Od 23 sierpnia 2013 r. obowiązują znowelizowane regulacje dotyczące czasu pracy – ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (DzU z 2013 r., poz. 996, dalej nowelizacja). Wprowadziły one nowe obowiązki dla pracodawców przy planowaniu czasu pracy załogi, modyfikując jednocześnie kilka utrwalonych zasad.

Część tych zmian jest pozytywna, np. możliwość sporządzania harmonogramów jedynie w wersji elektronicznej czy to, że nie trzeba ich opracować z góry na cały okres rozliczeniowy. Z drugiej strony nowe regulacje budzą sporo wątpliwości. Dotyczy to m.in. zmiany harmonogramów dla pracowników i okresu uprzedzenia ich o tym. Art. 129 § 3 zdanie drugie k.p. wprowadza zasadę, zgodnie z którą szef musi przekazać podwładnemu jego rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który plan został sporządzony. Czy takie samo uprzedzenie należy zastosować do wprowadzania zmian w już istniejących grafikach? Znowelizowany przepis wprost się do tego nie odnosi.

Jest problem

Specjaliści dostrzegają konieczność stosowania tygodniowego wyprzedzenia także przy zmianach harmonogramu i wiążą to z celem znowelizowanej regulacji. Jest nim uprzedzenie etatowca o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy. Ma on więc być poinformowany z tygodniowym wyprzedzeniem zarówno o nowych harmonogramach, jak i wszelkich zmianach w obowiązującym grafiku. Z pewnością dzięki temu uprzedzeniu szef unika ryzyka naruszenia art. 129 § 3 k.p. Zdaniem prawników jest ono jednak niewielkie, gdy zmiany wynikają z przepisów. Problem pojawia się wtedy, gdy uzasadnieniem dla modyfikacji grafików są okoliczności leżące po stronie pracodawcy. Specjaliści podpowiadają, że rozwiązać je może uzyskanie zgody pracowników na zmianę harmonogramu. To jednak zbyt trudne i oznacza konieczność tworzenia dodatkowej dokumentacji, która wykaże, że podwładni przystali na modyfikacje. Ponadto w praktyce unicestwia to instytucję, która pozwala pracodawcy dostosować się do nieprzewidzianych zdarzeń przy układaniu grafików, bez konieczności polecania nadgodzin. Przykładowo chodzi o nagłą nieobecność pracownika, jego chorobę czy dyscyplinarne zwolnienie innego etatowca. W takiej sytuacji Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) dopuszczał bieżącą modyfikację harmonogramów w razie np. długotrwałej niezdolności etatowca do pracy. To sytuacje niezapowiedziane, uzasadniające zmianę grafiku i podjęcie przez szefa niezwłocznych działań, aby zapewnić normalną pracę zakładu.

Resort nie wie, ale odpowiada

W związku z tymi wątpliwościami poprosiliśmy Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej o wyjaśnienie, czy tygodniowe wyprzedzenie z art. 129 § 3 k.p. stosuje sie także do wszelkich zmian w obowiązującym grafiku, np. w razie choroby pracownika czy okoliczności leżących po stronie pracodawcy. Resort potwierdza, że z przepisu tego wprost nie wynika, aby wolno było dokonywać zmian w rozkładzie czasu pracy podwładnego, ale jest to praktykowane z przyczyn obiektywnych. Jest też bezradny w odpowiedzi na pytanie, z jakim wyprzedzeniem można to robić.

Departament Prawa Pracy MPiPS znalazł jednak wyjście – w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy pracodawca może przyjąć, jaki stosuje termin w takiej sytuacji. Wystarczy więc, że w takim regulaminie znajdzie się postanowienie, że np. za 2- lub nawet jednodniowym wyprzedzeniem może zmienić obowiązujący etatowca grafik, a modyfikacja obejmie pracownika.

Co mówi art. 129 § 3 k.p.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na czas krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

STANOWISKO MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Z 18 PAŹDZIERNIKA 2013 R. W SPRAWIE MODYFIKACJI ROZKŁADÓW CZASU PRACY PRACOWNIKÓW

Zgodnie z art. 129 § 3 kodeksu pracy rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Z przepisu tego nie wynika wprost, że dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracownika, jednak jest to praktykowane. Należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych.

Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MPiPS z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

Jednocześnie Departament Prawa Pracy uprzejmie informuje, że prezentowane poglądy nie są wiążące dla stron stosunku pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy. Do ustalania uprawnień pracowniczych ze stosunku pracy właściwy jest pracodawca, a spory na tym tle rozstrzygają sądy pracy.

Stanowisko MPiPS publikujemy tutaj.