Sporządzanie harmonogramów czasu pracy nie zawsze jest proste. Często już na etapie ich tworzenia występują błędy. Jeśli pracownicy wykonali pracę zgodnie z nieprawidłowym grafikiem, pracodawcy nie pozostaje nic innego jak prawidłowo rozliczyć tę pracę i wypłacić podwładnym należne im wynagrodzenie z tego tytułu.

Aby to zrobić, musi on jednak właściwie zakwalifikować poszczególne godziny pracy podwładnych do odpowiednich dób pracowniczych, tygodni czy całych okresów rozliczeniowych. Nie zawsze jest to proste i ciężko znaleźć rozwiązanie w obowiązujących przepisach. Tym trudniej szefowi dokonać prawidłowej kwalifikacji i ustrzec się od popełnienia wykroczeń przeciwko prawom pracowniczym.

5 dni to prawie norma

Zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy to niejako norma czasu pracy, która bezwzględnie zabrania pracodawcy planować pracę zatrudnionych powyżej przeciętnie 5 dni tygodniowo w okresie rozliczeniowym.

W każdym zatem przypadku pracodawca musi dochować tej zasady w okresie rozliczeniowym, choćby inna była wola jego lub podwładnych. W przeciwnym razie, nawet jeśli nie zostaną naruszone żadne normy czasu pracy, i tak popełni wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Przykład

Pan Wojciech prowadzi sklep spożywczy, który jest czynny od poniedziałku do soboty od 6 do 20. Zatrudnieni w nim pracownicy wykonują obowiązki na podstawie grafików sporządzanych na okresy miesięczne.

Otrzymują je przed rozpoczęciem kolejnego tygodnia pracy. Pracowników obowiązuje podstawowy system czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Pani Mariola – sprzedawca w sklepie – otrzymała na czerwiec 2013 r. następujący grafik pracy.

W tak zaplanowanym grafiku czasu pracy pani Marioli popełniono szereg błędów. Mimo że wymiar czasu pracy obowiązujący wszystkich pracowników w czerwcu 2013 r. (tj. 160 godzin) nie został przekroczony ani o jedną godzinę, to jednak doszło do przekroczenia przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Pracownica wykonywała bowiem pracę w 4 soboty, za co nie udzielono jej w okresie rozliczeniowym innego dnia wolnego od pracy. Ponadto w grafiku zaplanowano pracę w godzinach nadliczbowych, co nie jest dopuszczalne na gruncie obowiązujących przepisów prawa pracy. Dotyczy to zaplanowania pani Marioli pracy 15 czerwca 2013 r. ponownie w poprzedniej niezakończonej dobie pracowniczej, która rozpoczęła się dla niej w piątek 14 czerwca o 13 i trwała przez kolejne 24 godziny do 13 w sobotę.

Zatem w dobie tej przepracowała ona łącznie 12 godzin, co spowodowało przekroczenie dobowej normy czasu pracy o 5 godzin. Pracownicy będzie przysługiwał 50-proc. dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy nadliczbowej. Dodatkowo nie zapewniono jej w tej dobie nieprzerwanego odpoczynku dobowego, gdyż najdłuższa nieprzerwana jego część wyniosła 10 godzin – od 20 w piątek do 6 w sobotę.

Jedynym wyjściem w tej sytuacji jest zrekompensowanie pracownicy tych 5 godzin nadliczbowych stosownym dodatkiem, tak aby nie narazić się na popełnienie wykroczenia związanego z niewypłaceniem pracownikowi należnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli chodzi o naruszenie przepisów o czasie pracy, to jest ono wykroczeniem i ustawodawca nie przewidział żadnej formy jego rekompensaty dla pracownika.

Naprzemienne zmiany to zły pomysł

Często się zdarza, że na prośbę pracownika pracodawca ustala te same zmiany robocze co drugi dzień. Choć może to być korzystne dla zatrudnionego, to wprowadzenie takiego rozkładu jest wbrew obowiązującym przepisom. Gdyby jednak szef zrobił to nieświadomie, to kluczowe będzie w tym przypadku odpowiednie zakwalifikowanie i rozliczenie godzin pracy.

Przykład

Pani Maria i pani Wiola są zatrudnione w jednym ze sklepów spożywczych, w którym właściciel zapewnił stałą dwuosobową obsadę. Sklep jest czynny od poniedziałku do piątku od 6 do 20 oraz w sobotę od 8 do 18. W zakładzie obowiązuje podstawowy system czasu pracy. Zgodnie z ustaleniami szefa z zatrudnionymi, pracują one według stałego grafiku w następujący sposób.

Takie rozłożenie godzin pracy w tygodniu jest nieprawidłowe i narusza obowiązujące przepisy o czasie pracy. Regularnie, co drugi dzień, dochodzi do naruszenia doby pracowniczej u obu zatrudnionych. Zawsze gdy kobiety rozpoczynają pracę o 13 zgodnie z obowiązującymi je grafikami, ich doba pracownicza trwa do godz. 13 w następnym dniu. Zatem pracę od 6 do 13 kolejnego dnia trzeba zaliczyć do poprzedniej doby. W takim przypadku łącznie w dobie rozpoczynającej się od 13 kobiety pracują 14 godzin.

W każdym z tych dni wykonują więc pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy o 6 godzin, za co należy im się 50-proc. dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Ponadto również co drugi dzień dochodzi do naruszenia prawa pracownic do odpoczynku dobowego. W dobie rozpoczynającej się od 13 od poniedziałku do piątku każda z nich ma zapewnione wyłącznie 10 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Podwójnie naruszona doba

Błędne planowanie czasu pracy w poszczególnych dobach pracowniczych jest najczęściej łatwe do rozliczenia i nie ma problemu z ustaleniem, do której doby należy zaliczyć poszczególne godziny wykonywania obowiązków. Nieco trudniej bywa w przypadku, gdy naruszenie doby występuje niejako seriami i w każdym kolejnym dniu podwładny rozpoczyna pracę wcześniej. Rozliczając tak zaplanowany czas pracy, należy jednak odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza, w której naruszenie doby nastąpiło już na etapie planowania, i druga – gdy planowanie było prawidłowe, a przepisy naruszono już przy wykonywaniu pracy.

Przykład

Pani Maria jest zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy po 8 godzin na dobę. Pracę wykonuje na podstawie tygodniowego grafiku, który jest wywieszany z odpowiednim wyprzedzeniem na tablicy ogłoszeń w zakładzie. W jednym z tygodni zaplanowano jej pracę w następujący sposób.

W takim przypadku, licząc godzin pracy w dobie, należy się odnieść wyłącznie do poprzedniej doby pracowniczej. Doba poniedziałkowa będzie zatem trwała od 10 do 10 we wtorek, doba wtorkowa od 8 do 8 w środę, a doba środowa od 6 do 6 w czwartek. Pani Maria przepracowała zatem zarówno w dobie poniedziałkowej, jak i wtorkowej po 10 godzin. Takie ustalenie godzin pracy jest nieprawidłowe i narusza przepisy o czasie pracy. Dochodzi tu również do planowania pracy w godzinach nadliczbowych, co na gruncie obowiązujących przepisów k.p. jest niedopuszczalne.

Nieco inaczej będzie się przedstawiać sytuacja, gdy pracownik jest zatrudniony w stałym rozkładzie czasu pracy, a zazębianie się dób pracowniczych wystąpi już na etapie wykonywania pracy.

Przykład

Pan Jacek jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, w stałym rozkładzie od poniedziałku do piątku od 10 do 18. Pracodawca nie sporządza dla niego grafiku czasu pracy, a rozkład godzin został ustalony w obowiązującym w zakładzie regulaminie pracy.

W związku z koniecznością wykonania dodatkowych czynności służbowych pan Jacek wykonywał pracę w następujący sposób.

W takim przypadku doba pracownicza będzie się rozpoczynała zawsze o 10, tj. zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Wcześniejsze rozpoczęcie przez niego zadań we wtorek nie spowoduje automatycznie zmiany godziny rozpoczęcia doby wtorkowej, która i tak wystartuje o 10. Rozpoczęcie biegu doby pracowniczej nie jest bowiem uzależnione wyłącznie od faktycznej godziny rozpoczęcia pracy przez pracownika, jeżeli obowiązuje go stały rozkład czasu pracy lub szczegółowy grafik ustalony na określony czas.

W takim przypadku rozpoczęcie doby będzie wyznaczane w tym grafiku przez wskazanie zaplanowanej godziny pracy podwładnego. Rozpoczęcie pracy niezgodnie z grafikiem nie spowoduje zmiany pory rozpoczęcia doby bez względu na to, czy pracownik rozpocznie ją wcześniej, czy później niż miał to zaplanowane.