Jak założyć agencję zatrudnienia

Z roku na rok rośnie liczba agencji zatrudnienia i pracowników tymczasowych. Ze statystyk Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że obecnie na rynku działa ponad 3,8 tys. takich firm, które w zeszłym roku skierowały do pracy prawie pół miliona pracowników.

Agencja zatrudnienia może świadczyć dwa rodzaje usług:

- z zakresu pośrednictwa pracy, czyli zbierać oferty zatrudnienia i kierować do przedsiębiorców osoby poszukujące pracy, oraz

- w zakresie agencji pracy tymczasowej, gdy na podstawie kontraktu zawartego z innym przedsiębiorcą kieruje do niego pracowników tymczasowych. Taka umowa może trwać od kilku dni do 18 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika.

Trzeba złożyć wniosek

Świadczenie usług przez agencje zatrudnienia odbywa się na warunkach określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a w przypadku agencji pracy tymczasowej także określonych w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Przedsiębiorca zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia, zgodnie z art. 18e ustawy o promocji zatrudnienia, musi złożyć u marszałka województwa pisemny wniosek o wpis do rejestru takich podmiotów. Wniosek powinien zawierać szczegółowe dane na temat podmiotu ubiegającego się o wpis do rejestru:

- jego oznaczenie;

- adres zamieszkania lub siedziby podmiotu oraz adresy, pod którymi będzie prowadzona działalność, wraz z nazwą gminy i województwa oraz numerem telefonu;

- oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności (czy to jest np. indywidualna działalność, czy spółka jawna);

- numer identyfikacji podatkowej (NIP);

- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo numer w ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli został nadany, oraz nazwę i adres organu ewidencyjnego;

- adres poczty elektronicznej.

Wraz z wnioskiem o wpis osoba zakładająca agencję zatrudnienia musi złożyć oświadczenie o prawdziwości danych zawartych we wniosku, a także zapewnienie, że zna i spełnia wszelkie warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej – określone w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Oświadczenie powinno zawierać także datę i miejsce jego sporządzenia, oznaczenie podmiotu prowadzącego agencję zatrudnienia oraz adres zamieszkania lub siedziby oraz czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Wraz z tymi dokumentami wnioskodawca składa także kopię dowodu wpłaty 200 zł za rozpatrzenie wniosku. Jeśli dokumentacja jest składana przez pełnomocnika spółki, dochodzi do tego także 17 zł opłaty za złożenie pełnomocnictwa. Opłaty nie podlegają zwrotowi w razie wydania przez marszałka województwa odmowy wpisu podmiotu do rejestru.

Wniosek o wpis do rejestru może być złożony w formie elektronicznej, opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Marszałek województwa może sprawdzić informacje podane przez wnioskodawcę. Po zakończeniu procedury rejestracji wystawia przedsiębiorcy certyfikat uprawniający go do prowadzenia agencji zatrudnienia.

Warunki lokalowe

Zgodnie z art. 19a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy agencja zatrudnienia powinna posiadać:

- lokal przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia zapewniający poufność prowadzonych rozmów;

- wyposażenie w podstawowy sprzęt techniczny umożliwiający prowadzenie działalności agencji zatrudnienia oraz

- w przypadku prowadzenia przez agencję doradztwa personalnego i poradnictwa zawodowego obsługą klientów muszą się zajmować osoby z wykształceniem wyższym, których program studiów obejmował przygotowanie w zakresie doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego albo osoby z wykształceniem wyższym, które posiadają co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy na stanowisku doradcy personalnego lub zawodowego w publicznych służbach zatrudnienia lub agencjach zatrudnienia,

- w przypadku prowadzenia przez agencję pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej do obsługi klientów zapewnić osoby z wykształceniem co najmniej średnim.

Kiedy odmowa

Marszałek województwa odmawia wpisu podmiotu do rejestru w przypadku, gdy nie spełnia on któregokolwiek z warunków, określonych w art. 19 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tj.

- zalega z zapłatą podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, o ile był obowiązany do ich opłacania;

- był już karany za przestępstwa lub wykroczenia, o których mowa w art. 121–121b ww. ustawy, czyli m.in. za prowadzenie agencji bez licencji, pobieranie bezprawnych opłat od osób poszukujących pracy czy dyskryminowanie pracowników tymczasowych,

- został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość,

- w ciągu ostatnich trzech lat firma lub jej właściciel dopuścili się naruszenia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia w zakresie podania nieprawdziwych danych o swojej działalności, nie usunęli nieprawidłowości na wezwanie marszałka województwa, co spowodowało już wcześniej wykreślenie takiej agencji z rejestru.

Za co kary

Państwowa Inspekcja Pracy i marszałek województwa prowadzący rejestr agencji co roku wykonują kontrole kilkuset agencji zatrudnienia i agencji pracy tymczasowej. Co druga kontrola kończy się wykreśleniem podmiotu z rejestru.

PIP kontroluje agencje w zakresie przestrzegania obowiązków prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach oraz przestrzegania przepisów prawa pracy. Urząd marszałkowski może przeprowadzić kontrolę agencji zatrudnienia w ograniczonym zakresie, dotyczącym jedynie spełnienia formalnych wymogów działania takiej agencji, np. ustalenia, że oświadczenia o niekaralności osoby prowadzącej agencję są niezgodne z prawdą.

Bywa, że urząd marszałkowski wykrywa przedsiębiorcę działającego bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia oraz osoba, która prowadząc agencję zatrudnienia, pobiera od osób poszukujących pracy niedozwolone opłaty lub nie przestrzega zasady zakazu dyskryminacji. W takich przypadkach przedsiębiorca powinien spodziewać się grzywny nie niższej niż 3 tys. zł.

Ważne! W przypadku skierowania pracownika tymczasowego bez umowy do pracy za granicą, maksymalny limit kary wzrasta do 4 tys. złotych.

Poza tym przedsiębiorcy prowadzący agencje zatrudnienia mogą obawiać się kar przewidzianych w kodeksie pracy i kodeksie karnym. W myśl art. 218 k.k. przedsiębiorca, który narusza prawa pracowników, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Podobnej karze podlega także przedsiębiorca, który narusza przepisy o ubezpieczeniu społecznym, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość.