Kiedy pracodawca weźmie na siebie odpowiedzialność za popełnione wykroczenia

Jeśli w trakcie kontroli inspektor pracy stwierdzi nieprawidłowości stanowiące wykroczenia przeciwko prawom pracownika, będzie chciał ukarać mandatem przede wszystkim pracodawcę. Gdy wskaże on inną odpowiedzialną za ich popełnienie osobę, to kar może być więcej. Warto wiedzieć, kto może zostać ukarany mandatem i w jakich przypadkach można odwoływać się od decyzji inspektora.

Musi być wina

Zgodnie z definicją wynikającą z art. 1 kodeksu wykroczeń (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 482) wykroczeniem jest czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w chwili jego popełnienia, zagrożony karą aresztu, ograniczania wolności, grzywny do 5000 zł lub nagany. Jednak kluczową przesłanką odpowiedzialności sprawcy wykroczenia jest jego wina. Oznacza to, że jeśli inspektor pracy nie może przypisać winy osobie odpowiedzialnej za naruszenie przepisów, to w konsekwencji nie ma podstaw do zastosowania sankcji.

Przykład

BEZ PREMEDYTACJI

Pracodawca zatrudnia pracowników w miesięcznych okresach rozliczeniowych, w stałym rozkładzie czasu pracy, przewidującym wolne soboty, niedziele i święta. W sobotę 22 czerwca 2013 r. wezwał załogę do pracy, ponieważ wynikła potrzeba realizacji pilnego i intratnego zlecenia. Większość osób wypisała wnioski i skorzystała z dnia wolnego w poniedziałek 24 czerwca. Jeden pracownik rozpoczął jednak w tym dniu 3-tygodniowy urlop wypoczynkowy. Z tego powodu doszło do naruszenia przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, co stanowi wykroczenie z art. 281 pkt 5 k.p. Ponieważ jednak pracodawcy nie można przypisać w związku z tym winy, inspektor nie miałby podstaw, aby ukarać go mandatem.

Uwaga! Tak jest w każdym przypadku, gdy pracodawca nie  miał wpływu na okoliczności, z powodu których naruszono przepisy. Może to być np. choroba pracownika czy konieczność sprawowania przez niego opieki nad chorym członkiem rodziny.

Bierze na siebie...

Bez wątpienia osobą odpowiedzialną za przestrzeganie w zakładzie przepisów prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia jest sam pracodawca. Ponieważ to z nim inspektor pracy omawia protokół z kontroli – a więc również i stwierdzone wykroczenia przeciwko prawom podwładnych – to jest on pierwszą osobą, którą inspektor zapyta o to, czy poczuwa się do winy za ich popełnienie. Jeśli na tym etapie pracodawca nie wskaże osób bezpośrednio odpowiedzialnych za popełnienie stwierdzonego wykroczenia, to on otrzyma za nie mandat.

Inspektor przeprowadza czynności wyjaśniające, aby nie było wątpliwości co do osoby, która naruszyła prawo

W praktyce najczęściej tak właśnie się dzieje. Pracodawca bierze na siebie winę za wszystkie wykroczenia stwierdzone w trakcie kontroli. Ma to istotny wymiar praktyczny, ponieważ niezależnie od liczby stwierdzonych w trakcie kontroli wykroczeń, jeśli winną ich popełnienia jest jedna osoba, inspektor pracy może ukarać ją tylko raz. Nakłada więc na nią tylko jeden mandat w wysokości od 1000 do 2000 zł. W ten sposób liczba i łączna wysokość kar jest ograniczona. Mogą one być znacznie wyższe w przypadku wskazania kilku odpowiedzialnych osób.

...lub wskazuje winnych

Mimo tych korzyści finansowych pracodawcy coraz częściej nie chcą brać na siebie błędów popełnionych przez inne osoby i wskazują winnych popełnienia poszczególnych wykroczeń. I trudno się temu dziwić, skoro rzeczywiście scedowali część swoich władczych uprawnień na pracowników kadry kierowniczej niższego szczebla, fachowe służby kadrowe, księgowe lub BHP, którzy z tytułu zwiększonych obowiązków i odpowiedzialności otrzymują też odpowiednio wyższe wynagrodzenie.

Skoro mandat można nałożyć jedynie na osobę winną popełnienia wykroczenia, to – w zależności od okoliczności konkretnego przypadku – inspektor może nim ukarać pracodawcę, osobę działającą w jego imieniu w pewnym obszarze, za który ponosi odpowiedzialność (np. księgową, kadrową), osobę odpowiedzialną za stan bhp (np. kierownika zakładowej służby bhp) lub osobę bezpośrednio kierującą zespołem pracowników (mistrza, brygadzistę, kierownika, menedżera).

Gdy pracodawca przekaże informacje o tym, kto odpowiada za popełnienie poszczególnych wykroczeń, inspektor pracy będzie rozmawiał już bezpośrednio z tymi osobami. Zanim bowiem „zaproponuje" im mandat w konkretnej wysokości (od 1000 do 2000 zł), musi ustalić, czy poczuwają się one do odpowiedzialności za popełnione wykroczenia i czy przyjmą mandat w podanej przez inspektora kwocie.

Rzadko osoba wskazana przez szefa jako winna popełnienia konkretnego wykroczenia kwestionuje jego słowa i uchyla się od przyjęcia kary. Gdyby jednak tak się stało, inspektor pracy powinien przeprowadzić czynności wyjaśniające, aby nie było wątpliwości co do osoby, która naruszyła prawo. W tym celu może sięgnąć do zakresu obowiązków osób wskazanych przez pracodawcę jako winne popełnienia wykroczenia, ewentualnie przesłuchać je, a także – w razie potrzeby – przesłuchać świadków.

Przykład

ZA BRAK WIEDZY

W zakresie obowiązków pracownicy działu płac dużej firmy wpisano dokonywanie ustawowych potrąceń z wynagrodzeń podwładnych. Nie opanowała ona jednak tej trudnej sztuki, więc zdarzały się przypadki realizacji potrąceń w niewłaściwej kolejności, czy z naruszeniem kwoty wolnej. Oczywiste jest, że w tym przypadku za błędy nie odpowiada szef, który nie ma fizycznej możliwości weryfikacji sposobu obliczania pensji wszystkich pracowników, lecz zatrudniona przez niego w tym celu kobieta. Ona więc zostanie ukarana mandatem.

Niestety, w przypadku gdy winę za poszczególne wykroczenia ponoszą różne osoby, są one karane przez inspektora pracy niezależnie od siebie, za każde wykroczenie odrębnie. To w praktyce oznacza kilka mandatów wręczonych poszczególnym osobom.

Przykład

KILKA NARUSZEŃ

Podczas kontroli inspektor stwierdził naruszenie zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dopuszczenia pracownika do pracy bez badań i szkolenia wstępnego bhp, nieprawidłowości w wysokości wynagrodzenia za nadgodziny oraz przypadek polecenia nadgodzin pracownicy w ciąży. Pracodawca nie zgodził się na propozycję inspektora, żeby przyjąć mandat w maksymalnej wysokości 2000 zł. Stwierdził, że za brak właściwej rekompensaty pracy w dniu wolnym z  tytułu 5-dniowego tygodnia pracy odpowiada kadrowa, która ma obowiązek na bieżąco pilnować czasu pracy zatrudnionych. Z kolei dopuszczenie do pracy bez badań i szkoleń to wina kierownika działu, który jako bezpośredni przełożony ma obowiązek zweryfikować możliwość powierzenia nowemu pracownikowi działu zadań. Za nieprawidłowości w obliczaniu wysokości pensji za nadgodziny odpowiada pracownik płac, natomiast fakt polecenia nadgodzin ciężarnej jest winą dyrektora handlowego, który otrzymał zaświadczenie lekarskie pracownicy, ale zamiast dostarczyć je do działu kadr, przetrzymał w szufladzie biurka przez 2 tygodnie. Jeśli wskazane osoby nie zakwestionują wersji szefa, zamiast jednego mandatu dla pracodawcy inspektor wystawi 4 mandaty, z których każdy może opiewać na kwotę od 1000 do 2000 zł.

Dla podmiotu zewnętrznego

Inspektor może nałożyć mandat nie tylko na pracodawcę, ale również na osobę korzystającą z pracy osób zatrudnionych w innej firmie. Taka sytuacja dotyczy podmiotów korzystających z pracowników tymczasowych, które naruszają wobec nich przepisy i zasady bhp lub nie wypełniają innych obowiązków uzgodnionych z agencją pracy tymczasowej, związanych z wykonywaniem pracy przez pracownika tymczasowego (art. 27 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, DzU nr 166, poz. 1608 ze zm.).

Przykład

WSPÓŁPRACA Z AGENCJĄ

Pracodawca zatrudnia przy pracach związanych z pielęgnacją zieleni miejskiej zarówno własnych pracowników, jak i pracowników tymczasowych, wynajmowanych od agencji w okresie wiosenno-jesiennym. Wykonując pracę na otwartej przestrzeni, osoby te mają prawo do profilaktycznych napojów, gdy temperatura przekracza 25 st. C. Jednak pracodawca wydaje je wyłącznie własnym pracownikom, a tymczasowi muszą organizować sobie napoje we własnym zakresie. Takie działanie narusza art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, co uzasadnia ukaranie pracodawcy – użytkownika grzywną w postaci mandatu karnego.

Decyduje inspektor

Wykroczenia przewidziane w kodeksie pracy zagrożone są karą do 30 tys. zł (art. 281, 282 i 283 k.p.). Jednak tak wysoką grzywnę może wymierzyć wyłącznie sąd – jeśli inspektor pracy skieruje do niego wniosek o ukaranie. Dzieje się tak, gdy zdaniem inspektora waga lub liczba wykroczeń stwierdzonych w trakcie kontroli jest tak duża, że nawet maksymalny mandat nie będzie wystarczającą dolegliwością dla sprawcy lub też, gdy winny popełnienia wykroczenia odmówi przyjęcia mandatu.

Kwota mandatu, jaką może nałożyć inspektor pracy, musi mieścić się w przedziale od 1000 do 2000 zł. Przy czym dolna granica wynika z działu XIII k.p. (art. 281 – 283 k.p.), a górną przewiduje art. 96 § 1a k.p.o.w.

Przy czym inspektorzy pracy nie posiadają taryfikatora, który określałby wysokość grzywien za poszczególne wykroczenia. W konsekwencji więc wysokość kary zależy od ich uznania, a jedynym ograniczeniem jest wskazany przedział kwotowy.

Wymierzając karę inspektor powinien więc przede wszystkim ocenić stopień społecznej szkodliwości czynu, wziąć pod uwagę cel kary w zakresie społecznego oddziaływania oraz cele zapobiegawcze i wychowawcze, które ma ona osiągnąć w stosunku do ukaranego (art. 33 § 1 k.w.).

Co zrobić w kwitem

Niezależnie od tego, czy ukaranym jest pracodawca czy wskazany przez niego pracownik, mandat jest zawsze nakładany na osobę, a nie na firmę. Ukarany ma obowiązek uiścić grzywnę w terminie 7 dni od wystawienia mandatu, o czym jest informowany w treści pouczenia. Gdy nie dopełni tego obowiązku, zostaje wszczęte postępowanie egzekucyjne na zasadach przewidzianych w ustawie z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1015 ze zm.). Inspektor pracy powinien również pouczyć ukaranego o skutkach nieprzyjęcia mandatu, do czego ma prawo zgodnie z art. 97 § 2 k.p.o.w. Odmowa przyjęcia mandatu powoduje jednak, że inspektor kieruje wniosek o ukaranie do sądu.

Autorka jest byłym inspektorem pracy, aktualnie wspólnikiem w firmie Pogotowie Kadrowe sp. j.

WYŻSZA GRZYWNA

Kara za recydywę