Załatwiając sprawę w gminie, nie zawsze musimy posługiwać się urzędowymi zaświadczeniami. Wystarczy złożenie oświadczenia. Dzięki obowiązującej niespełna dwa lata ustawy z 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 106, poz. 622) lista spraw, do których załatwienia potrzebne były zaświadczenia, zmniejszyła się o ponad 200 pozycji. W ten sposób urzędowe zaświadczenia zostały zastąpione oświadczeniami samych zainteresowanych.
Warto pamiętać, że w większości przypadków są one składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. W konsekwencji podanie nieprawdy oznacza dla nierzetelnego interesanta odpowiedzialność karną i nawet karę trzech lat więzienia.
Omawiane przepisy ułatwiły również postępowania prowadzone w urzędach. Dzięki nim obecnie organ administracji publicznej nie może żądać od zainteresowanego zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli znane są one mu z urzędu. Urzędnik nie ma prawa ich żądać wtedy, gdy może je ustalić na podstawie posiadanych ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie rejestrów publicznych, które mają inne podmioty publiczne.
Jeżeli organ mimo wszystko domaga się zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego bądź oświadczenia od strony lub innego uczestnika postępowania, jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.
