Odwołanie w sprawie przetargu: procedura w KIO, koszty, terminy

Odwołania wnosi się w formie pisemnej do prezesa specjalnie powołanego organu, czyli Krajowej Izby Odwoławczej. Oprócz złożenia pisma w biurze podawczym odwołanie może być wysłane także elektronicznie.

Musi ono jednak zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Co szczególnie ważne, odwołanie musi dotrzeć do prezesa Krajowej Izby Odwoławczej przed upływem terminu, tak więc samo nadanie odwołania na poczcie nie będzie wystarczające.

W praktyce sporo problemów rodzą wymogi formalne związane z korzystaniem z tego środka prawnego.

JAKIE WADY

Zgodnie ze sprawozdaniem prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2011 r. 11 proc. odwołań zostało zwróconych z powodu braku wpisu lub nieuzupełnienia braków formalnych, a 6 proc. zostało odrzuconych.

Oznacza to, że prawie co piąte odwołanie obarczone jest wadami, które powodują, że zarzuty w nich zawarte nie są rozpatrywane merytorycznie.

Z wokandy

- Podkreślenia wymaga okoliczność, że dla skutecznego wniesienia odwołania i dochowania terminów na jego wniesienie, o których mowa w art. 182 ustawy p.z.p., nie ma także znaczenia data nadania przesyłki zawierającej treść odwołania w placówce pocztowej, jeśli fizycznie – na piśmie – odwołanie nie wpłynęło do prezesa Izby do upływu ustawowego terminu na jego wniesienie.

Postanowienie KIO z 24 lipca 2012 r. (LEX nr 1213675)

- Wykonawca jest związany ustawowym terminem wniesienia odwołania, który ma charakter zawity, a jego upływ powoduje utratę możliwości skorzystania z wymienionego środka ochrony prawnej. Bezskuteczny upływ w dniu ustawowo zakreślonego terminu spowodował wygaśnięcie uprawnień wykonawcy do skorzystania z wymienionego środka ochrony prawnej. Z tych względów Izba nie miała podstaw do merytorycznego rozpoznania odwołania.

Postanowienie KIO z 25 czerwca 2012 r. KIO 1285/12

- Obowiązek przekazania kopii odwołania jest spełniony dopiero wtedy, gdy zamawiający w terminie zakreślonym ustawą może zapoznać się z pełną treścią odwołania wniesionego do prezesa Izby. Przesłanie kopii zawierającej miejsca wyczernione, nieczytelne nie wypełnia dyspozycji ustawy.

Postanowienie KIO z 26 lipca 2011 r. (KIO 1509/11).

- Odwołujący nie był podmiotem uprawnionym do wniesienia odwołania. Odwołujący nie złożył w przedmiotowym postępowaniu samodzielnie oferty. Zatem odwołanie powinien wnieść w imieniu wszystkich wspólnie występujących wykonawców, tymczasem środki ochrony prawnej (odwołanie) w przedmiotowym postępowaniu wniósł samodzielnie.

Postanowienie KIO z 6 czerwca 2011 r. (KIO 1129/11).

Na czym najczęściej polegają uchybienia formalne? Może to być chociażby uchybienie terminowi do wniesienia odwołania czy też brak przesłania kopii odwołania zamawiającemu. Warto też zaznaczyć, że w pewnych kategoriach spraw odwołania nie przysługują – poniżej tzw. progów unijnych (przykładowo przy robotach budowlanych to równowartość 5 mln euro) możliwość składania odwołań przysługuje wyłącznie w wybranych kwestiach, np. wykluczenia odwołującego z postępowania przetargowego. W tego typu przypadkach składanie odwołania skończy się jego odrzuceniem.

Przepisy dosyć szczegółowo regulują, jakie elementy powinny pojawić się w odwołaniu. Przy jego sporządzaniu należy pamiętać o wymogach zawartych w rozporządzeniu w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, które wskazuje poszczególne elementy tego pisma.

Ile zapłacimy

Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, podejmując decyzję o złożeniu odwołania, są koszty związane z korzystaniem z tego środka prawnego.

Wpis od odwołania wynosi w zależności od wartości i rodzaju sprawy od 7,5 tys. zł do 20 tys. zł . Decydując się na dochodzenie swoich praw przed Krajową Izbą Odwoławczą, warto pamiętać, że zasadą jest konieczność ponoszenia kosztów przez stronę przegrywającą, co np. w sprawach dotyczących robót budowlanych oznacza ryzyko utraty 20 tys. zł.

Dodatkowo przegrywający może być zobowiązany do poniesienia kosztów związanych z dojazdem przedstawicieli drugiej strony do KIO, a także kosztów pełnomocnika, jednak te ostatnie zostały ograniczone w przepisach do kwoty 3,6 tys. zł.

Co szczególnie istotne, rozpoczynając spór, warto mieć też na względzie wysokie opłaty sądowe dotyczące skargi na orzeczenie KIO. Mogą one wynosić nawet 5 mln zł.

Oczywiście przy tego typu kwotach stosunkowo rzadko zdarza się, iż strona sporu uiszcza maksymalną opłatę 5 mln zł, niemniej jednak istnieje ryzyko, iż opłaty takie zostaną zasądzone od przeciwnika procesu, czyli w niektórych sytuacjach wykonawcy inicjującego postępowanie przez KIO. Dlatego decyzja o złożeniu odwołania powinna być przemyślana, a samo odwołanie starannie przygotowane.

Zarzuty tylko podniesione

Ważną kwestią jest to, że Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu. Zarzuty powinny być także opisane w sposób jasny, tak aby członkowie składu orzekającego w danej sprawie jednoznacznie mogli ocenić, jakie zagadnienia chciał poruszyć odwołujący. Przy sporządzaniu odwołania należy zatem wystrzegać się błędów formalnych i powołać w czytelny sposób wszystkie zarzuty.

Co to jest przystąpienie

Warto dodać, że przepisy przewidują w ramach postępowania odwoławczego tzw. przystąpienie po stronie postępowania. Tytułem przykładu, wykonawca, który uzyskał pierwsze miejsce w rankingu ofert, może przyłączyć się do zamawiającego, aby wykazywać, że twierdzenia dotyczące wadliwości jego oferty są bezzasadne.

Aby skutecznie dokonać tej czynności, trzeba jednak legitymować się interesem w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępujemy. Przy przystąpieniu należy pamiętać o bardzo krótkim terminie – są to tylko 3 dni od otrzymania kopii odwołania. Przystąpienie po upływie tego terminu jest bezskuteczne.

Przystąpienie do odwołania ma duże znaczenie, gdyż wykonawca, który nie dokonał skutecznie tej czynności, traci uprawnienie do późniejszego korzystania ze środków ochrony prawnej wobec czynności wykonanych zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej. Regulacja ta służyć ma skoncentrowaniu postępowania oraz przyśpieszyć udzielanie zamówień.

Co do zasady, podmiot przystępujący do postępowania nie ponosi też jego kosztów, jest to więc efektywna kosztowo forma uczestnictwa w postępowaniu. Dodatkowo, warto nadmienić, że przystępującemu przysługuje w pewnych sytuacjach możliwość złożenia sprzeciwu przeciwko uznaniu odwołania przez zamawiającego, co w efekcie zapobiega umorzeniu postępowania przez Krajową Izbę Odwoławczą.

W tej sytuacji sprzeciwiający się zostaje głównym uczestnikiem sporu i musi liczyć się chociażby z koniecznością poniesienia kosztów postępowania. Niemniej jednak należy podkreślić, że przystąpienie pozwala wywierać wpływ na przebieg postępowania, umożliwiając zaprezentowanie własnego stanowiska, wsparcie strony, do której przystępujemy, lub chociażby otwiera możliwość późniejszego skorzystania ze skargi na orzeczenie KIO.

Dwie fazy

W ramach postępowania – przed Krajową Izbą Odwoławczą wyróżnić można dwie zasadnicze fazy: posiedzenie – gdzie weryfikowane są kwestie formalne związane z uczestnictwem stron w sprawie (np. upoważnienia osób reprezentujących wykonawcę) oraz rozprawę – w trakcie której dokonywana jest analiza merytoryczna odwołania.

Choć w typowych przypadkach posiedzenie z udziałem stron trwa krótko, niekiedy potrafi ono wydłużyć się do kilku godzin, gdyż może w jego trakcie dojść chociażby do składania przez zamawiającego lub odwołującego opozycji przeciw przystąpieniu innego wykonawcy do postępowania. Opozycja zmierza do wykazania, że wykonawca nie ma interesu w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystąpił, i nie powinien uczestniczyć dalej w postępowaniu odwoławczym.

Po zamknięciu posiedzenia KIO przystępuje do fazy merytorycznej – w ramach rozprawy dochodzi do prezentacji tez odwołania, ewentualnie wymiany dalszych pism procesowych. KIO sprawdza także, czy odwołujący posiada interes w uzyskaniu danego zamówienia, bez tego bowiem nie ma on szans na korzystne dla siebie rozstrzygnięcie.

Strony mają możliwość przedstawienia swoich stanowisk i powoływania dowodów na uzasadnienie prezentowanych tez. Należy liczyć się z tym, iż skład orzekający w celu sprawnego przeprowadzenia postępowania będzie motywował uczestników do skoncentrowania się na tych kwestiach, które nie zostały omówione we wcześniejszych pismach procesowych. Pomocne może być złożenie na rozprawie pisma procesowego, które zwięźle podsumowuje argumentację przedstawioną w trakcie rozprawy przed KIO.