwrotnym potwierdzeniem.

...i kopia

W tej samej teczce zmarłego szef przechowuje kopię jego świadectwa pracy. Na taki obowiązek wskazuje § 4 rozporządzenia.

Przepis ten dopuszcza też, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego dokumentu osobom uprawnionym do jego uzyskania po śmierci pracownika. Kiedy tak może się stać? Tu możliwe są 2 sytuacje. Pierwsza to taka, gdy rodzina zgubi lub utraci świadectwo pracy, o które wcześniej występowała do pracodawcy po śmierci etatowca. A druga, gdy zgubi dokument wydany wcześniej żyjącemu  pracownikowi. Papier ten może okazać się niezbędny do potwierdzenia okresu zatrudnienia np. po to, aby członkowie rodziny mogli uzyskać różne świadczenia po zmarłym.

Co ze sprostowaniem

Nie ma przepisów, które zezwalałyby członkom rodziny lub osobom będącym spadkobiercami zmarłego pracownika wystąpić o sprostowanie wydanego świadectwa. Czy to oznacza, że takie żądanie jest niemożliwe do spełnienia lub wyklucza je przekroczenie terminu na poprawienie tego dokumentu? Nie. Tu także można posiłkować się zasadami współżycia społecznego i w konkretnej sytuacji rozważyć rozpatrzenie wniosku o sprostowanie. Pamiętajmy, że pracownik ma na to 7 dni od dnia otrzymania świadectwa. Nawet jeśli je dostał, a potem nagle zmarł, to zapewne w pierwszych dniach po jego śmierci nikt w rodzinie nie będzie miał głowy do tego, aby sprawdzać jego papiery pracownicze. Jeśli więc upłynie nawet więcej czasu od rozstania, były szef zmarłego powinien rozważyć poprawienie dokumentu.

Wyjątek od zasady

Świadectwo pracy szef wydaje pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy. Gdy nie ma takiej możliwości, aby przekazać dokument do rąk własnych, należy to zrobić w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ta zasada nie działa, gdy stosunek pracy wygasa wskutek śmierci pracownika.

Jaki krąg uprawnionych

Zgodnie z rozporządzeniem uprawnionym do odebrania świadectwa pracy nieżyjącego etatowca jest członek jego rodziny. Mogą to więc być: małżonek, jego dzieci, rodzeństwo, rodzice a nawet dziadkowie. Poza stopniem pokrewieństwa osoby te nie muszą legitymować się innymi uprawnieniami, np. postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku.

Co innego z tymi, którzy są spadkobiercami zmarłego, a nie są krewnymi. Te osoby muszą przedłożyć pracodawcy odpowiedni dokument, który im zapewnia prawa po nieżyjącym pracowniku.

Piotr Wojciechowski, ekspert prawa pracy, współpracujący z Kancelarią Adwokacko-Radcowską „Gujski Zdebiak"

Ocenę prawdopodobieństwa, że po świadectwo pracy zmarłego pracownika zgłosiły się uprawnione do tego osoby, należy pozostawić samemu pracodawcy. Ryzyko, że dokumentem takim zainteresowana jest nieuprawniona do tego osoba, jest w tym wypadku jednak zupełnie znikome. Z tych przyczyn wniosek złożony przez wdowę w formie elektronicznej należy uznać za wystarczający. Uspakajająca może być też okoliczność, że świadectwo takie jest wyłącznie oświadczeniem wiedzy opisującym stan uprawnień pracowniczych w dniu wygaśnięcia stosunku pracy nieżyjącego już etatowca. Wydanie takiego dokumentu nie powoduje zatem powstania nowych uprawnień, jak również nie rozszerza kręgu uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku.