Ochrona danych osobowych komplikuje współpracę ze związkami

Pojawiające się ostatnio informacje o orzeczeniach Sądu Najwyższego (z 21 listopada 2012 r., III PZP 6/12, z 14 czerwca 2012 r., I PK 231/11, z 24 stycznia 2012 r., III PZP 7/11) dotyczących ujawniania przez związki zawodowe imiennych list członków na żądanie pracodawców, budzą niepokój wśród przedsiębiorców.

Komentarze prasowe w tej materii wskazują na ułatwianie organizacjom związkowym uzyskiwania informacji o pracownikach, wobec których planowane są zwolnienia oraz możliwości ich uprzedzania o takich zamiarach.

Pracodawcy nie mając bowiem informacji o pracownikach chronionych przez związki zawodowe, muszą zwracać się do wszystkich działających u nich organizacji z pytaniem o ewentualną obronę osób wytypowanych do zwolnienia.

Tym samym ujawniają informacje również tym organizacjom, które nie są uprawnione do ich otrzymania. Pracodawcy obawiają się, że wytypowani do zwolnienia, którzy od organizacji dowiedzą się o tych planach, mogą odraczać termin otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę uciekając na zwolnienia lekarskie.

Żeby zrozumieć słuszność obaw pracodawców, należy przeanalizować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Dane o przynależności

Zgodnie z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W przepisach tych wyodrębniana jest specjalna kategoria danych osobowych – sensytywne (wrażliwe).

Ujawniają one pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również informacje o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, bądź innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Wynika z tego, że informacja o członkostwie w związku zawodowym jest daną osobową wrażliwą. Stąd imienna lista członków związku zawodowego stanowi szczególnie chronione dane osobowe.

Co istotne, wrażliwe dane osobowe związane z informacją o przynależności związkowej, to nie tylko te wskazujące bezpośrednio na członkostwo. Są to także informacje, które tylko pośrednio mogą wskazywać na taką przynależność, np. o płaceniu składek na związek zawodowy. Także informacja o braku przynależności do związku zawodowego może stanowić wrażliwą daną osobową.

Katalog uprawnionych

Dane osobowe można ujawnić innemu podmiotowi tylko wtedy, gdy ma on podstawę prawną do ich przetwarzania. Oznacza to, że związek zawodowy może ujawnić pracodawcy (jako odbiorcy) imienną listę członków związku jedynie wówczas, gdy legitymuje się on podstawą prawną do przetwarzania informacji o ich członkostwie.

Zasadą jest, że przetwarzanie wrażliwych danych osobowych jest zabronione, chyba że zostaną spełnione ustawowe przesłanki. W sposób wyczerpujący określa je art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych. W odniesieniu do przetwarzania przez pracodawcę informacji o przynależności pracownika do związku zawodowego może to być:

- pisemna zgoda zatrudnionego,

- przepis szczególny innej ustawy, który zezwala na przetwarzanie danych bez zgody osoby, której one dotyczą,

- niezbędność do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników, jeśli zakres przetwarzanych informacji jest określony w ustawie.

Zgoda pracownika

W odniesieniu do informacji dotyczącej przynależności do związku zgoda pracownika nie znajdzie zastosowania z dwóch powodów. Jeśli pracodawca miałby się o nią zwrócić w związku z zamiarem złożenia tej osobie wypowiedzenia, nie będzie chciał ujawnić swoich planów. Gdyby zaś chciał uzyskać ją „na wyrost" (zbierając informacje na przyszłość), to zgoda taka może zostać uznana za obejście przepisów prawa.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna zostać wyrażona dobrowolnie. W relacji pracodawca – pracownik zależność ekonomiczna podwładne- go budzi wątpliwości co do jej niewymuszonego charakteru. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09) wskazał, że wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa zatrudnionego i swobodę wyrażenia przez niego woli. Przetwarzanie danych osobowych na tej podstawie stanowiłoby obejście przepisów k.p.

Skoro ta możliwość odpada, warto rozważyć pozostałe przesłanki, których spełnienie mogłoby uprawniać pracodawcę do przetwarzania informacji o przynależności związkowej zatrudnionych osób.

Do realizacji zadań

Na podstawie art. 38 k.p. pracodawca ma obowiązek zawiadomić organizację związkową chroniącą pracownika o zamiarze zwolnienia oraz podać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę. Podobne obowiązki zatrudniającego zawierają art. 52 § 3, 112 § 1, 177 § 1 i 4 k.p.

Aby wywiązać się ze swych powinności, pracodawca musi wcześniej uzyskać informację o tym, czy pracownik jest chroniony przez określoną organizację. Zgodnie z art. 30 ust. 21 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.) w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, ma on obowiązek zwracać się do tej organizacji o udzielenie informacji o osobach korzystających z jej obrony. Jeśli związek jej nie udzieli w ciągu pięciu dni, pracodawca jest zwolniony od obowiązku współdziałania z nim w sprawie dotyczącej tego konkretnego pracownika.

Z tych przepisów wynikają dwa obowiązki dla pracodawcy w razie zamiaru dokonywania zwolnień:

1) musi zawiadomić organizację związkową chroniącą pracownika o zamiarze zwolnienia, oraz

2) musi zwrócić się do tej organizacji o udzielenie informacji o pracownikach korzystających z ochrony.

Do wykonania tych obowiązków niezbędne jest przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych w postaci informacji o przynależności związkowej pracownika wytypowanego do zwolnienia.

Można by zatem uznać, że spełniona jest przesłanka niezbędności „do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników".

Zawiera ona jednak także wymaganie, żeby zakres przetwarzanych informacji był określony w ustawie. Natomiast przepisy nakładające na pracodawcę opisywane obowiązki nie zawierają wskazania zakresu przetwarzanych danych. Z ich literalnego brzmienia wynika więc, że pracodawca nie może na tej podstawie przetwarzać danych osobowych o pracowniku objętym ochroną.

Przepis szczególny

Podobnie należy ocenić brak wystąpienia przesłanki „przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą". Przepisy nie upoważniają pracodawców wprost do przetwarzania informacji o przynależności związkowej wszystkich pracowników.

Tylko pośrednio wskazują na prawo do otrzymania informacji od związków o objęciu pracownika ochroną informacji od związków. Jednak może to mieć miejsce wyłącznie w odniesieniu do indywidualnych spraw ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową. Ma on taki obowiązek w razie, gdy zamierza wypowiedzenieć umowę o pracę konkretnej osobie.

Co ujawni organizacja

Z przepisów o ochronie danych osobowych wynika, że organizacja związkowa może przekazać pracodawcy tylko te dane o osobach objętych jej ochroną, które ma prawo przetwarzać pracodawca. Nawet przy liberalnej wykładni powołanych wyżej przepisów k.p. i ustawy o związkach zawodowych, trudno wskazać podstawę prawną do przetwarzania przez pracodawcę informacji o przynależności związkowej wszystkich zatrudnionych osób (także tych nie wytypowanych do zwolnienia). Przepisy te co najwyżej dają mu one te uprawnienia w odniesieniu do osób, którym chce wręczyć wypowiedzenie.

Związek zawodowy może zatem przekazać pracodawcy informację o przynależności związkowej pracownika, jeśli wskaże on, że wobec tej osoby planowane jest wypowiedzenie umowy. Organizacja nie musi więc, a nawet dopuściłaby się naruszenia przepisów prawa, gdyby przekazała listę imion i nazwisk pracowników należących do związku, których nie ma dotyczyć redukcja stanu zatrudnienia.

Listy na wokandzie

Do tej pory sądy polskie nie orzekały jednolicie w przedmiocie prawa pracodawców do przetwarzania informacji o przynależności związkowej zatrudnianych osób.

W wyroku z 14 czerwca 2012 r. (I PK 231/11) Sąd Najwyższy wskazał, że „firma ma prawo żądać od związku zawodowego informacji o imiennej liście pracowników objętych ochroną. Organizacja nie może zasłaniać się ochroną danych osobowych". To odmienne od stanowiska, jakie zajął we wcześniejszej uchwale z 24 stycznia 2012 r. (III PZP 7/11).