Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji pracodawca musi przekazywać radzie pracowników informacje o:

- działalności i sytuacji ekonomicznej zakładu oraz przewidywanych w tym zakresie zmianach,

- stanie, strukturze i przewidywanych zmianach zatrudnienia oraz działaniach mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia oraz

- działaniach, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia u pracodawcy.

Zakres ten jest szeroki i jednocześnie ramowy. Użycie pojęć generalnych może stwarzać – jakże mylne – wrażenie, że przedstawiciele zatrudnionych mają dostęp do wszelkich danych dotyczących szefa. W rzeczywistości należy przekazać tylko takie informacje, które są niezbędne do osiągnięcia celu, jakim jest ochrona interesów podwładnych.

Przykład

Pracodawca realizuje kluczową dla swojej działalności inwestycję, w zakresie której zawiera znaczącą w skali całej swojej działalności umowę z dostawcą. Następnie kontrakt zostaje rozwiązany, a w jego miejsce zawarty nowy – z kolejnym dostawcą.

Rada pracowników miała prawo uzyskać informację o pierwotnej umowie, jeżeli miała ona wpływ na działalność pracodawcy w stopniu mogącym wywrzeć skutki na sytuację zatrudnionych. Natomiast szef nie ma obowiązku informować o zmianie dostawcy, gdyż nie ma ona wpływu na interesy podwładnych.

Pracodawca udziela informacji na wniosek rady. Z własnej inicjatywy przekazuje dane jedynie wtedy, gdy spodziewa się zmian lub zamierza podjąć działania, które mogą wpłynąć na sytuację pracowników.

Działalność i sytuacja ekonomiczna

Przez działalność szefa należy rozumieć wszelkie kwestie związane z prowadzeniem przez niego przedsiębiorstwa, m.in. przedmiot działalności, przyjęte formy prawne, struktura przedsiębiorstwa oraz rynek, na którym funkcjonuje, przyjęte cele strategiczne, kluczowi kontrahenci i zawierane umowy.

Natomiast żądanie informacji na temat sytuacji ekonomicznej pracodawcy może obejmować zarówno suche dane finansowe (m.in. bilanse finansowe, rachunek zysków i strat, informacje dotyczące posiadanych aktywów, środków trwałych, nieruchomości itd.), jak i szerzej ujęte dane dotyczące ekonomicznej pozycji szefa, takie jak analizy rynku i konkurencji, w tym warunków makroekonomicznych.

Co do zasady informacje dotyczące działalności i sytuacji ekonomicznej podmiotu zatrudniającego powinny odnosić się do całości przedsiębiorstwa, nie zaś do poszczególnych jego jednostek czy zakładów.

Przykład

Pracodawca posiada 20 fabryk na terenie całej Polski. Rada pracownicza zgłosiła się z prośbą o udzielenie danych na temat relacji kosztów funkcjonowania jednej z nich do osiąganych zysków ze sprzedaży wytwarzanych produktów. Wystarczy, jeżeli szef poda informację zbiorczą, obejmującą wszystkie zakłady.

Inaczej może przedstawiać się sytuacja, jeżeli jedna z fabryk znacząco odbiega wynikami od pozostałych i kreuje istotne straty (co grozi jej zamknięciem lub ma istotny wpływ na całościowy bilans firmy).

Stan i struktura zatrudnienia

Stan zatrudnienia to oczywiście liczba zatrudnionych osób. Struktura zatrudnienia obejmuje natomiast udział poszczególnych grup (wydzielonych ze względu na wiek, płeć, zawód, wykształcenie, rodzaj umowy z pracodawcą, terytorium itd.) w ogólnej liczbie załogi. Przykładowo można tutaj wskazać następujące dane:

- ogólna liczba zatrudnionych,

- struktura zatrudnienia według stanowisk lub wykształcenia,

- struktura terytorialna zatrudnienia,

- liczba kobiet zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach,

- wskaźniki fluktuacji kadr itp.

Prawo do informacji ma charakter zbiorowy. Oznacza to, że obejmuje dane dotyczące wszystkich lub pewnej obiektywnie wydzielonej grupy pracowników. Rada nie może żądać danych dotyczących konkretnej osoby lub osób. Pracodawca nie może udzielić informacji na temat wynagrodzenia np. pana Kowalskiego. Może natomiast ujawnić dane dotyczące średniej pensji wszystkich zatrudnionych lub osób zajmujących określone stanowisko.

Zmiany w zatrudnieniu należy rozumieć jako wszelkie zmiany o charakterze zbiorowym, zachodzące w stanie lub strukturze zatrudnienia. Chodzi tutaj m.in. o planowane restrukturyzacje, zwolnienia grupowe, programy dobrowolnych odejść, rekrutacje, jak również przejście zakładu lub jego części na nowego pracodawcę. Dotyczy również zwolnień wynikających z przyjętych przez pracodawcę celów strategicznych, nawet jeżeli nie spełniają one kryterium zwolnień grupowych.

Przykład

Biuro turystyczne zatrudnia 250 pracowników i posiada kilkanaście placówek na terytorium Polski. Pracodawca zamierza zamknąć biura w Rzeszowie i Lublinie, łącznie zatrudniające 15 osób.

Zakres zwolnień nie przekracza 10 proc. załogi, a więc nie mają one charakteru grupowego. Mimo to szef musi udzielić radzie pracowników odpowiednich informacji.

Obowiązek informacyjny nie znajdzie zastosowania do zmian indywidualnych, wynikających z przyczyn leżących po stronie konkretnych pracowników. Szef nie musi zatem informować rady pracowników np. o zamierzonym rozwiązaniu dyscyplinarnym umów o pracę z grupą zatrudnionych podejrzanych o kradzież.

Pojęcie działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia obejmuje wszelkie czynności zmierzające do poprawy sytuacji pracodawcy lub eliminacji istniejących zagrożeń dla liczebności załogi. Są to również działania minimalizujące skalę zwolnień np. przez przekwalifikowywanie zatrudnionych.

Zmiany w organizacji pracy lub w podstawach zatrudnienia

Należy wskazać, że mowa tutaj jedynie o „istotnych" zmianach. Kwestię „istotności" należy natomiast oceniać z punktu widzenia interesów pracowników.

Takie zmiany obejmują m.in.:

- modyfikacje systemu lub rozkładu czasu pracy załogi,

- zmiany przerw w pracy,

- wprowadzanie nowych technologii,

- konieczność oddelegowania części pracowników w związku z przekształceniami organizacyjnymi,

- wprowadzenie pracy nocnej,

- modyfikację schematu organizacyjnego spółki i zasad podległości itp.

Zmiany w podstawach zatrudnienia to planowane, zbiorowe zmiany umów o pracę na umowy cywilnoprawne lub odwrotnie, zmiany stosunków bezumownych na umowne,czy też zamiar wprowadzenia outsourcingu itp.

Przykład

Pracodawca zamierza wprowadzić do zawartych umów-zleceń dodatkowe świadczenia za osiągane wyniki sprzedaży. Nie będzie zobowiązany do ujawnienia tych danych radzie pracowników, jako że stanowi to zmianę treści stosunku umownego, nie zaś zmianę w zakresie samej podstawy zatrudnienia.

Możliwość odmowy

Istnieją sytuacje, w których pracodawca może nie przekazywać informacji – mimo istnienia obowiązku ich ujawnienia zgodnie z przedstawionymi już zasadami. Zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o informowaniu pracowników, szef może tak uczynić, jeżeli udostępnienie danych mogłoby – według obiektywnych kryteriów – poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub zakładu, których dotyczą, albo narazić je na znaczną szkodę.

Odmowa udzielenia informacji będzie wchodziła w grę tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Mają one miejsce, jeżeli – dla uniknięcia zagrożenia – nie wystarczy zastosowanie „słabszego" środka w postaci zobowiązania członków rady do zachowania w tajemnicy uzyskanych danych.

Uzasadniona będzie odmowa w zakresie takich informacji, których ujawnienie w normalnym toku zdarzeń mogłoby poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub wywołać powstanie po stronie szefa znacznej szkody. Przy czym nie jest konieczne, aby pracodawca był pewien, że takie skutki wystąpią. Wystarczy, że obawa ich zaistnienia jest obiektywnie uzasadniona.

Pod pojęciem „ujawnienie" należy rozumieć przekazanie danych radzie pracowników, nie zaś ich dalsze udostępnienie przez członków rady osobom trzecim. Oznacza to, że zakłócenie lub szkodę mogłoby spowodować już samo przekazanie informacji przedstawicielom załogi.

Z drugiej strony, jeżeli z dotychczasowej praktyki wynika, że członkowie rady nie zachowują obowiązku poufności, odmowa udzielenia danych, które mogłyby obiektywnie zaszkodzić szefowi w przypadku ich ujawnienia osobom trzecim, jest uzasadniona.

Przykład

Członkowie rady pracowniczej spółki zajmującej się produkcją mebli nie dotrzymują obowiązku zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali w związku z pełnioną funkcją. Pracodawca zamierza zwiększyć produkcję i otworzyć kolejną fabrykę. Obecnie jest w trakcie negocjacji warunków umowy sprzedaży kilku nieruchomości jako potencjalnych lokalizacji.

Zarząd przeprowadził analizę kosztów i podjął decyzję o lokalizacji inwestycji w Wysogotowie. Do czasu zakupu działki pracodawca może odmówić udzielenia informacji o podjętej decyzji, jako że jej ujawnienie mogłoby spowodować szkodę w postaci znacznego wzrostu negocjowanej ceny.

Uszczerbek dla pracodawcy może mieć zarówno charakter majątkowy, jak i niemajątkowy – np. utrata pozycji lub renomy. Szkoda majątkowa może polegać zarówno na rzeczywistej stracie, jak i na utracie korzyści. Zagrożenie nastąpienia szkody musi być obiektywne i skonkretyzowane.

—Patrycja Zawirska radca prawny, kieruje Zespołem Prawa Pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

—Katarzyna Urbańska aplikant adwokacki, K&L Gates Jamka sp. k.