Możliwość internetowego złożenia wniosku o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego istnieje od 1 stycznia 2012 r.
Od początku czerwca 2012 r. zainteresowani mogą – w celu założenia i wpisania spółki z o.o. przez Internet – korzystać ze swojego profilu zaufanego ePUAP. Spółka zgłoszona do rejestracji za pośrednictwem Internetu oznaczana jest symbolem S24.
Wypełnianie formularzy
Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych do systemu będą wygenerowane takie dokumenty, a w szczególności:
- standardowa i dosyć prosta umowa spółki (w której jest tylko kilka możliwości zmian),
- lista wspólników,
- oświadczenie o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego spółki.
Rejestrujący będą zobowiązani do podpisania dokumentów i wniosku – co odbywa się poprzez podanie loginu i hasła. Procedura przeprowadzana po raz pierwszy jest długotrwała i wymaga cierpliwości, podobnie jest z rejestracją poszczególnych osób (zwłaszcza spółek mających po kilku wspólników i po kilku członków w zarządzie).
Ważne !
W terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do rejestru wymagane jest pokrycie kapitału zakładowego oraz złożenie w sądzie wzoru podpisów.
Przy składaniu wniosku o wpis drogą elektroniczną nie obowiązuje zasada, że dołącza się inne wnioski (o numer REGON, NIP oraz o rejestrację w ZUS). Wnioskodawca musi samodzielnie wysłać do odpowiednich urzędów wnioski i zgłoszenia.
Kiedy potrzebny rejent
Uproszczona umowa spółki z o.o. wygenerowana przy rejestracji przez Internet może być zmieniona. Wspólnicy mają prawo wprowadzić do niej zmiany, ale muszą skorzystać z tradycyjnej możliwości, czyli w formie pisemnej, i dokonać – także już tradycyjnym sposobem – zgłoszenia tej zmiany do KRS.
Podstawą prawną do rejestracji spółki z o.o. przez Internet jest rozporządzenie z 29 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu i trybu złożenia wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym. W rozporządzeniu znajdziemy też wiele szczegółów związanych z rejestracją.
Ministerstwo Sprawiedliwości w specjalnym komunikacie przypomina zainteresowanym, że internetowa rejestracja nie zawsze oznacza szybką realizację. Wnioski złożone online są rozpatrywane przez odpowiedni sąd rejestrowy (podajemy, do którego z nich kierujemy zgłoszenie, z tym że nie może on być dowolnie wybrany, ale musi być właściwy miejscowo dla siedziby spółki), ale tylko w dni robocze i tylko w godzinach urzędowania. Warto o tym pamiętać, bo nie ma co liczyć na szybkie rozpoznanie wniosku składanego np. w piątek wieczorem albo na początku któregoś z długich weekendów lub w okresach Bożego Narodzenia bądź Wielkanocy.
Opłaty rejestracyjne
Wpis spółki do rejestru KRS przez Internet nie zwalnia zainteresowanego od ponoszenia stosowanych opłat za wpis do KRS oraz obowiązkową publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (stawki opłat podane są w tekście o tradycyjnej rejestracji spółek).
Należy dokonać płatności elektronicznych zgodnie z regulaminem, z którym trzeba się zapoznać na początku procedury rejestracyjnej (a przynajmniej zaznaczyć klauzule, że zapoznaliśmy się z jego zapisami). Z regulaminu wynika, że skuteczne złożenie wniosku przez Internet następuje dopiero w momencie uiszczenia opłaty. Systemem opłat zarządza spółka eCard S.A. z Gdańska.
Firma ta – oprócz opłat sądowych – pobiera też niewielką prowizję uzależnioną od kwoty, jaką uiszczamy (1,8 proc. – 2,6 proc.). Opłata manipulacyjna nie podlega zwrotowi. System umożliwia skorzystanie z najpopularniejszych usług umożliwiających wnoszenie opłat, a więc klienci bankowości internetowej nie powinni mieć problemów z uiszczeniem należności. Opłaty można też uregulować za pomocą kart płatniczych Visa i MasterCard.
Na kwotę prowizji można otrzymać fakturę VAT, choć niedogodnością jest wystawianie ich na pojedyncze transakcje bez możliwości otrzymania faktury zbiorczej w razie rejestracji kilku spółek tego samego dnia lub w krótkich odstępach. Żądanie wystawienia faktury można złożyć w systemie w ciągu siedmiu dni od dokonania zapłaty.
Jak zarejestrować spółkę
Aby skorzystać z internetowej rejestracji, należy spełniać poniższe warunki:
Krok 1.
Użytkownicy podpisujący wniosek muszą posiadać założone i aktywne konto w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/); system będzie wymagał od każdej z osób podpisujących podania loginu i hasła na formularzu składnia wniosku.
Krok 2.
Wszystkie osoby podpisujące wniosek w chwili jego składania w trybie internetowym powinny znajdować się przy tym samym komputerze; w praktyce jest też możliwość, by jedna osoba, np. pełnomocnik, założyła hasła i loginy dla kilku wspólników i dzięki nim wypełniła wniosek i go podpisała, bo system komputerowy na stronie internetowej nie wymaga, aby loginy i hasła były uzyskiwane za pomocą komputerów o różnych numerach IP, niemniej jednak każda tożsamość danej osoby jest od razu automatycznie weryfikowana przez system.
Krok 3.
Trzeba mieć przygotowane dane dotyczące umowy spółki, właściwego sądu rejestrowego według siedziby spółki, list wspólników i członków organów zarządczych spółki, danych adresowych, spisu oddziałów (jeśli będą tworzone).
Podstawa prawna
- Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)
