Za nocleg w czasie podróży służbowej w hotelu (lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie – np. w motelu) pracownik ma prawo do zwrotu kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie większej jednak – za jedną dobę hotelową – niż:
W delegacjach zagranicznych limit nie jest jednakowy. Poszczególnym państwom przypisano różne stawki. W jednym przypadku rozporządzenie dodatkowo wskazuje na pewne części kraju, w których obowiązują wyższe limity. Chodzi o USA, gdzie limit dla całego państwa to 200 USD, ale dla Waszyngtonu to 300 USD, a dla Nowego Jorku – 350 USD.
Wyższy zwrot
W uzasadnionych przypadkach – zarówno w delegacji krajowej i zagranicznej – pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit noclegowy.
Przekroczenie stawki z rozporządzenia wymaga pisemnego podania uzasadnienia. Tylko wtedy kwota przekroczenia limitu na nocleg nie podlega opodatkowaniu. Tak wskazują np. organy podatkowe w interpretacjach odnoszących się, co prawda, do delegacji zagranicznych, ale można to w pełni przenieść obecnie na delegację krajową. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przyjmuje bowiem analogiczną konstrukcję odnośnie przekroczenia limitu dla delegacji krajowych. Dla przykładu taką interpretację wydała Izba Skarbowa w Bydgoszczy (12 września 2007 r., ITPB1/415-111/07/IB) czy Pomorski Urząd Skarbowy (2 września 2005 r., DM/P/ 415-0041/05/ŁB).
Odpowiednie warunki
W praktyce zdarza się, że w danej miejscowości jest problem z zapewnieniem pracownikowi noclegu w cenie mieszczącej się w limicie. Nocleg w podróży służbowej ma w pewien sposób rekompensować delegowanemu pozbawienie go w związku z wyjazdem służbowym możliwości wypoczynku we własnym domu. Pracodawca ma pokryć koszty noclegu, które zapewnią mu warunki obiektywnie umożliwiające wypoczynek. Nie można tego rozumieć skrajnie wąsko jako możliwość snu. W tym kontekście najtańszy nocleg zwykle nie jest tym, który umożliwi pracownikowi wypoczynek, zapewni swobodę, czy trochę intymności itp.
Przykład
musi być powód
Pracodawca w regulaminie wynagradzania wprowadził limit na noclegi krajowe w kwocie 800 zł. Uzasadnieniem przekroczenia limitu może być indywidualny przypadek. Musi mieć związek ze specyfiką danego wyjazdu, realizacją zadania służbowego, warunków itp.
Podniesienia stawki noclegowej bez wskazania okoliczności, które by to uzasadniały, nie pozwala wypłacać kwoty przekraczającej limit w każdym przypadku. Skorzystanie z noclegu w cenie przekraczającej 600 zł wymagałoby także tutaj uzasadnienia.
Z uzasadnieniem granica bez znaczenia
Uzasadnieniem przekroczenia limitu mogą być np. odbywające się w danym mieście targi bądź duża impreza sportowa i w konsekwencji brak możliwości znalezienia noclegu w granicach limitu. Za usprawiedliwienie przekroczenia stawki Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał w interpretacji indywidualnej z 2 października 2008 r. (IPPB2/415-1034/08-4/SP) to, że zakwaterowanie w hotelu umożliwiało właściwe wykonanie zadań związanych z wyjazdem służbowym.
Wprowadzony przez powszechne przepisy limit nie stanowi kwoty zwrotu kosztów dla pracownika, lecz jego górną granicę cenową.
