Jednocześnie GIODO uznaje kserowanie za czynność techniczną. Posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania). Podobny pogląd wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 grudnia 2001 r. (II SA 2869/00). Zgodnie z nim gromadzenie danych poprzez wykonanie kopii dokumentu zawierającego dane osobowe jest kwestią techniczną.
Niektórymi zresztą danymi szefowi wolno posługiwać się tylko w formie skopiowanej. Z § 1 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) wręcz wynika, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych podwładnego odpisy lub kopie składanych dokumentów.
To oznacza, że choć szef może żądać od niego przedstawienia oryginałów, np. dyplomu ukończenia szkoły czy studiów, to jedynie po to, aby się z nimi zapoznać lub sporządzić ich odpisy albo kopie. Potem oryginały musi zwrócić.
Aby więc nie narazić się na zarzuty kandydata do pracy czy organów kontrolnych, a także nie psuć wizerunku firmy, czytelniczka powinna unikać kserowania jako sposobu gromadzenia informacji o aplikującym na posadę. Lepiej więc te kilka danych zapisać ręcznie. Dopuszczalne byłoby np. kopiowanie dowodu tożsamości z zakrytymi polami niedozwolonych dla firmy danych, ale czy nie będzie to nawet trudniejsze i dłuższe? W końcu w automatycznym kserowaniu chodzi o szybkość tej operacji.
