Którzy pracodawcy nie muszą tworzyć harmonogramów czasu pracy na miesiąc

- Czy zmiany dotyczące tworzenia harmonogramów czasu pracy wprowadzone ostatnio do kodeksu pracy obejmują inne grupy zawodowe? – pyta czytelnik.

Nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć harmonogramy na miesiąc. U kierowców w niektórych przypadkach można ich w ogóle nie tworzyć, a czasem wystarczy rozplanować zadania tylko na 2 tygodnie. Najgorzej jest w podmiocie leczniczym, gdyż zatrudnionym w systemie równoważnym powinno się ułożyć grafik na cały okres rozliczeniowy.

Krótki opis nowości

Ostatnia nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 23 sierpnia 2013 r. mocą ustawy z 12 lipca tego roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (DzU z 2013 r., poz. 896) dotyczy modyfikacji w zakresie planowania czasu pracy. Przede wszystkim art. 129 § 3 k.p. wprowadza obowiązek tworzenia pracownikom rozkładów czasu pracy. Mogą mieć one formę pisemną lub elektroniczną i nie muszą obejmować całego okresu rozliczeniowego. Ustawodawca przewidział jednak, że trzeba je sporządzać na okresy nie krótsze niż miesięczne, a szef powinien przekazywać je pracownikom na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który sporządzono rozkład.

Jakie odstępstwa

Z kolei art. 129 § 4 k.p. przewiduje wyjątki od obowiązku tworzenia pracownikom grafików. Nie ma tego wymogu, gdy rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia z art. 150 § 1 k.p. lub z umowy o pracę oraz wobec zatrudnionych w systemie zadaniowym.

Pozostałe dwa przypadki dotyczą stosowania na pisemny wniosek pracownika rozkładów z art. 1401 k.p. oraz ustalenia na pisemny wniosek podwładnego indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Wprowadzenie nowych przepisów rodzi wątpliwości dotyczące ich relacji z regulacjami szczególnymi wobec kodeksu pracy. Chodzi o te, które określają czas pracy kierowców, pracowników podmiotów leczniczych, instytucji kultury oraz pracowników samorządowych i zatrudnionych w urzędach państwowych. Każda z tych ustaw przewiduje, że w zakresie nieuregulowanym w jej treści należy odpowiednio użyć ogólnych przepisów kodeksowych.

Już na tej podstawie można stwierdzić, że 3 instytucje wynikające z art. 129 k.p. będą miały powszechne zastosowanie, niezależnie od przepisów szczególnych, które odnoszą się do pracowników z określonych grup zawodowych. Żadna z tych ustaw nie ma bowiem regulacji dotyczących terminu przekazywania do wiadomości załogi harmonogramów na kolejny miesiąc czy okres rozliczeniowy. Oznacza to, że obowiązek zapoznania z harmonogramem z tygodniowym wyprzedzeniem jest powszechny i stosuje się do wszystkich grup zawodowych.

Podobne skutki niesie za sobą art. 129 § 4 k.p., czyli katalog wyjątków od wymogu tworzenia grafików dla pracowników. Nie sprzeciwia się to postanowieniom aktów szczególnych, więc dotyczy ogółu pracowników. Trzecim postanowieniem, które można stosować wobec niemal każdego pracownika, jest tworzenie harmonogramów wyłącznie w wersji elektronicznej.

Przeanalizujemy, jak nowe wymogi pracodawców przedstawiają się w poszczególnych profesjach.

Kierowcy

Obowiązki pracodawcy związane z planowaniem czasu pracy szoferów ściśle zależą od rodzaju wykonywanego przez nich przewozu. Jeśli realizują oni zadania w transporcie towarowym lub przewozy okazjonalne osób, pracodawca w ogóle nie musi układać im grafików. Co istotne, dotyczy to też tych szoferów, którzy są zatrudnieni w systemie równoważnym (art. 15 ust. 6 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155 ze zm., dalej ustawa).

Wymagania ustawodawcy rosną wobec szoferów wykonujących przewozy regularne osób na trasach powyżej 50 km. U nich powstaje obowiązek układania harmonogramów na co najmniej 2-tygodniowe okresy (art. 11 ust. 2 ustawy). Najsurowsze przepisy dotyczą kierowców zatrudnionych przy przewozach pasażerskich na trasach do 50 km, gdyż im rozkłady należy układać na co najmniej miesięczne okresy.

Uwaga! Artykuł 31e ust. 3 ustawy przewiduje, że rozkład pracy kierowcy podpisuje pracodawca lub podmiot, na rzecz którego szofer wykonuje pracę. W większości przypadków wymusza to obowiązek sporządzania go w formie pisemnej. Jest to więc jedyny wyjątek od zasady dopuszczającej powszechność sporządzania grafików w postaci elektronicznej.

Miesięczne harmonogramy trzeba układać również przy zatrudnieniu kierowcy w systemie mieszanym, łączącym elementy równoważnego i przerywanego czasu pracy. W praktyce stosuje się go jednak wyłącznie do kierowców wykonujących przewozy regularne. Stąd art. 19 ustawy wywiera wpływ jedynie u szoferów realizujących regularne przewozy pasażerskie na trasach powyżej 50 km.

Instytucje kultury

U pracowników instytucji kultury art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 406) jednoznacznie określa, że rozkłady czasu pracy ustala się na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie. Taka jednoznaczna norma wyłącza stosowanie do tych pracowników ogólnego przepisu kodeksowego nakazującego układanie rozkładów na co najmniej miesięczne okresy.

Przepis szczególny nie zajmuje się jednak materią podawania tych rozkładów do wiadomości pracowników, nie określa też ich formy. Tu więc odpowiednio należy zastosowć art. 129 § 3 k.p., nakazujący przekazywanie grafików z tygodniowym wyprzedzeniem oraz dopuszczający sporządzanie ich na papierze lub elektronicznie.

Służba zdrowia

Szpitale, przychodnie i inne podmioty lecznicze podlegające ustawie z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 217) mogą użyć wobec zatrudnionych tylko 2 systemów czasu pracy. Od wyboru dokonanego przez pracodawcę zależy przy tym zakres, w jakim do pracowników zastosuje ogólne przepisy kodeksowe. Jeśli szef zdecyduje się na system podstawowy, opisany w art. 93 ust. 1–3 ustawy o działalności leczniczej, może układać im harmonogramy na miesięczne okresy zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z kodeksu pracy. Przy tym systemie ustawa nie zawiera bowiem szczególnych wymogów.

Z kolei gdy pracodawca wprowadza system równoważny z art. 94 ustawy, miesięczny okres rozliczeniowy ma prawo przedłużyć do maksymalnie 4 miesięcy. Nie zawsze będzie to jednak korzystne, gdyż z ust. 3 tego przepisu wynika konieczność tworzenia dla zatrudnionych w systemie równoważnym rozkładów na cały okres rozliczeniowy. Co więcej, muszą one określać dni i godziny pracy oraz dni wolne od niej dla każdej osoby, co komplikuje układanie rozkładów na tak długie okresy.

Pracownicy samorządowi i urzędnicy państwowi

Dla pracowników samorządowych rozkład czasu pracy powinien określać regulamin pracy jednostki. W praktyce oznacza to, że wykonują oni zadania w stałych dniach i godzinach pracy, a co za tym idzie, stosuje się do nich wyjątek z art. 129 § 4 pkt 1 k.p. Warto bowiem pamiętać, że zgodnie z art. 9 § 1 k.p. przez prawo pracy rozumie się nie tylko przepisy kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych, ale również postanowienia układów zbiorowych oraz regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. W efekcie określenie rozkładu w regulaminie pracy wyłącza konieczność układania rozkładów dla pracowników, do których stosuje się te postanowienia.

Przykład

W regulaminie pracy starosta określił, że pracownicy starostwa powiatowego pracują od poniedziałku do piątku od 8 do 16, z wyjątkiem ustawowo wolnych od pracy świąt. W takim wypadku nie trzeba już układać dla nich grafików, gdyż rozkład czasu pracy wynika z wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy.

Ustawa o pracownikach samorządowych nie zajmuje się sprawą dopuszczalnych okresów rozliczeniowych, więc należy tu zastosować odesłanie z jej art. 43, przechodząc na regulacje kodeksu pracy. Powstaje jednak wątpliwość, czy przy określeniu rozkładu pracy w regulaminie warto wydłużać okres rozliczeniowy. Pracodawca i tak nie uelastyczni czasu pracy zatrudnionych, skoro będą oni wykonywać zadania według sztywnego rozkładu. W praktyce więc dłuższe okresy rozliczeniowe będzie można użyć jedynie do tych pracowników samorządowych, którzy z powodu wykonywanych zadań mają inny system niż podstawowy. Chodzi tu zwłaszcza o równoważny system czasu pracy. W takim zaś wypadku powstanie wymóg układania harmonogramów na co najmniej miesięczne okresy.

Podobnie przedstawia się planowanie pracy urzędników państwowych. Ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 269) jasno wskazuje, że poza zatrudnieniem w systemie podstawowym dopuszczono stosowanie rozkładów czasu pracy, w których można przedłużyć pracę do 12 godzin na dobę. Wniosek ten płynie z analizy art. 29 ust. 1a tego aktu. Poważne różnice pojawiają się przy dopuszczalnej długości okresu rozliczeniowego, która dla systemu podstawowego wynosi maksy- malnie 8 tygodni, a dla równoważnego do 12 tygodni.