Wielu pracodawców i pracowników kadr nie zdaje sobie sprawy, że od wejścia do Unii Europejskiej Polskę obowiązują unijne regulacje w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Które prawo przyjąć

Angażując na etat każdego obywatela UE, trzeba sprawdzić, któremu ustawodawstwu podlega zatrudniany. Najlepiej, aby taka weryfikacja nastąpiła, zanim strony podpiszą umowę o pracę, bowiem ustalanie tego później może okazać się kosztowne. Pierwsze działanie wobec przyszłego pracownika powinno polegać na rozstrzygnięciu wątpliwości: czy ubiegając się o etat, zaangażowany będzie tylko w Polsce, czy ma też inne zatrudnienie poza naszymi granicami. Istotna będzie też forma wykonywania pracy – najemna czy działalność na własny rachunek. Od tego zależą dalsze ustalenia.

Gdyby etat dla pracownika z zagranicy był jedynym zatrudnieniem, sprawa jest prosta – będzie ubezpieczony w ZUS i składki trzeba za niego odprowadzać według polskich przepisów ubezpieczeniowych.

Zasada nazywana zasadą miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris) głosi, że osoba podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę najemną lub na własny rachunek (art. 11 ust. 3a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE nr 883/2004; dalej rozporządzenie). Tu bez znaczenia jest miejsce zamieszkania pracownika, siedziba jego pracodawcy lub to, gdzie prowadzący działalność dokonał jej rejestracji.

Przykład

Pan Jaromir jest Czechem. Oprócz pracy na etacie w Polsce nie wykonuje żadnej działalności na własny rachunek ani pracy najemnej w innym kraju. Będzie podlegał ubezpieczeniom w Polsce.

Kłopot z definicjami

Należy tu wytłumaczyć pojęcia: „praca najemna" i „praca na własny rachunek". W myśl rozporządzenia, którym trzeba się tutaj kierować:

Właściwe ustawodawstwo danego kraju definiuje „pracę najemną" oraz „działalność na własny rachunek" i wedle tych reguł pracodawca z Polski powinien ustalać fakty. Sprawa zaczyna się komplikować, gdy oprócz etatu w Polsce cudzoziemiec wykonuje pracę najemną w rodzinnym kraju, ponieważ zgodnie z art. 13 rozporządzenia:

a) osoba wykonująca pracę najemną w dwóch krajach, w razie zatrudnienia przez różne przedsiębiorstwa z siedzibą lub miejscem działalności w różnych krajach – podlega ustawodawstwu tego państwa, w którym ma ustalone miejsce zamieszkania, jeżeli w tym państwie wykonuje znaczną część pracy.

Przykład

Pan Jan jest Czechem i znanym profesorem. Także w Polsce otrzymał etat profesora. Nie przeprowadził się jednak do Polski, a w Czechach wciąż pracuje w macierzystej uczelni na umowę o pracę.

Do naszego kraju przyjeżdża tylko na kilka dni i mieszka wtedy w hotelu. Dlatego podlega tylko czeskim przepisom ubezpieczeniowym i pracodawca z Polski powinien go zgłosić i opłacać składki w czeskiej CSSA (odpowiednik ZUS).

Przy czym za określenie „znaczna część pracy najemnej wykonywana w państwie członkowskim" przyjmuje się znaczną pod względem ilościowym część pracy danej osoby wykonywaną w tym państwie. Niekoniecznie jednak musi to być największa część tej pracy. W oszacowaniu, czy znaczną jej część podwładny wykonuje w państwie członkowskim, pomogą następujące kryteria:

Jeżeli oszacowanie takie wykaże, że osoba ta przez co najmniej 25 proc. czasu swojej pracy pracuje w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania i/lub że zarabia co najmniej 25 proc. wynagrodzenia w państwie członkowskim, w którym mieszka na stałe, oznacza to, że w tym państwie wykonuje znaczną część pracy.

b) osoba niewykonująca znacznej części swojej pracy w państwie członkowskim, w którym ustalone jest miejsce jej zamieszkania, podlega ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności zatrudniającego ją przedsiębiorstwa lub pracodawcy.

Przykład

Pan Izinek jest Czechem i w Czechach pracuje jako naukowiec. Od 1 stycznia 2013 r. został zaangażowany do pracy w Polsce nad ważnym projektem. Większość czasu spędza w Krakowie, mimo to nie zrezygnował z etatu w Czechach. W Polsce jego honorarium wynosi ok. 80 proc. całego rocznego przychodu. Ponieważ w Polsce wykonuje znaczącą część pracy, podlega ubezpieczeniu i oskładkowaniu w Polsce.

Sytuacja zmieni się, gdy zagraniczny pracownik w swoim macierzystym kraju prowadzi działalność na własny rachunek, a w Polsce jest zatrudniony na etacie. Wtedy prymat ma wykonywanie pracy najemnej, która przesądza o wyborze właściwego ustawodawstwa zgodnie z art. 13 ust. 3 rozporządzenia. Potwierdzają to odtajnione interpretacje ZUS, np. decyzja 381/2011 z 15 czerwca 2011 r. wydana przez ZUS w Lublinie.

Przykład

Pan Robert jest Słowakiem i jednocześnie przedsiębiorcą. Na Słowacji prowadzi własną działalność w zakresie usług architektonicznych. W Polsce, w związku z budową drogi w rejonie górskim, zatrudniono pana Roberta jako konsultanta (uznano, że ma dużą wiedzę w tym zakresie) na umowę o pracę.

Tym samym pan Robert powinien wyrejestrować się z ubezpieczeń na Słowacji, ponieważ - zgodnie z prawodawstwem unijnym - jako właściciel firmy powinien odprowadzać składki w Polsce.

Najlepiej, aby z wyborem właściwego ustawodawstwa zapoznać się przed podjęciem wiążących decyzji i umów.

Fakty od razu

Można to zrobić w formie odrębnego porozumienia z kandydatem do pracy (promesa lub umowa przedwstępna). W nim precyzuje się, jakie dokumenty i kiedy pracownik ma okazać i gdzie określa się datę jego zatrudnienia. Dokumentem służącym ustaleniu właściwego systemu ubezpieczeń jest formularz A1. Kandydat do pracy powinien go przedstawić najpóźniej w dniu zatrudnienia.

Oczywiście może to zrobić później, ale brak tego pisma spowoduje, że w jednym okresie pracodawca będzie musiał odprowadzić składki społeczne do dwóch różnych instytucji - przy czym do jednej nienależnie. Wpędzić go to może w duże kłopoty. Pracodawcy bądź kadrowi często tłumaczą się wtedy, że pracownik nie okazał dokumentu A1 w określonym terminie.

Nie ma to jednak żadnego znaczenia, ponieważ formularz A1 ma walor deklaratoryjny i potwierdza urzędowo przynależność do właściwego systemu ubezpieczeń. Natomiast przedstawienie druku A1 po roku od przyjęcia na etat oznacza dla pracodawcy negatywne konsekwencje.

Przykład

Pan Martin, obywatel Słowacji, nie przedstawił polskiemu pracodawcy dokumentu A1, choć na Słowacji był zatrudniony na umowę o pracę. Kadrowa nie wymagała tego formularza, dlatego księgowa naliczała pensje i odprowadzała składki do polskiego ZUS.

Po roku od zatrudnienia pan Martin dostarczył druk A1, gdyż dowiedział się w swojej instytucji ubezpieczeniowej, że opłacanie składek na Słowacji wpłynie na wysokość jego emerytury.

Równocześnie Słowacka Socialna Poistovnia wystosowała pismo, w którym ustaliła karę za to, że pana Martina nie zgłoszono w terminie do ubezpieczeń na Słowacji. Ponadto zażądała rozliczenia składek na Słowacji od początku jego zatrudnienia w Polsce oraz wpłaty ich za cały okres ubezpieczenia, wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

Jeśli pracodawca wpłaci składki do instytucji, której się one nie należały, może żądać stwierdzenia nadpłaty na koncie ich płatnika. Polski ZUS zwróci nadpłacone kwoty bądź zaliczy je na poczet przyszłych zobowiązań.

WNIOSEK

Po ustaleniu właściwej dla cudzoziemskiego pracownika instytucji ubezpieczeniowej szef powinien zgłosić go i opłacać za niego należne składki. Jeśli popełni błąd i jest to instytucja inna niż ZUS, może to okazać się początkiem prawdziwych problemów.