Wyjazdy służbowe, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, to nieodzowny element prowadzenia działalności. Także tej jednoosobowej. Rozliczanie kosztów takich podroży może być mniej oczywiste, niż sama konieczność wyjazdów w realiach konkurencji rynkowej. Naturalny efekt takich podróży to ponoszenie dodatkowych wydatków związanych z ich odbywaniem. Mogą one osiągnąć znaczą wysokość np. w przypadku zakupu biletów lotniczych czy usług hotelarskich. Warto więc wykorzystać je do zmniejszenia płaconego podatku. Na jakich zasadach?

Należy zastosować podstawową regulację z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, czyli związek poniesionych kosztów z przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, tj. kosztów nieuznawanych za podatkowe). Jeżeli wydatki związane z podróżą służbową właściciela firmy są racjonalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie są literalnie wykluczone z kosztów, to mogą pomniejszyć przychód. Wydatki związane z podróżą służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą nie zostały wyłączone z możliwości zaliczenia ich w ciężar kosztów.

Kwoty dotyczące m.in przejazdów, przelotów czy hoteli mogą być zatem zaliczane w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Ważne jest, że to na podatniku, jako stronie wywodzącej korzystne skutki podatkowe, ciąży obowiązek ewentualnego wykazania związku pomiędzy ich poniesieniem a osiąganymi przychodami. Ponadto zaliczenie takich wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów wymaga również ich właściwego udokumentowania.

Odrębne zagadnienie to kwestia możliwości rozliczenia diet z tytułu podróży służbowej wykonywanej przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą. Za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wartości diet z tytułu podróży służbowych takiego przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących – w części przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT).

Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów diety, ale jedynie do wartości wynikającej z obowiązującego od 28 lutego 2013 r. rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167). Kwalifikacja taka wymusza na przedsiębiorcy ustalenie wartości diet przysługujących mu na podstawie powołanych przepisów wykonawczych.

Opinię tę potwierdzają organy podatkowe, m.in. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 16 sierpnia 2013 r.IPTPB1/415-315/13-4/MD), czy też Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 5 czerwca 2013 r. (ILPB/415-267/13-3/AMIN).

W tym drugim piśmieczytamy, że: „osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników, w odrębnych przepisach".

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię w Krakowie